Die Anzahl der eröffneten Konkursverfahren nach dem SchKG hat im Jahr 2022 die Marke von 15’000 überschritten, während die Anzahl der eröffneten und vollstreckten Betreibungsverfahren auf einem hohen Niveau bleibt – über 4,9 Millionen. Daher ist die rechtzeitige Begleichung von Rechnungen für viele Unternehmen überlebenswichtig. Sollten Sie nicht per Vorkasse arbeiten, könnten Sie schnell Probleme mit einem Zahlungsverzug bekommen. Denn auch verantwortungsvolle Kunden übersehen oder vergessen häufig den Ausgleich Ihrer Rechnung. Mit einer freundlichen und höflichen Zahlungserinnerung sollten Sie Ihren Kunden auf die offenen Rechnungen hinweisen. Wenn das nicht ausreicht, müssen Sie eine zahlungspflichtige Mahnung schreiben. Oder Sie nutzen einfach unsere versandfertigen Vorlagen und geben dort Ihre Informationen ein.

Ihre Schritte bei Zahlungsverzug

Der übliche Ablauf besteht aus 3 Schritten:

Wenn der Kunde auch nach der letzten Mahnung nicht zahlt, kann man direkt eine Betreibung einleiten.

Wann darf man eine Zahlungserinnerung bzw. eine Mahnung versenden?

Grundsätzlich dürfen Sie selbst die Zahlungsfriste vereinbaren. Vom Bund wurde eine Empfehlung über die maximale Zahlungsfrist auf 30 Tage festgelegt. Dies gilt jetzt als Standard in der Schweiz. Bei Bedarf können Sie auch längere Friste vereinbaren. Wenn keine Zahlungsfrist vertraglich vereinbart wurde, dürfen Sie die Zahlung sofort fordern.

Empfohlene Mahnungsfristen

Was ist eine Zahlungserinnerung?

Grundsätzlich ist die Zahlungserinnerung eine freundliche Form der Mahnung und wird manchmal als die erste Mahnung bezeichnet – beide haben die gleiche rechtliche Wirkung.

Es gibt keine Vorschriften für die Form der Zahlungserinnerungen. Das Ziel ist, einen Hinweis zu geben, dass die Rechnung noch nicht bezahlt wurde. Man kann den Kunden per Post, Mail oder Telefon über die offene Rechnung informieren. SMS oder andere Messangers sind auch zulässig. Die Kommunikations­mittel definiert auch die Weise, wie Sie Ihren Kunden ansprechen: verständnisvoll und freundlich oder eher sachlich und seriös.

Was ist eine Mahnung?

Wenn der Kunde auch nach der Zahlungserinnerung die Rechnung nicht bezahlt, werden die 1. und die 2. Mahnungen versendet. Diese werden meistens trockner und sachlicher, so dass der Kunde versteht, dass es nicht nur freundliche Erinnerung, sondern eine Aufforderung ist. Oft sieht die Mahnung wie eine Rechnung mit Anleitung über Zahlungsverzug aus. In diesem Fall müssen Sie nicht, die Originalrechnung beizufügen.

In der zweiten (letzten) Mahnung wird der Kunde auf den anstehendes Betreibungsverfahren hingewiesen.

Mahngebühren: Sind sie erlaubt?

Wenn die Zahlungsfrist abgelaufen ist, darf der Rechnungssteller sofort einen Verzugszins verlangen (Art. 104 Abs. 1 OR). Wenn Sie keine Zahlungsfrist vereinbart haben, müssen Sie zuerst mahnen und damit in Verzug setzten. Der Verzugszins beträgt 5 Prozent p.a. Einen höheren Zins (bis maximal 15 Prozent) ist auch zulässig, wenn dies im Vertrag und/oder in der AGB vereinbart wurde.

Viele Unternehmen stellen aber eine zusätzliche Mahngebühr in Rechnung. Manchmal werden die beiden – Verzugszins und Mahngebühr – verrechnet. Dieser Punkt ist immer heikel: Grundsätzlich kennt das Schweizer Gesetz keine Mahngebühren, nur Verzugszins. Diese Mahngebühren zwar erlaubt sind, sind aber nicht selbst verständlich und müssen im Vertrag und/oder in der AGB explizit definiert werden.

Wie hoch darf die Mahngebühr sein?

Grundsätzlich darf das Unternehmen das selbst entscheiden. Das Gesetz kennt keine obere Grenze. Oft werden die Pauschale auf Stundenbasis berechnet: Der durchschnittliche Bearbeitungsaufwand und Versandkosten werden dem Kunden verrechnet. Erfahrungsgemäss werden die Gebühren von 20 CHF bis 50 CHF problemlos akzeptiert. Wichtig ist nur, dass die genaue Summe der Mahngebühren dem Kunden rechtzeitig – beim Vertragsabschluss – mitgeteilt wird.

Darüber hinaus sollten die Mahngebühren betragsgemäss sein: Der Kunde wird kaum verstehen, wenn er für 15 CHF Rechnung eine Gebühr von 50 CHF Zahlen muss. Und umgekehrt, bei grösseren Rechnungen werden oft grössere Mahngebühren verlangen. Viele Firmen setzen deswegen keine pauschalen Gebühren, sondern passen diesen dem Rechnungsbetrag entsprechend. Übertreiben Sie aber nicht: Die Mahngebühr muss angemessen bleiben. Aus Rechtspraxis bedeutet es meistens 5 bis 10 Prozent des Rechnungsbetrags.

Zahlungserinnerung und Mahnung: was gehört zum Schreiben?

FAQ zum Zahlungserinnerungen und Mahnungen

Was ist der Unterschied zwischen einer Zahlungserinnerung und einer Mahnung?

Beide haben die gleiche rechtliche Bedeutung. Der Hauptunterschied besteht hauptsächlich in der Formulierung. Man erkennt, ob es sich um eine Zahlungserinnerung oder eine Mahnung handelt, hauptsächlich am Ton der Mitteilung: Die Zahlungserinnerung ist oft höflich und freundlich formuliert, während die Mahnung in der Regel formeller ist und eine ausdrückliche Zahlungsaufforderung mit bestimmten Zahlungsfristen enthält.

Ist eine Mahnung per Mail zulässig?

In der Schweiz ist das Mahnwesen gesetzlich nicht einheitlich geregelt. Es gibt keine spezifischen Vorschriften bezüglich der Form oder Fristen. Das bedeutet, dass ein Unternehmen Mahnungen per Briefpost, E-Mail oder sogar per SMS versenden kann. Es wird jedoch empfohlen, Mahnungen schriftlich per E-Mail oder Briefpost zu versenden. Dies ermöglicht es Ihnen, sich in Zukunft darauf zu beziehen.

Wie lange ist die Zeitdauer zwischen einer Zahlungserinnerung und einer Mahnung?

Es wird empfohlen, dass die Mahnintervalle einen Zeitraum von 1 bis 2 Wochen umfassen. Die Beachtung des Abstands zwischen den einzelnen Zahlungserinnerungen ist sehr wichtig, denn Kontinuität und regelmässige Intervalle bei den Mahnungen bilden die Grundlage für eine erfolgreiche Zahlungsaufforderung.

Wie viel Zeit zwischen der 1. und 2. Mahnung?

Bei ausbleibender Zahlung innerhalb von 2 Wochen nach der ersten Mahnung kann eine zweite Mahnung erfolgen. Es ist ausreichend, wenn der Gläubiger klar und eindeutig zum Ausdruck bringt, dass er die geschuldete Leistung einfordert. Inhaltlich kann die zweite Mahnung als ausdrückliche «Mahnung» formuliert werden, in der deutlich darum gebeten wird, die Leistungspflicht nunmehr innerhalb einer festgelegten Frist zu erfüllen.

Wie viele Mahnungen vor Betreibung sind standardmässig in der Schweiz vorgesehen?

In der Schweiz ist in der Praxis ein dreistufiges Mahnsystem üblich. Nach Ablauf der vereinbarten Zahlungsfrist (normalerweise 30 Tage, sofern keine andere Frist festgelegt wurde) wird in der Regel eine Zahlungserinnerung (erste Mahnung) verschickt, üblicherweise zehn Tage danach. Anschliessend folgen eine zweite Mahnung und eine dritte, letzte Mahnung, in der dem säumigen Zahler mit Betreibung gedroht wird.

Was passiert nach der 3. Mahnung?

Wenn ein Kunde trotz mehrfacher Mahnungen die Rechnung nicht begleicht, bleibt als letzte Möglichkeit die Durchführung einer Betreibung. Die gesetzlichen Bestimmungen hierfür finden sich im Schuldbetreibungs- und Konkursgesetz (SchKG) wieder. Das SchKG unterscheidet zwischen zwei Arten der Schuldbetreibung: die Betreibung auf Pfandverwertung und die Betreibung auf Konkurs.

Betreibung auf Pfandverwertung und die Betreibung auf Konkurs: Was ist der Unterschied?

Die Betreibung auf Pfandverwertung wird angewendet, um die offene Forderung mithilfe eines Pfandobjekts zu begleichen. Dabei kann es sich um verschiedene Arten von Pfandobjekten handeln, wie beispielsweise Immobilien, Fahrzeuge, Wertgegenstände und ähnliches.

Die Betreibung auf Konkurs hingegen wird eingesetzt, wenn der Schuldner zahlungsunfähig ist und nicht in der Lage ist, seine Schulden zu begleichen. In diesem Fall wird ein Konkursverfahren gegen den Schuldner eingeleitet, bei dem das gesamte Vermögen des Schuldners verwertet wird, um die Forderungen der Gläubiger anteilig zu befriedigen.

Wenn Sie das Gefühl haben, dass Sie in einigen Aspekten dieses Themas nicht vollständig sicher sind, sind Sie nicht allein! Es ist ganz normal, offene Fragen zum Thema Zahlungserinnerungen und Mahnungen zu haben. In solchen Fällen empfiehlt es sich, sich von erfahrenen Experten beraten zu lassen, um klare Antworten und professionelle Unterstützung zu erhalten.

Weitere interessante Artikel zum Thema finden Sie hier:

• Debitorenverluste: So können sie vermieden werden
• Zahlungsbefehl erhalten? Ihr Vorgehen, wenn Sie betrieben wurden
• Lohnt sich ein Betreibungsverfahren?

Damit man eine vorschriftsmässige Rechnung erstellt, müssen diverse formale Kriterien und gesetzliche Vorgaben erfüllt werden. Neben dem Versand an Kunden spielen Rechnungen auch als Belege in der Buchhaltung (Berichterstattung oder als Steuernachweis) eine wichtige Rolle. Auch deshalb kann ein Nichtbeachten der Vorgaben für beide Rechnungsparteien negative Auswirkungen haben. Beispielsweise wirkt sich ein Verstoss des Rechnungsstellers gegen die Mehrwertsteueranforderungen in der Rechnung direkt auf den Vorsteuerabzug des Rechnungsempfängers aus. Um derartige Situationen zu vermeiden, muss man die erforderlichen Komponenten kennen, die in der Rechnung angegeben werden müssen. Das ist grundsätzlich nicht kompliziert. Wir haben jedoch die Feststellung machen müssen, dass bei den meisten Neugründungen oder Start-ups fehlerhafte Rechnungen keine Ausnahmen sind. Deshalb haben wir alle wichtigen Anforderungen im Infografik-Beispiel zusammengefasst und eine Rechnungsvorlage erstellt, die bei Bedarf verwendet werden kann.

Es gibt zwei Optionen, eine Rechnung zu schreiben. Die Rechnung kann entweder manuell über zuvor vorbereitete Vorlagen in MS / Open Office-Programmen oder automatisch über spezielle Softwareprogramme oder Online-Rechnungsprogramme geschrieben werden. Beide Möglichkeiten funktionieren. Für welche Option Sie sich entscheiden, hängt von Ihren persönlichen Vorlieben, der Verfügbarkeit des Budgets, der Komplexität der Aufgaben und dem Umfang der erforderlichen Kontrollen ab.

Die korrekte Rechnung besteht aus folgenden Komponenten:

Folgen Sie unserem Beispiel und erstellen Sie problemlos Ihre eigene Vorlage, um Ihre erste Rechnung schreiben oder die Richtigkeit bestehender Rechnungen zu überprüfen. Falls Sie jedoch keine Zeit für die Erstellung einer Vorlage haben, haben wir ein Exemplar für Sie in Excel erstellt. Laden Sie die Vorlage unter diesem Link herunter.

Beim Erstellen einer Rechnung in der Schweiz gibt es einige gängige Fehler, die vermieden werden sollten, um sicherzustellen, dass die Rechnung korrekt und rechtsgültig ist.

Häufige Fehler beim Erstellen einer Rechnung in der Schweiz

Unvollständige oder fehlende Angaben

Es ist wichtig, alle notwendigen Informationen auf der Rechnung anzugeben, einschliesslich Absender- und Empfänger­daten, Rechnungs­nummer, Rechnungs­datum, detaillierte Beschreibung der gelieferten Waren oder erbrachten Dienstleistungen, Rechnungs­betrag und MwSt.-Nr.

Fehler in Rechnungspositionen

Jeder Posten in der Rechnung muss den Waren oder Dienstleistungen entsprechen, die das Unternehmen anbietet. Das bedeutet, dass eine Rechtsfirma keine Rechnung für die Erstellung einer Website oder den Verkauf von Büromöbeln ausstellen kann. Ausserdem sollten Sie sorgfältig überprüfen, ob die Menge, der Preis und der Gesamtbetrag in der Rechnung mit dem Empfänger der Rechnung vereinbart wurden. Es ist einfacher, die Rechnung im Voraus abzustimmen, als später Gelder zurück­zuerstatten und alles neu zu bearbeiten.

Fehlerhafte Berechnung der Mehrwertsteuer

Die Mehrwert­steuer muss korrekt berechnet und angegeben werden. Es ist wichtig, den richtigen MwSt-Tarif (7,7% / 3,7% / 2,5%) für die entsprechenden Waren oder Dienstleistungen zu verwenden und den Mehrwert­steuer­betrag deutlich zu kennzeichnen.

Unklare oder fehlende Zahlungsbedingungen

Die Zahlungs­bedingungen sollten klar und deutlich auf der Rechnung angegeben werden, einschliesslich des Zahlungs­zeitpunkts, des Zahlungs­ziels und der akzeptierten Zahlungs­methoden. Damit vermeiden Sie Miss­verständnisse.

Fehlende Kopie der Rechnung

Es ist ratsam, eine Kopie der Rechnung für Ihre eigenen Aufzeichnungen aufzubewahren, um die Buchhaltung zu unterstützen und im Bedarfsfall den Nachweis über eine ordnungsgemäss erstellte Rechnung zu haben.

Durch Vermeiden dieser häufigen Fehler und Gewährleisten, dass Ihre Rechnungen alle erforderlichen Angaben enthalten, können Sie sicherstellen, dass Ihre Rechnungen rechtlich gültig und korrekt sind.

FAQ zu Rechnungen in der Schweiz

Wie lange sollte eine Rechnung aufbewahrt werden?

In der Schweiz müssen Rechnungen mindestens 10 Jahre lang aufbewahrt werden. Rechnungen, die sich auf den Kauf und Verkauf von Immobilien beziehen, müssen mindestens 20 Jahre lang aufbewahrt werden.

Was ist der Unterschied zwischen einer Rechnung und einer Quittung?

Eine Quittung ist eine Zahlungsbestätigung, die normalerweise keinen Namen enthält. Rechtlich gesehen ist eine Quittung für Beträge von CHF 400 oder mehr nicht mehr gültig, und es muss eine Rechnung ausgestellt werden, die alle gesetzlich vorgeschriebenen Informationen enthält.

Was ist eine Pro-forma-Rechnung?

Eine Pro-forma-Rechnung oder «formelle» Rechnung ist eine vorläufige Rechnung, die dem Kunden als Kostenvoranschlag dient. Grosse Unternehmen verwenden häufig Pro-forma-Rechnungen, um den internen Einkaufsprozess einzuleiten.

Was ist eine digitale Rechnung?

Eine digitale Rechnung ist eine Rechnung, die ausschliesslich in digitaler Form vorliegt, wie z. B. als PDF, Excel oder auf einer Website. Und seit 2020 hat die Schweiz QR-Rechnungen eingeführt, die auch als digital gelten.

Muss ich eine Papier- oder PDF-Kopie der Rechnungen aufbewahren, die ich versende?

Nein, es ist nicht erforderlich, eine Papier- oder PDF-Kopie der versendeten Rechnungen aufzubewahren, wenn Ihr Rechnungs­system die erforderlichen Informationen enthält. Sie können jederzeit eine Kopie der gesendeten Rechnung erstellen, die von den Steuerbehörden akzeptiert wird.

Weitere interessante Artikel zum Thema finden Sie hier:

• Mehrwertsteuer: Grenzüberschreitende Lieferungen vom und ins Ausland
• Wie schreibe ich eine Zahlungserinnerung/Mahnung? (mit Vorlage)
• Die Grundlagen der Milchbüchleinrechnung einfach erklärt

Wollen Sie als Unternehmens­gründer riskieren, dass Ihr Unternehmen schon zu Beginn der Geschäfts­tätigkeit Bankrott geht? Sicher nicht. Dieses Risiko ist jedoch speziell am Anfang hoch, wenn die Liquidität des Unternehmens begrenzt ist und Debitoren oder Kreditoren in der Buchhaltung nicht präzise geführt werden. Vor allem wird es kritisch, wenn Rechnungen von Kunden nicht ordnungsgemäss beziehungsweise überhaupt nicht bezahlt werden.

Oder stellen Sie sich vor, wie heikel es für Sie werden kann, wenn relativ hohe Geld­strafen gezahlt werden müssen, weil versehentlich vergessen wurde, die eine oder andere Rechnung pünktlich zu bezahlen.

Um die oben beschriebenen Situationen zu vermeiden, müssen die gestellten Rechnungen und erhaltene Zahlungen ordnungsgemäss kontrolliert werden. In dieser Hinsicht spielt die Wahl der optimalen Buchungs­methode eine Schlüssel­rolle. Zu Beginn der Geschäftstätigkeit, wenn die Grösse des Unternehmens es noch zulässt, kann man noch entscheiden, ob dafür eine Offen­posten­buchhaltung geführt oder direkt eine Debitoren-/Kreditoren-Buchhaltung eingeführt wird.

Was ist der Unterschied zwischen der Offen­posten- und Debitoren- / Kreditoren-Buchhaltung?

Bei der Offen­posten­buchhaltung werden Zahlungen erst dann verbucht, wenn sie tatsächlich getätigt wurden, während bei der Debitoren- / Kreditoren-Buchhaltung Debitoren und Kreditoren stets laufend erfasst werden. In anderen Worten stellt sich die Offen­posten­buchhaltung als eine relativ simple Form der Buchhaltung dar, da lediglich die liquidierten Rechnungen (sowohl von Ihnen als auch vom Kunden) in der Buchhaltung eingebucht werden. Weitere Information dazu kann man auf diesem KMU-Portal unter folgendem Link finden.

Für welche Option man sich entscheiden muss, wird im Art. 957 OR geregelt.

Wir werden uns aber hauptsächlich auf die Debitoren- und Kreditorenbuchhaltung konzentrieren, da diese Buchhaltungsvariante in der Praxis häufig zum Einsatz kommt.

Debitoren­buchhaltung und Debitoren­management

Bei der Debitoren­buchhaltung handelt es sich vor allem um die ordnungsgemässe Erfassung und folgende Überwachung der an Kunden ausgestellten Rechnungen – sprich Ausgangs­rechnungen.

Damit die Liquidität Ihres Unternehmens auf einem akzeptablen Niveau gehalten wird, sollten Zahlungs­eingänge pünktlich kontrolliert werden. Diese Kontrolle wird als Debitoren­management bzw. Forderungsmanagement bezeichnet. Zur Verwaltung wird für jeden einzelnen Debitor ein separates Konto in der Buchhaltung geführt. Sämtliche gestellten Rechnungen und alle erhaltenen Zahlungen werden darin gebucht.

Wenn Kunden Ihre Rechnungen nicht rechtzeitig begleichen, müssen Massnahmen wie z.B. Zahlungs­erinnerungen oder Mahnungen ergriffen werden. Es kann jedoch auch vorkommen, dass entweder das Zahlungsverhalten des Kunden äusserst schlecht ist oder er Konkurs angemeldet hat. Unter Umständen wird die Rechnung dann gar nicht mehr beglichen. Es gehört zu den zentralen Aufgaben der Debitoren­buchhaltung, eine derartige Situation rechtzeitig zu erkennen oder sogar vorauszusehen.

Kreditoren­buchhaltung und Kreditoren­management

Bei der Kreditoren­buchhaltung versteht man vor allem die ordnungsgemässe Erfassung und folgende Überwachung der von Lieferanten ausgestellten Rechnungen – sprich Eingangs­rechnungen. In diesem Fall handelt es sich eigentlich um eine Art kurzfristiges Darlehen. Einerseits möchte man die Zahlungen so lange wie möglich hinausschieben, ohne zusätzliche Kosten zu produzieren. Andererseits sollte aber auch gewährleistet sein, dass sämtliche Waren und Dienstleistungen pünktlich und in angemessener Qualität an Sie geliefert werden. Das ist die zentrale Frage des Kreditoren­managements.

Wenn eine präzise Unternehmens-Buchhaltung geführt wird, lassen sich auf dem Kreditoren­konto sämtliche Verbindlichkeiten erkennen. Im Hauptbuch stehen die Gesamt­summen aus dem Nebenbuch. So erhält man zwar einen ersten Überblick auf die Gesamt­situation, kommt jedoch damit nicht viel weiter. Deshalb führt man ein Nebenbuch (Hilfsbuch), um den Geldfluss im Zusammenhang mit jedem einzelnen Lieferanten (Kreditors) detailliert analysieren zu können. Die Führung eines derartigen Nebenbuchs wird als Debitoren­buchhaltung bezeichnet.

Zur Verwaltung wird für jeden einzelnen Kreditor ein separates Konto in der Buchhaltung geführt. Sämtliche erhaltene Rechnungen und alle ausgeführten Zahlungen mit dem Eintrag den entsprechenden Zahlungsfristen werden darin gebucht.

FAQ zu Debitoren und Kreditoren in der Buchhaltung

Was versteht man unter Debitoren?

Unter Debitoren versteht man in der Buchhaltung Forderungen gegenüber Kunden, die sich aus Lieferungen und Leistungen Ihres Unternehmens ergeben. Das Konto «Debitoren» zeigt auf, welche Rechnungen Ihre Kunden noch nicht beglichen haben beziehungsweise welcher Anteil Ihrer Forderungen noch nicht eingegangen ist.

Was versteht man unter Kreditoren?

Kreditoren stellen in der Buchhaltung das Gegenteil der Debitoren dar. Hier geht es darum, wem Sie Geld schulden.

Als Unternehmer schulden Sie Unternehmen Geld, die Ihnen Waren oder Dienstleistungen liefern, also Ihre Lieferanten sind. Je später Lieferanten­rechnungen beglichen werden müssen, desto mehr Geld steht Ihnen kurzfristig zur Verfügung und umso länger kann die Liquidität Ihres Unternehmens gesichert werden.

Welche Vorteile bringt die Offen­posten­buchhaltung mit sich?

Zu den Vorteilen der Offen­posten­buchhaltung gehören:

• Einfachheit
• Zeit­ersparnis

Aufgrund dessen kommt die Offen­posten­buchhaltung, insbesondere bei kleineren Unternehmen mit einer überschaubaren Anzahl von Kunden- und Lieferanten­belegen häufig zum Einsatz. Bei dieser Methode werden Kunden­rechnungen entweder in einem separaten Auftrags­bearbeitungs­programm oder manuell geführt.

Welche Vorteile bringt die Debitoren- und Kreditorenbuchhaltung mit sich?

Zu den Vorteilen der Debitoren- und Kreditorenbuchhaltung gehören:

• Hohe Transparenz bei Eingangs- und Ausgangsrechnungen
• Möglichkeit, eine grosse Menge an Zahlungseingängen und -ausgängen zu bewältigen

Diese Vorgehensweise ist besonders gewinnbringend, wenn es eine grosse Anzahl von Kunden- und Lieferanten­belegen gibt und die Rechnungen automatisch verbucht werden.

Wie werden Debitoren und Kreditoren in Geschäftsberichten ausgewiesen?

Beim Jahres­abschluss werden die ausstehenden Debitoren­forderungen auf der Aktivseite der Bilanz erfasst und als Teil des Umlauf­vermögens im Konto «Forderungen aus Lieferungen und Leistungen (FLL)» ausgewiesen.

Die ausstehenden Rechnungen von Ihren Kreditoren werden dagegen auf der Passivseite der Bilanz als Teil des kurzfristigen Fremdkapitals im Konto «Verpflichtungen aus Lieferungen und Leistungen (VLL)» erfasst.

Sollten Sie weitere Fragen zum Thema «Debitoren- und Kreditoren-Buchhaltung» haben, können Sie sich an erfahrene Treuhänder wenden. Bei Bedarf können Sie bei Experten im Forum nachfragen.

Weitere interessante Artikel zum Thema finden Sie hier:

• Debitorenverluste: So können sie vermieden werden
• Elektronische Rechnungen: Wie kann man davon profitieren?
• Jahresabschluss – schrittweise Anleitung! (Checkliste & Vorlage)

Sind Sie Eigentümer eines kleinen oder mittleren Unternehmens oder Ihr Start-up befindet sich bereits in Gründung? Dann haben Sie wahrscheinlich auch schon die Möglichkeit einer (zusätzlichen) Finanzierung mittels Crowdfunding in Erwägung gezogen, denn dieses Finanzierungsform wird immer beliebter. Laut einer Studie der Hochschule Luzern zum Thema «Crowdfunding Monitor Schweiz 2021» ist die Zahl der Unternehmen, die sich für eine Crowdfunding-Finanzierung entschieden haben, im Jahr 2019 um 15.6% gestiegen. Die Covid-19-Pandemie hat diese Tendenz nun jedoch deutlich verlangsamt: Im Jahr 2020 wurde gegenüber dem Vorjahr gerade noch ein Anstieg von 1.6% verzeichnet.

Sollten Sie diese Option Crowdfunding noch nicht genutzt haben, sollten Sie unseren Artikel lesen, um herauszufinden, ob sich diese Form der Finanzierung für Sie eignet und für welche Plattform Sie sich entscheiden sollten.

Crowdfunding entsteht durch den Einsatz kleinerer Kapitalbeträge von einer grossen Anzahl von Investoren — «Crowd» — zur Finanzierung eines neuen Geschäftsvorhabens.

Crowdfunding nutzt den Vorteil riesiger Netzwerke von Individuen über Crowdfunding-Websites, um Investoren und Kreditnehmer zusammenzubringen. Dahinter verbirgt sich die Option, das Unternehmertum generell zu stärken, indem der Pool an Investoren über den traditionellen Kreis von Eigentümern, Verwandten und Risikokapitalgebern hinaus erweitert wird.

Laut wissenschaftlichen Untersuchungen sind die Volumina im Crowdfunding in der Schweiz in den vergangenen drei Jahren um 78.6% gewachsen. Was macht Crowdfunding so attraktiv für kleine und mittlere Unternehmen und wie können Sie davon profitieren?

Crowdfunding — welche Arten es gibt?

Formal existieren vier Formen des Crowdfundings und sie alle verfolgen unterschiedliche Ansätze und jede Firma kann die gewünschte Finanzierungsvariante individuell wählen.

Welcher Unterschied herrscht zwischen einer Crowdfinanzierung auf Crowdsupporting- und Crowdlending-Plattformen?

Grundsätzlich kann man bereits aus dem Namen den Unterschied erkennen: Beim Crowdlending handelt es sich um einen Kredit, der inkl. Zinsen zurückbezahlt werden muss. Beim Crowdsupporting können Unternehmen eine Unterstützung entweder kostenlos oder gegen eine kleine Belohnung erhalten. Dieses Kapital müssen diese Unternehmen nicht zurückzahlen.

Wie findet man die passende Plattform in der Schweiz?

Um diese Frage zu beatworten, haben wir uns die die bekannten Plattformen in den Bereichen Crowdsupporting und Crowdlending genauer angeschaut. Dafür haben wir eine detaillierte Befragung entwickelt und an die einzelnen Plattformen zur Beantwortung gesendet. Auf Grundlage dieser Antworten haben wir eine Empfehlung für jeden Interessenten ausgearbeitet. Am Ende des Artikels finden Sie einen detaillierten Vergleich der Plattformen.

Im Anhang finden Sie eine ausführliche Analyse sämtlicher oben genannter Schweizer Crowdfunding Plattformen.

Laden Sie sich die Tabellen mit vollständigem Vergleich herunter.

Weitere interessante Artikel zum Thema finden Sie hier:

• Unternehmer: Was ist besser, Lohn oder Dividende?
• Kapitalerhöhung AG/GmbH: Wirtschaftliche und rechtliche Aspekte
• Firmennamen finden – schrittweise Anleitung! (Tipps & Tricks)

Wie ist eine Gutschrift definiert? Lässt sich eine Gutschrift mittels einer kostenlosen Vorlage erstellen und wie muss man diese verbuchen? Wenn dies Ihr Interesse geweckt hat, befinden Sie sich hier genau richtig. In den folgenden Kapiteln dieses Artikels werden Sie viele Antworten auf Ihre Fragen finden.

Unterschiedliche Formen und Bedeutungen von Gutschriften

In der Praxis wird der Begriff «Gutschrift» in drei unterschiedlichen Situationen verwendet. Daraus entstehen drei Bedeutungen, die sich stark voneinander unterscheiden.

Abrechnungsgutschrift

Bei der Abrechnungsgutschrift handelt es sich um die klassische Bedeutung des Begriffes «Gutschrift». Wie bereits erwähnt, stellt der Leistungsempfänger eine Gutschrift an den Leistungserbringer aus. In diesem Fall ersetzt die Gutschrift die Rechnung des Leistungslieferanten. Die Abrechnungsgutschrift findet in der Schweiz aktuell keine breite Anwendung.

Man trifft auch im Kommissionsgeschäft auf Abrechnungsgutschriften, wenn Provisionen auf der Basis von Verkaufspreisen berechnet werden. Hier kommt es nicht selten vor, dass die Rechnungslast nicht der Zahlungsempfänger (Kommissionär), sondern der Zahlungspflichtige (Kommittent) trägt.

Kaufmännische Gutschrift Gutschrift für Rechnungskorrektur/Rückerstattung

Häufig wird mit dem Begriff «Gutschrift» eine zusätzliche Rechnung bezeichnet, die eine vorher ausgestellte Rechnung annulliert. Es kommt nicht selten vor, dass man die Rechnungskorrekturen vornehmen muss. Meistens entsteht diese Notwendigkeit in folgenden typischen Situationen:

In allen oben erwähnten Fällen muss die bereits ausgestellte Rechnung

Bank- oder buchhalterische Gutschrift

Unter dem Begriff «buchhalterische Gutschrift» ist eine Buchung auf der Habenseite eines Kontos gemeint, die entweder eine Verbindlichkeit oder die Minderung der Forderung an den Leistungsempfänger/Kunden dokumentiert. Als Beleg wird dafür eine Gutschriftsanzeige in Papierform oder digital als Dokument erzeugt. Die Gutschriftsanzeige spiegelt die Details einer Abrechnung wie z. B. Art, Menge oder Preis einer Ware/Dienstleistung sowie den Nachweis des entsprechenden MwSt.-Betrages wider.

Ein ähnliches Prinzip gilt auch für die Bankgutschrift, die Zahlungseingänge auf einem Bankkonto nachweist. Sie steigert das Habensaldo des Kontoinhabers oder reduziert den Sollsaldo. Deshalb trägt die Bankgutschrift auch eine andere Bezeichnung: Zahlungsgutschrift. Trifft man auf die Wortverbindung «eine Gutschrift auf dem Konto», handelt es sich stets um den Hinweis, dass damit der Begriff «Gutschrift» gemeint ist.

Aufbau und Pflichtangaben der Gutschrift

Aus steuerrechtlicher Sicht ist die Gutschrift eine Rechnung. Demzufolge muss die Gutschrift sämtliche Pflichtangaben enthalten, die der Gesetzgeber für eine Rechnung vorsieht, um vom Finanzamt anerkannt zu werden.

Wie muss man eine Gutschrift erstellen?

Das Erstellen einer Gutschrift gleicht dem Erstellen einer Rechnung. Deshalb stehen hier folgende Optionen zur Verfügung.

Wie bucht man eine Gutschrift?

Aufgrund der mehrdeutigen Definition des Begriffes «Gutschrift» erfolgt die Buchung von Gutschriften ganz unterschiedlich.

Häufige Fragen

Was ist der Unterschied zwischen Gutschrift und Lastschrift?

Eine Gutschrift und eine Lastschrift sind völlig unterschiedliche Begriffe. Während eine Gutschrift meistens als umgekehrte Rechnung oder Rechnungskorrektur angesehen wird, funktioniert die Lastschrift als besondere Zahlungsmethode, bei der nicht der Zahlungspflichtige, sondern der Empfänger die Überweisung auslöst.

Sind Gutschriften brutto oder netto?

Es kommt darauf an, ob der Leistungserbringer zur MwSt. verpflichtet ist. Ist er von der MwSt. befreit, darf die Gutschrift keine MwSt. aufweisen. In allen anderen Fällen muss die Gutschrift sowohl den Nettobetrag als auch den Bruttobetrag enthalten.

Was ist der Unterschied zwischen der Gutschrift und dem Gutschein?

Beim Gutschein handelt es um eine Urkunde, die den Anspruch auf eine Ware oder einen Betrag bestätigt. Der Gutschein kommt meistens im Vertrieb zum Einsatz, wo er eine Bezahlungsfunktion ausübt. Von daher tragen Gutschrift und Gutschein völlig unterschiedliche Bedeutung.

Weitere interessante Artikel zum Thema finden Sie hier:

• Mehrwertsteuer: Grenzüberschreitende Lieferungen vom und ins Ausland
• Wie schreibe ich eine Zahlungserinnerung/Mahnung? (mit Vorlage)
• Die Grundlagen der Milchbüchleinrechnung einfach erklärt

Update des Artikels vom 17.9.2020

Neben der eigentlichen Vergütung fallen bei der Kundenarbeit im Auftragsverhältnis oft zusätzlich Spesen an, die nach effektivem Anfallen abgerechnet und vergütet werden: Reisespesen, Hotelübernachtungen oder Verpflegung. Falls diese Ausgaben nicht vom Dienstleister selbst getragen werden, stellt sich die Frage, wie diese konkret dem Kunden weiterverrechnet werden sollen. Zusätzlich ist es auch möglich, dem Kunden den administrativen Zusatzaufwand weiterzuverrechnen. In diesem Artikel zeigen wir Ihnen, wie das funktioniert und weisen auf die Vor- und Nachteile der verschiedenen Methoden hin.

Methoden

Folgende Methoden stehen zur Auswahl, wie Spesenausgaben auf den Kunden überwälzt werden können.

Durchlaufende Posten

Der Begriff «durchlaufende Posten» kommt davon, dass die Spesen nur durch den Dienstleister durchlaufen, aber in fremdem Namen und auf fremde Rechnung für andere vereinnahmt oder verausgabt werden. Durchlaufende Posten werden also für Drittparteien in Rechnung gestellt, daher müssen diese auf einer Rechnung stets auch getrennt dargestellt werden. Das heisst, auf der Rechnung müssen stets die Angaben des Kunden angegeben werden und dieser wird diese dann in seiner Buchhaltung ordentlich verbuchen. Die Originalbelege sollten jeweils an denjenigen weitergegeben werden, für den diese Ausgaben getätigt wurden, denn dieser muss in seiner Buchhaltung diese Ausgaben verbuchen. Für die Buchhaltung wird empfohlen, für die durchlaufenden Posten ein separates Konto einzurichten.

Aus Sicht des Dienstleisters stellen diese Spesen weder Betriebseinnahmen noch Betriebsausgaben dar. Es handelt sich also um eine Art Off-Balance Sheet Transaktion. Auch die MwSt. darf nicht für sie veranschlagt werden. Die Weiterverrechnung erfolgt somit immer netto.

Nachteile:

• Alle Rechnungen und Spesen-Quittungen müssen dem Kunden weitergeleitet werden (Zusatzaufwand).
• Diese Methode erfordert eine erhöhte Koordination mit dem Kunden und eine detaillierte vorgängige Absprache hinsichtlich der administrativen Details.

Klassische Weiterverrechnung

Absprache mit dem Kunden als formelles Kriterium

Zentral für die Wahl der Abrechnungsmethode ist formal die Vereinbarung mit dem Kunden. Von einem ökonomischen Standpunkt hingegen ist vor allem entscheidend, ob das MwSt.-Handling einen Mehrwert bedeuten soll. Wenn Sie also der Meinung sind, dass durch Ihre Mithilfe bei der Spesenabrechnung dem Kunden ein Mehrwert entsteht, sollten Sie auf Anwendung der Bruttomethode bestehen.

Admin-Kosten mit Bruttomethode verschleiern

Auf den ersten Blick würde man meinen, die Nettomethode unterscheidet sich von der Bruttomethode höchstens in technischer Form, aber mit mehr oder weniger gleichen Ergebnissen.

Es gibt jedoch einen grundsätzlichen Unterschied der beiden Methoden, die sich konkret im Umsatz niederschlagen und was die Besteuerung des Mehrwerts betrifft. Bei der Nettomethode wird implizit angenommen, dass kein Mehrwert entsteht — und damit wird auch keine MwSt. fällig. Genau bei diesem «Mehrwert» liegt die Krux.

Die transparenteste Methode wäre, die Nettomethode zu verwenden und zusätzlich eine Art Verrechnungspauschale (z. B. pro Spesenposition) für das Spesenhandling zu berechnen, denn diese Weiterverrechnung der Spesen stellt tatsächlich einen Mehrwert für den Kunden dar. Nur wäre dies wahrscheinlich in der Praxis schwierig durchzusetzen. Man stelle sich nur mal vor, jedem Kunden zuerst das eigene Spesenabrechnungssystem erklären zu müssen.

Viel einfacher ist es, eine allgemein anerkannte Methode zu verwenden, bei der der Admin-Aufwand automatisch abgegolten ist. Dies ist bei der Bruttomethode genau der Fall, denn dort wird der Zusatzaufwand mit dem MwSt-Anteil abgegolten, der «doppelt» berechnet wurde. Darum kann man auch von einem «Trick» sprechen, denn die Verknüpfung von Mehrwertsteuer und Mehrwert für diese Admin-Leistungen ist natürlich willkürlich. Es impliziert unter anderem, dass der Mehrwert durch das Handling der MwSt. selbst abhängig vom Mehrwertsteuersatz sei.

Weitere interessante Artikel zum Thema finden Sie hier:

• Spesen! Begriffe, Stolperfallen und Optimierungspotenziale!
• MWST Anmeldung: Saldosteuersatz oder effektive Methode?
• Unterbilanz, Kapitalverlust oder Überschuldung

Sie haben hier und da bar bezahlt und jetzt fragt das Steueramt nach einer Bestätigung. Ist Ihnen das auch schon mal passiert? Diese Probleme sind mit einer Quittung zu vermeiden, die Ihre Barzahlung bestätigt. Vergessen Sie jedoch nicht, dass eine Quittung bestimmte Anforderungen des Steueramts erfüllen muss. Wenn Sie mit diesen Anforderungen noch nicht vertraut sind, dann empfiehlt es sich, den folgenden Artikel durchzulesen. Hier erhalten Sie die Antworten auf die häufig auftauchenden Fragen, mit denen sowohl Unternehmen als auch Privatpersonen in der Schweiz konfrontiert werden. Darüber hinaus haben wir für Sie eine kostenlose Quittungsvorlage für die Schweiz vorbereitet, damit Sie Ihre Quittungen zukünftig problemlos ausstellen könnten.

Was ist eine Quittung: Definition

Die Quittung ist eine beweiskräftige Urkunde, die eine erfolgte Zahlung für eine Leistung/Ware bestätigt. Jeder Kunde verfügt über das Recht gegenüber dem Verkäufer, eine ordnungsmässige Quittung für eingekaufte Waren/Leistungen ausgestellt zu bekommen. Die ausgestellte Quittung ist mit der Zusage verbunden, dass die fälligen Waren/Leistungen bereits bezahlt sind. Dies und auch weitere Aspekte der Quittung werden in Art. 88 und 89 OR erläutert.

Haben Quittung, Bon und Kassenbon die gleiche Bedeutung?

In der Praxis trifft man häufig auf weitere Begriffe, die als Synonyme für das Wort «Quittung» herhalten: «Kassenbon» oder «Bon» in der abgekürzten Version. Oftmals wird damit ein kleines Stück Papier im Einzelhandel bezeichnet, das dem Kunden nach dem Bezahlen übergeben wird. In Wirklichkeit tragen die aufgelisteten Begriffe zwar ähnliche, aber nicht die gleiche Bedeutung.

Der Kassenbon (die vereinfachte mündliche Version «Bon»), der meist begleitend zu einer Zahlung auf Thermopapier ausgedruckt wird, erfüllt nicht sämtliche Anforderungen einer Quittung. Die wichtigen fehlenden Angaben sind z. B. Unterschrift des Ausstellers sowie Name des Empfängers. Dadurch kann der Kassenbon in der Regel eine Quittung nicht völlig ersetzen und folglich als Beleg dienen.

Quittungsformen

In der Praxis trifft man vier Quittungsformen an:

Quittungsaufbau: Was muss die Quittung enthalten?

Um die Nachweispflicht zu erfüllen und folglich die Gültigkeit zu erlangen, muss eine Quittung vollständig sein. Unter der Vollständigkeit einer Quittung versteht man die Verfügbarkeit folgender Informationen:

Ausstellung einer Quittung

Kurzanleitung: was muss man darauf achten?

1. Laden Sie als allererstes die Quittung-Vorlage in Excel auf die Festplatte Ihres Computers herunter und öffnen Sie die Datei.
2. Darauffolgend muss man die Quittung-Vorlage ausfüllen, indem die folgenden Angaben eintragen:
   • Belegnummer
   • Namen und Adresse von Empfänger sowie Lieferanten
   • Beschreibung, Nettopreis und Menge der Waren/Dienstleistungen
3. Sollte das Unternehmen mehrwertsteuerpflichtig sein, müssen Sie den MwSt.-Betrag separat darstellen. Unten müssen Sie auch Ihre MwSt.-Nummer ergänzen.
4. Fügen Sie das aktuelle Datum ein.
5. Speichern Sie das Dokument. Darauffolgend drucken Sie die Quittung aus und lassen Sie diese unterschreiben.

Häufig vorkommende Fragen

Quittung und Rechnung: Was ist der Unterschied?

Zwischen diesen zwei Begriffen besteht einen deutlichen Unterschied.

Eine Quittung bestätigt den Zahlungseingang, während eine ausgestellte Rechnung ausschliesslich die Forderungen gegenüber Schuldnern aufweist.

Der zweite Unterschied besteht in Angaben. Eine Rechnung ist ausführlicher im Vergleich zu einer Quittung und enthält deutlich mehr Information, wie z.B.:

• Rechnungsnummer
• Kundendaten (Firmenname, Adresse)
• Steuernummer
• Fälligkeit der Rechnung usw.

Aufgrund der fehlenden Pflichtangaben ist eine Quittung offiziell als Rechnungsersatz nicht anerkannt. Wenn auf der Quittung alle Pflichtangaben der Rechnung vorhanden sind, darf man dieses Dokument als Rechnung verwenden. Das gleiche Prinzip gilt auch umgekehrt. D.h., die Rechnung kann auch als Quittung dienen, wenn darauf «Betrag erhalten» mit Datum und Unterschrift des Verkäufers vermerkt ist.

Was ist eine Kleinunternehmer-Quittung oder eine Quittung ohne MwSt?

Die Kleinunternehmer-Quittung ist eine vereinfachte Quittung, die für nicht MwSt.-pflichtige Unternehmen geeignet ist. Wenn das Unternehmen nach dem Steuerrecht von der MwSt. befreit ist, reicht die Kleinunternehmer-Quittung völlig aus. Die Quittungen von Kleinunternehmern dürfen einen Steuersatz nicht angeben, sie weisen lediglich den Nettobetrag auf. D. h. die Angaben dieser Quittung enthalten weder den Bruttobetrag noch den MwSt.-Betrag.

Wer muss die Quittung unterschreiben?

Da die Quittung die Empfangsbestätigung der Zahlung bestätigt, muss darauf logischerweise der Zahlungsempfänger unterschreiben. Ein Firmenstempel kann auch die Unterschrift ergänzen, wenn er bei der Firma vorhanden ist.

Gibt es die Aufbewahrungspflicht für Quittungen?

Die Quittung ist ein Beleg und dadurch fällt dieses Dokument unter die gesamte Aufbewahrungspflicht in der Schweiz. D. h. alle Unternehmen sollen ausgestellte Quittungen für einen Zeitraum von mindestens zehn Jahren aufbewahren.

Darf man eine Quittung auch als Privatperson ausstellen?

Laut Gesetz darf man eine Quittung auch privat ausstellen. Dabei sind auch alle generellen, bereits aufgelisteten Anforderungen relevant. Die einzige Ausnahme besteht darin, dass man die Quittung bei der Privatausstellung lediglich schriftlich und ohne MwSt. ausstellen darf. Als Privatperson ist man zum Abzug von Vorsteuer nicht verpflichtet.

Weitere interessante Artikel zum Thema finden Sie hier:

• Wie erstelle ich eine korrekte Offerte? (Beispiele & Vorlage)
• Der Lieferschein in der Schweiz: Einfach erklärt! (Muster & Vorlage)
• Elektronische Rechnungen: Wie kann man davon profitieren?

Die meisten glauben zu wissen, wie man eine Offerte erstellt. Doch nur wenige sind in der Lage, eine korrekte Offerte zu entwerfen, die einen erfolgreichen Verkauf garantiert. Es gilt, den Kunden auf den ersten Blick zu überzeugen und ohne zusätzliche Fragen bestätigt zu werden. Versprochen: Nichts ist unmöglich! Um diesen WOW-Effekt zu erzielen, haben wir sämtliche Komponenten der Offerten-Erstellung zusammengefasst, eine Checkliste zur Überprüfung Ihres Angebots entwickelt und Vorlagen mit Beispielen von Service- und Handelsofferten vorbereitet.

Was ist der Unterschied zwischen einer Offerte, einer Rechnung und einem Vertrag?

Nein, das ist keine Interviewfrage für die Erstellung eines Business-Plans. In unserer Praxis wurden diese Begriffe noch niemals verwechselt oder falsch eingesetzt.

Das Wichtigste ist, dass alle diese Dokumente unterschiedliche Zwecke und Rechtskräfte verfolgen. Schliesslich erfüllen sie unterschiedliche Aufgaben.

Durch das Aushandeln und Festlegen der Vertragsklauseln trennen Verkäufer und Käufer ihre Verantwortungsbereiche. «Der Verkäufer verpflichtet sich, die Ware zu liefern und der Käufer verpflichtet sich, pünktlich zu zahlen» usw. Je mehr Aspekte fixiert werden, desto besser ist es für jede Partei. Am Schluss eines Vertrages unterschreiben die Vertragsparteien und verpflichten sich damit zur Einhaltung der Bedingungen des Dokuments.

Die Rechnungsstellung erfolgt in der Regel nach Vertragsabschluss. Eine Rechnung gilt vor allem als Nachweis für das Steueramt, insbesondere für den Vorsteuerabzug. Deswegen muss eine Rechnung korrekt sein und sämtliche notwendigen Informationen beinhalten. Detaillierte Information dafür finden Sie in unseren Artikeln «So erstellen Sie eine korrekte Rechnung!» und «Elektronische Rechnungen: Wie kann man davon profitieren?». Moderne Buchhaltungssoftware kann Sie bei der Erstellung einer korrekten Rechnung unterstützen und anschliessend die entsprechenden Buchungen vornehmen.

Im Gegensatz zur Rechnung liegt die Offerte vor dem Vertragsabschluss. Grundsätzlich sollte eine Offerte Ihren Kunden überzeugen, einen Vertrag mit Ihnen abzuschliessen. Deswegen sollte der Kunde alle wichtigen Informationen über Ihr Unternehmen bzw. Ihre Produkte oder Dienstleistungen erhalten. Sie sollten also die Offerte als Marketingmittel bzw. Kommunikationstool verstehen. Die Vorbereitung einer Offerte benötigt besonders bei kleineren Unternehmen relativ viel Zeit. Sie sollten sich darauf konzentrieren, in dem Dokument sämtliche Antworten auf die wichtigen Fragen zu Ihnen und Ihrem Angebot zusammenzufassen. Damit sparen Sie sich und dem Kunden viel Zeit.

Komponenten einer Offerte

Eine Offerten-Erstellung hat keine festen Richtlinien oder feste Strukturen. So können Sie auf kreative Art und Weise wichtige Geschäftsziele erreichen (z. B. einen möglichen Partner einladen, eine Dienstleistung verkaufen oder eine neue Produktlinie einführen).

Bevor Sie damit beginnen, die Offerte zu entwickeln, sollten Sie sich in die Lage des Kunden versetzen. Nutzen Sie Ihre Fähigkeit zur Empathie und stellen Sie sich vor, dass Ihnen eine Offerte per Email zugesendet wird. Wahrscheinlich werden Ihnen einige der folgenden Fragen in den Sinn kommen.

Am Schluss des Angebots ist es üblich, Kontaktinformationen (E-Mail und Telefon) zu hinterlegen. Und wenn Sie zusätzlich Ihre persönlichen Kommunikationskanäle (Skype, Messenger, LinkedIn usw.) anbieten, verwandeln Sie das strenge Business-Angebot in eine freundliche Offerte.

Checkliste zur Prüfung der Offerte

Beispiele/Vorlage für Offerten

Mit Klick auf die untenstehenden Links können Sie Beispiele/Vorlagen von Offerten für Dienstleistungs- und Warenunternehmen herunterladen.

Sie haben gelernt: Je einfacher und aufgeräumter das Angebot aussieht, desto mehr Arbeit steckt darin Nutzen Sie unsere Checklisten und Beispiele. Vor allem aber sollten Sie sich in die Lage Ihres potenziellen Kunden versetzen und Ihr Angebot aus seiner Perspektive betrachten. Das ist der Schlüssel zur Erstellung einer erfolgreichen Offerte, die akzeptiert wird.

Weitere interessante Artikel zum Thema finden Sie hier:

• Wie schreibe ich eine Zahlungserinnerung/Mahnung? (mit Vorlage)
• Der Lieferschein in der Schweiz: Einfach erklärt! (Muster & Vorlage)
• Firmennamen finden – schrittweise Anleitung! (Tipps & Tricks)

In den meisten Fällen liegt einer Warenlieferung zwischen dem Lieferanten und dem Kunden ein Lieferschein bei. Allerdings entstehen einige Irritationen bei der Erstellung und dem Umgang mit dem Dokument. Dazu gehören beispielsweise mögliche Massnahmen bei Unvollständigkeit der Warenlieferung, notwendige Angaben, Aufbewahrungsfristen des Lieferscheins usw., die zu Komplikationen führen können und darum grundsätzlich geklärt werden sollten. Worauf müssen Sie achten, um eventuelle Probleme beim Umgang mit einem Lieferschein zu vermeiden?

Was versteht man unter einem Lieferschein?

Ein Lieferschein ist ein auf Papier oder in digitaler Form erstelltes Dokument, das die Beschreibung über die Bezeichnung der Ware, der Menge der Lieferung und sonstige Details enthält. Früher war eher der Begriff «Warenbegleitbrief» gebräuchlich, heute wird im Allgemeinen der Begriff «Lieferschein» verwendet. Manchmal stösst man in der Praxis auch auf den Begriff «Packliste / Packing list», der sich aber vom «Lieferschein» unterscheidet. Der Lieferschein bezeichnet nämlich den Inhalt der Lieferung, die auch auf mehrere Pakete verteilt sein kann, während der Begriff «Packliste / Packing list» lediglich den Inhalt des einzelnen gelieferten Pakets in der Lieferung dargestellt.

Wozu dient ein Lieferschein?

Wann muss ein Lieferschein erstellt werden?

Ein Lieferschein wird vom Absender erstellt. Sobald die Lieferung versendet wurde, erhält der Kunde per E-Mail in der Regel im PDF-Format einen Lieferschein. Die Erstellung des Lieferscheins geht zwangsläufig dem Versand voraus.

Wie erstelle ich einen Lieferschein: in Papierform und digital­/­online?

Der Gesetzgeber bietet die Möglichkeit, Lieferscheine elektronisch mittels eines Programms zu erfassen und in der EDV aufzubewahren. Deswegen sind derzeit unterschiedliche Optionen für die Lieferscheinerstellung zulässig:

• In Papierform
• Mittels Buchhaltungssoftware sowie speziellen Lieferscheinprogrammen (Web- und Desktop-Apps)

Lieferscheine müssen in elektronischer Form formal und inhaltlich mit der Papierform übereinstimmen. Da der Lieferschein die Zustimmung des ordnungsgemässen Warenerhalts vom Kunden bestätigt, muss er mit Unterschrift / Stempel zum Absender zurückgeschickt werden. Erfahrungsgemäss druckt man den Lieferschein in zwei Kopien – die eine wird vom Kunden behalten und die andere ist für den Lieferanten vorgesehen. Aus diesem Grund verlassen sich die Unternehmen in der Praxis nicht auf die pure elektronische Form, sondern mischen die Formate.

Der Umgang mit dem Lieferschein in online­/­Papierform:

Was muss ein Lieferschein enthalten?

Lieferscheine werden vom Absender einer Warenlieferung ausgestellt. Der Gesetzgeber sieht keine Anforderungen in Bezug auf Aussehen des ausgestellten Lieferscheins vor. Der Inhalt eines Lieferscheins ist also nicht festgelegt, sondern kann optional angefertigt werden. Allerdings hat sich die Praxis bewährt, wonach einige Elemente benötigt werden, um mögliche Irritationen zwischen dem Absender und dem Kunden zu vermeiden. Diese Elemente gehören traditionell zum Format eines Lieferscheines. Zu den wichtigsten Angaben gehören:

1. Name und Adresse des Lieferanten
2. Name und Adresse des Empfängers
3. Datum der Erstellung sowie der Warenlieferung
4. Auflistung der gelieferten Waren mit:
   • Bezeichnung der einzelnen Waren
   • Menge jeder Warenart
   • ggf. Gewicht
   • Optional: Einzelpreise der Waren
5. Unterschrift und Stempel des Empfängers als Empfangsbestätigung
6. Optional: Hinterlegtes Firmenlogo des Lieferanten für leichte Erkennbarkeit
7. Optional: Bankinformationen des Lieferanten als zusätzliche Erinnerung

Die aufgelisteten Angaben sind anhand eines Lieferschein-Beispiels dargestellt.

• Lieferschein Muster PDF herunterladen
• Lieferschein-Vorlage auf Deutsch in Excel herunterladen
• Lieferschein-Vorlage auf Englisch in Excel herunterladen

Unvollständigkeit­/­Nichtübereinstimmung der Warenlieferung

Eine der Grundaufgaben des Lieferscheins ist die Prüfung der Vollständigkeit der Warenlieferung. Wenn die Warenlieferung mit dem Lieferschein nicht übereinstimmt, muss der Empfänger der Waren zwangsläufig folgende Massnahmen ergreifen:

• Entsprechende Notiz auf dem Lieferschein hinterlegen
• Die Diskrepanz dem Lieferanten mitteilen

Bei der Nichtübereinstimmung können zwei Möglichkeiten auftauchen:

Ist ein Lieferschein Pflicht?

Kein Unternehmen ist verpflichtet, Lieferscheine für die Warenlieferung zu erstellen. Gesetzlich ist es nicht vorgeschrieben. Der Empfänger kann die Vollständigkeit der Warenlieferung anhand der Rechnung überprüfen. In der Praxis erstellt ein Lieferant neben der Rechnung auch einen Lieferschein, der normalerweise getrennt von der Rechnung an den Kunden verschickt wird. Demnach ist ein Lieferschein keine Pflicht, sondern ein Recht für Unternehmen in der Schweiz.

Aufbewahrungspflicht für Lieferscheine in der Schweiz

In der Schweiz existiert aktuell keine übersichtliche gesetzliche Regelung zu den Auf­bewahrungs­pflichten. Diese Frage wird sowohl vom Datenschutz­recht, was die Inhalte von Dokumenten betrifft, als auch von den unterschiedlichen nationalen und kantonalen Regelungen angeordnet.

Die Aufbewahrungs­frist eines Lieferscheins in anderen Ländern hängt oftmals davon ab, ob er als Buchungsbeleg oder lediglich als Handels­brief bewertet wird. In der Schweiz dagegen existiert diesbezüglich kein Unterschied. Unabhängig davon, ob der Lieferschein als Rechnung oder als Handels­brief dient, beträgt die Aufbewahrungsfrist 10 Jahre. Die Aufbewahrungs­frist startet nicht mit der Erstellung des Lieferscheins, sondern ab Ende des Kalender­jahres, in dem er faktisch erstellt wurde.

Eine solch lange notwendige Bewahrung ist wegen einiger Ursachen begründbar:

• Betriebsprüfung.
  Bei einer Betriebsprüfung können Lieferscheine als ergänzende Belege dienen, wenn die empfangenen Eingangsrechnungen keine ausreichende Auskunft angeben.
• Inventur.
  Bei der jährlichen Inventur unterstützen Lieferscheine das Unternehmen erheblich. Lieferscheine können beispielsweise zur Gegenkontrolle von Lagerbeständen dienen.

Fazit

• Der Begriff «Lieferschein» ähnelt dem Begriff «Warenbegleitschein».
• Zu den Aufgaben des Lieferscheins zählen Bestellungsinformation, Eingangskontrolle und Beleg für ordnungsgemässe Warenzustellung.
• Inhaltlich gesehen gibt es gewisse Punkte im Lieferschein, deren Nutzung üblich ist, wogegen andere eher optional verwendet werden können.
• Man kann Lieferscheine in Papierform oder digital erstellen und weiter aufbewahren. Häufig drucken Unternehmen die Lieferscheine für Unterschrift­/­Stempel aus.
• Bei einer Nichtübereinstimmung der Warenlieferung müssen gewisse Massnahmen ergriffen sowie entsprechende Notizen auf dem Lieferschein gemacht werden.
• In der Schweiz gibt es keine Pflicht zur Lieferscheinerstellung bei der Warenlieferung.
• Unabhängig vom Zweck des Lieferscheins (Handelsbrief oder Rechnung) sollte ein Schweizer Unternehmen dieses Dokument über den Zeitraum mindestens von 10 Jahren aufbewahren.

Jedes Jahr werden Millionen von Rechnungen erstellt und versendet. Traditionelle Papierrechnungen werden immer öfter kritisiert, weil sie material-, zeit- und arbeitsaufwendig, umweltunfreundlich und dazu noch teuer sind. Eine steigende Nachfrage nach Umweltschutz und zunehmend sinkende Margen fordern von Unternehmen mehr Digitalisierung. Als Folge stieg in den vergangenen Jahren die Menge der elektronischen Rechnungen und hat etwa 40% aller Rechnungen erreicht. Auch der Bund orientiert sich an diesem Trend und verlangt von seinen Lieferanten seit 2016 E-Rechnungen. Doch trotz dem wesentlichen Ersparnispotential bevorzugen viele Unternehmen, insbesondere für die Aufbewahrung, noch traditionelle Papierbelege. Vielen ist offensichtlich nicht klar, was der Gesetzgeber unter einer elektronischen Rechnung versteht bzw. welche Anforderungen erfüllt werden müssen. Die Umsetzung ist auch nicht immer einfach. Mit diesem Artikel versuchen wir, viele zentrale Fragen zu beantworten.

Bei der E-Rechnung handelt es sich um eine Rechnung, die elektronisch erstellt, übertragen und empfangen wird. Seit dem 1. Januar 2018 verfügen die elektronische Rechnung, die gescannte Papierrechnung und die einfache Papierrechnung in der Schweiz über den gleichen Stellenwert.

Eine «einfache» elektronische Rechnung unterscheidet sich von der Papierrechnung nur dadurch, dass sie via Internet versendet werden kann.

Eine «moderne» E-Rechnung oder eBill bietet aber viel mehr:

Welche Anforderungen muss eine E-Rechnung erfüllen?

Die gesetzlichen Anforderungen für eine elektronische Rechnung stimmen mit den Anforderungen für die übliche Papierrechnung den meisten Punkten überein.

Aber Unternehmen müssen gewisse zusätzliche Voraussetzungen erfüllen, wenn sie ihre Rechnungen in der elektronischen Form aufbewahren wollen. Dabei sind folgende Merkmale kritisch:

Formate der E-Rechnungen

Grundsätzlich gibt es keine eindeutigen Vorschriften, in welchem Format eine E-Rechnung erstellt werden muss. Sie dürfen jedes Format verwenden – auch Excel oder Word. Vergessen Sie nur nicht, dass Ihr Kunde dieses Format lesen können muss. Die Probleme beginnen später – bei Aufbewahrung und Archivierung. Excel und Word beispielsweise funktionieren nicht, weil sie keine ausreichende Sicherheit gewährleisten können. Deswegen werden meistens folgende Formate bzw. Formatarten genutzt:

Strukturierte und hybride Datenformate eröffnen dem Benutzer deutlich mehr Optionen für Automatisation und Digitalisierung. Denken Sie nur daran, dass Ihre Kunden und Lieferanten diese Formate ebenfalls empfangen bzw. erstellen können müssen – sonst entfällt der Mehrwert.

Wie lässt sich eine E-Rechnung erstellen?

Es gibt viele Möglichkeiten, eine elektronische Rechnung zu erstellen:

Wie kann ich eine elektronische Rechnung empfangen?

Grundsätzlich kann man den Empfang entweder via E-Banking oder via Buchhaltungssoftware sicherstellen, wenn die Software diese Option bietet. Leider bieten nicht alle Buchhaltungsprogramme den Empfang von Rechnungen im strukturierten Format. Fragen Sie bei Ihrem Softwareanbieter nach, welche Möglichkeiten er zur Verfügung stellen kann.

Zusätzlich benötigen Sie einen Vertrag mit einem Dienstleister für E-Rechnungen. Mit dem Vertrag erhalten Sie eine Teilnehmernummer. Diese Nummer müssen Sie stets dem Rechnungssteller mitteilen.

Grundsätzlich ist es egal, welchen Anbieter Sie wählen – mittels einem sogenannten Interconnect können die unterschiedlichen Provider die Daten tauschen. Die Liste mit den aktuellen Anbietern sowie weitere hilfreiche Informationen finden Sie bei swissDIGIN (Forum zur Förderung der elektronischen Rechnung im Business-to-Business).

Darüber hinaus können Sie sich auf der Website edirectory.ch informieren, welche Unternehmen bereits Ihre Rechnungen in der strukturierten, elektronischen Form versenden und empfangen können.

Pro und Contra

Der Prozess der Digitalisierung im Büro hat seine Vor- und Nachteile.

Obwohl manche Studien behaupten, dass das Einsparpotenzial von E-Rechnungen bis zu 70% erreicht, sollte man auch mögliche Risiken berücksichtigen. Wir haben wir die Besonderheiten der strukturierten E-Rechnungen analysiert.

Weitere interessante Artikel zum Thema finden Sie hier:

• So erstellen Sie eine korrekte Rechnung! Mit Beispiel und Vorlage
• MWST Anmeldung: Saldosteuersatz oder effektive Methode?
• Was müssen Ausländer bei der Gründung einer Firma in der Schweiz beachten?