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Um die Buchhaltung auszulagern, müssen gewisse Voraussetzungen erfüllt sein. Einige Punkte mögen einem banal und selbstverständlich erscheinen – in der Praxis machen Treuhänder aber laufend Erfahrungen mit (Neu-)Kunden, welche die Anforderungen nicht oder nur teilweise erfüllen.
Voraussetzungen für eine externe Buchhaltungslösung
Ihr Unternehmen ist profitabel
Es muss ein Business vorhanden sein oder zumindest die Absicht bestehen, ein Start-up mit klaren Marktchancen möglichst schnell vorwärts zu bringen. Es braucht Kundeneinnahmen oder eine wenigstens im kleinen Rahmen gesicherte Finanzierung. Ganz gleich, wie günstig ein Treuhänder sein kann – er kostet Geld. Schliesslich muss er für sein Fachwissen, seine Zeit und Arbeitsergebnisse entschädigt werden – auch in der Startphase, in der ein Start-up noch keine Umsätze generieren kann. Wenn sich ein Unternehmen schlicht und einfach keinen preiswerten Treuhänder leisten kann oder will, dann ergibt eine externe Vergabe an einen Treuhänder wenig Sinn (Outsourcing der Buchhaltung).
Tipp
Falls ein Business «hobbymässig» betrieben wird – eventuell sogar ohne richtige Gewinnabsicht, dann sollte man ebenfalls keinen Treuhänder ins Boot holen. Per Definition handelt es sich dann sowieso nicht um ein Unternehmen.
Sie kontrollieren den Dokumentenfluss
Die Geschäftsführung muss willens sein, sämtliche Belege kontinuierlich und ordentlich zu sammeln und an den Treuhänder weiterzuleiten. Für eine lückenlose Belegsammlung ist eine strenge Disziplin erforderlich und nicht selten scheitert die Zusammenarbeit in genau diesem Punkt.
Sie haben keine Angst, Arbeiten zu delegieren
Die Geschäftsführung muss bereit sein, die Buchungsarbeit wirklich abzugeben und nicht trotz mangelnder Fachkenntnisse einen Teil der Buchungen selbst durchführen zu wollen. Ein Treuhänder wird nicht effizient arbeiten können, wenn er gleichzeitig die Kundenbuchungen kontrollieren und dann allenfalls korrigieren muss. Das dauert oft länger, als wenn der Treuhänder die Buchungen selbst vorgenommen hätte.
Sie vertrauen Ihrem Treuhänder
Es muss eine Vertrauensbasis zwischen dem Kunden und dem Treuhändervorhanden sein. Wenn der Auftraggeber Auskunft über jedes Detail der Arbeit des Treuhänders einfordert, zeugt das nicht gerade von Vertrauen. Mit der Zeit wird das die Zusammenarbeit belasten. Selbstverständlich kann der Kunde jederzeit Auskunft über die strategische Marschrichtung in seiner Buchhaltung oder allfällige Probleme verlangen – das eine hat aber mit dem anderen nichts zu tun.
Ihr Business ist offiziell und legal
Das Business hat Einkünfte aus ausschliesslich legalen Geschäftsaktivitäten. Sie werden Mühe haben, einen guten Treuhänder zu finden, der widerrechtliche Vorgänge deckt oder Sie gar noch dabei berät. Früher oder später würde das Ganze zum Problem und für ihn damit zu einem Imagerisiko – abgesehen von der moralischen Unvereinbarkeit mit dem Berufsethos eines Treuhänders.
Welche Firmen können die Buchhaltung intern erledigen?
Eine Unternehmung kann sich überlegen, die interne Buchhaltung mit eigenem Personal zu führen und auf ein Outsourcing der Buchhaltung zu verzichten, wenn folgende Faktoren zutreffen:
- Personal mit Kenntnissen und Erfahrung in der Buchhaltung ist vorhanden.
- Das entsprechende Personal hat genügend zeitliche Ressourcen, um sich um die Buchhaltung zu kümmern.
- Die Buchhaltung wird als wichtiger Unterstützungsprozess im Unternehmen aufgefasst.
- Die Opportunitätskosten einer internen Buchhaltung sind nicht zu hoch. Zum Beispiel macht es keinen Sinn, wenn ein bewährter Sales-Crack an einem Tag der Woche die Buchhaltung erledigt, nur weil er das Rechnungswesen kennt.
Welche Buchhaltungsdienstleistungen werden am häufigsten ausgelagert?
Unternehmen lagern in der Regel 3 Kategorien von Buchhaltungsaufgaben aus: Finanzbuchhaltung, Lohnbuchhaltung und Steuern. Schauen wir uns an, welche spezifischen Aufgaben man in jeder Kategorie delegieren kann.
Tipp
Der Beruf bzw. die Berufsbezeichnung des Treuhänders ist einzigartig für die Schweiz. Die tätigkeiten umfasst Qualifikationen in Buchhaltung, Steuern, Finanzen und Recht. Spricht man von externen Experten und Unternehmen, die in der Schweiz Buchhaltungsdienstleistungen erbringen, sind damit Treuhänder gemeint. Mehr über ihre Aktivitäten und Kompetenzen erfahren Sie hier.
Outsourcing der Finanzbuchhaltung
Buchung von Belegen
Der Hauptgrund für die Beauftragung eines ausgelagerten Buchhalters ist die, sich die Belegverbuchungen zu ersparen. Wenn das Unternehmen wächst, wird der Papierkram nur noch zunehmen. Mit Hilfe von speziellen Buchhaltungssoftware können Buchhalter verschiedene Zahlungsbelege, von Quittungen bis zu Steuerrechnungen, schnell und effizient bearbeiten. Die Kosten für solche Dienste hängen in der Regel von der Anzahl der monatlichen Buchungen ab.
Vorbereitung der Jahresabschlüsse
Ein korrekt erstellter Jahresabschluss ermöglicht nicht nur die Erfolgsanalyse Ihres Unternehmens, sondern auch eine Reduktion der Steuern. Selbst Unternehmen, die ihre eigene Buchhaltung führen, lagern Steuerangelegenheitn häufig aus. Die Erfahrung externer Experten ermöglicht es ihnen, Fehler in der Bilanz und in der Erfolgsrechnung leicht zu erkennen und zu korrigieren.
Finanzmanagement
KMU können zur Optimierung der internen Buchhaltung alle Aufgaben des Finanzcontrollings auslagern. Ein externer Experte wird in effektiver Zusammenarbeit mit dem Kunden Firmenrechnungen ausstellen und bezahlen, Zahlungserinnerungen versenden und andere Massnahmen zur Kontrolle der Debitoren- und Kreditorenbuchhaltung durchführen. Dieser Service ist oft Teil des “Komplettpakets” der Buchhaltung, zusammen mit der Lohn- und Steuerbuchhaltung. Die Kosten solcher Dienstleistungen sind normalerweise flexibel (einige der Dienstleistungen haben einen Fixpreis, der andere Teil hängt vom Umfang der geleisteten Arbeit ab).
Outsourcing der Lohnbuchhaltung
Wenn ein Unternehmen noch am Anfang steht und die Anzahl der Mitarbeiter 2-3 Personen beträgt, erscheint die Lohnbuchhaltung nicht kompliziert. Doch je grösser die Personalfluktuation ist, desto schwieriger wird es, die Lohnabrechnung für jeden einzelnen Mitarbeiter effizient zu gestalten.
Für eine effektive Lohnbuchhaltung sind viele Faktoren zu berücksichtigen. Angefangen bei der Form eines Arbeitsvertrages (Vollzeit, Teilzeit, Kurzarbeit) bis hin zu den aktuellen Tarifen aller Teile der Sozialversicherungen (AHV, IV, EO, ALV, AIV, BVG, KTG etc.). Und wenn man dazu Überstunden und Zulagen, Urlaub und Krankheiten, Arbeits- und Nichtberufsunfälle, Mutterschaftsurlaub und Geschäftsreisen ins Ausland hinzurechnet, dann ist klar, dass Hilfe benötigt wird.
Die meisten Treuhänder sind bereit, sich darum zu kümmern. Unter Berücksichtigung der persönlichen Eigenschaften der Mitarbeitenden, kantonaler Steuerunterschiede und vorgefertigter Vorlagen für Abrechnungsdokumente können externe Experten jede Personalfluktuation qualitativ bewältigen. Der Preis für solche Dienstleistungen wird in Abhängigkeit von der Anzahl der Mitarbeiter des Unternehmens berechnet.
Steuerberatung
Oft suchen Unternehmen einen externen Steuerberater für die Erstellung einer Steuererklärung im Zusammenhang mit dem Unternehmensabschluss. Im Gegensatz zu anderen Dienstleistungen ist die Steuererklärungserstellung sowohl für Unternehmen als auch für Selbständige relevant. Dadurch erfreut sich dieser Service vor allem zu Jahresbeginn grosser Beliebtheit.
Die Preise für Steuerberatungsdienste werden meist individuell auf der Grundlage der Situation des Kunden berechnet.
Vorteile und Nachteile des Outsourcings der Buchhaltung
Wenn man alle genannten ausgelagerten Buchhaltungsdienstleistungen zusammenfasst, ergeben sich folgende Vor- und Nachteile.
Vorteile einer externen Buchführung
- Geringere Arbeitsbelastung für das interne Team
- Höhere Geschwindigkeit der Dokumentenverarbeitung
- Hochwertige Finanz- und Steuerberichte
- Aktuelle und genaue Lohnberechnung
- Optimierte Kosten und Steuern
- Clever geplante Finanzaktivitäten
Nachteile einer externen Buchführung
- Die Notwendigkeit, den Papierkram vollständig zu digitalisieren oder entsprechend zu sortieren.
- Erhöhter Kommunikationsbedarf
- Know-How unternehmensintern nicht verfügbar
- Scheinbar höhere Kosten
Diese Nachteile können vielmehr als Möglichkeiten gesehen werden. Das papierlose Büro beispielsweise gilt als Trend und mit Hilfe moderner Programme wird die Verwaltung der digitalen Dokumentation immer einfacher. Und wenn man die Kosten der internen Buchhaltungsabteilung denen eines Treuhänders gegenüberstellt t, erscheinen die Kosten für externe Finanzexperten relativ gesehen nicht mehr so hoch – wahrscheinlich sogar tiefer.
Kontrollfragen
- Qualifiziert sich Ihr Unternehmen für das Outsourcing gemessen an den oben erwähnten Punkten?
- Ist Ihr Buchhalter mit seinen Aufgaben zeitlich oder fachlich überlastet?
- Möchten Sie Ihre Steuern weiter optimieren?
Wenn Sie alle 3 Fragen mit JA beantwortet haben, sollten Sie sich den richtigen Treuhänder suchen. Geben Sie den Kanton, die gewünschte Dienstleistung, die Preisspanne und weitere Parameter an und treuand-suche.ch schlägt Ihnen die passenden Buchhaltungspartner vor.
Wenn alles klappt und Ihre Buchhaltung in sicheren Händen ist, würden wir uns freuen, wenn Sie diesen Artikel bewerten und ein paar freundliche Worte bei den Kommentaren hinterlassen würden.
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