Für modernen Business-Alltag sind Identifikationsnummern unverzichtbar. Sie vereinfachen nicht nur den internationalen Handel und administrative Prozesse, sondern sind auch kritisch für die steuerliche und soziale Sicherung von Unternehmen. In diesem Artikel beleuchten wir zentrale Unternehmensnummern wie UID, EORI, ZAZ, und AHV mit einem speziellen Fokus auf ihre Anwendung in der Schweiz und der DACH-Region. Wir erläutern ihre Bedeutungen, Nutzen und den Prozess der Online-Registrierung.

UID Nummer

Was ist die UID Nummer?

Die UID (Unternehmens-Identifikationsnummer) ist je nach Land auch als VAT ID (Englischsprachige Länder), TVA (Frankreich), ATU (Österreich), IVA (Italien) oder Ust. ID (Deutschland) bekannt. Diese Nummer ist essenziell für die korrekte Abwicklung der Umsatzsteuer und dient zur eindeutigen Identifizierung von Unternehmen sowohl innerhalb der EU als auch international. Sie ist ein Schlüsselelement für grenzüberschreitende Geschäfte und alle steuerrelevanten Transaktionen.

Sind MWST-Nummer und UID das gleiche?

Die Mehrwertsteuernummer, häufig synonym mit der UID verwendet, ist speziell für die Mehrwertsteuererhebung innerhalb der EU und der Schweiz notwendig. Sie ermöglicht Unternehmen, Umsatzsteuern korrekt abzuführen und Vorsteuerabzüge zu tätigen.

UID Nummer online herausfinden oder beantragen / registrieren

Schweizer Unternehmen können ihre UID-Nummer über die Website Zefix herausfinden. Falls sie eine UID-Nummer beantragen müssen, ist der Kontakt zum zuständigen kantonalen Handelsregisteramt notwendig. Dieser Service ist normalerweise mit einer Gebühr von 80+ Franken verbunden.

EORI Nummer

Was ist die EORI Nummer?

Die EORI Nummer (Economic Operators Registration and Identification) ist erforderlich für alle Unternehmen, die Waren in oder aus der EU und der Schweiz einführen oder exportieren möchten. Sie identifiziert Wirtschaftsteilnehmer eindeutig und vereinfacht die Zollabwicklung.

EORI Nummer online herausfinden oder beantragen / registrieren

Die EORI-Nummer kann bei den Zollbehörden des Landes, mit dem gehandelt wird, eingesehen oder registriert werden. Informationen zu diesen Diensten finden Sie unter folgendem Link, indem Sie das betreffende Land auswählen. Wenn Sie bereits eine EORI-Nummer besitzen, aber deren Gültigkeit überprüfen möchten, können Sie dies auf dieser Webseite tun.

ZAZ Nummer

Was ist die ZAZ Nummer?

Die ZAZ-Nummer (Zollkonto-Nummer) ist speziell für das zentralisierte Abrechnungsverfahren des Zolls in der Schweiz konzipiert. Sie ermöglicht es Unternehmen, ihre Zollabgaben zentral über ein einziges Konto zu verwalten. Dieses System vereinfacht die Abwicklung von Zollverfahren erheblich, indem es die finanziellen Transaktionen mit den Zollbehörden zentralisiert und effizienter gestaltet.

ZAZ Nummer online herausfinden oder beantragen / registrieren

Um ein ZAZ-Konto zu eröffnen und eine ZAZ-Nummer zu erhalten, müssen Unternehmen einen Antrag bei der Eidgenössischen Zollverwaltung stellen. Der Prozess umfasst die Einreichung eines Antragsformulars, das auf der Webseite der Eidgenössischen Zollverwaltung verfügbar ist. Detaillierte Informationen und die notwendigen Schritte zur Kontoeröffnung sind unter diesem Link zu finden.

AHV Nummer

Was ist die AHV Nummer?

Die AHV-Nummer ist eine einzigartige Identifikationsnummer in der Schweiz, die für die Verwaltung der Alters- und Hinterlassenenversicherung essentiell ist. Sie ermöglicht die genaue Zuordnung von Beitragszahlungen und Leistungsansprüchen der Versicherten. Zudem wird sie in anderen Sozialversicherungen wie der Invalidenversicherung und der Familienzulagen verwendet, um eine effiziente Verwaltung dieser Leistungen zu gewährleisten. Weitere Details zur AHV-Nummer finden Sie auf der Webseite des Bundesamtes für Sozialversicherungen.

AHV Nummer online herausfinden oder beantragen / registrieren

Die AHV-Nummer wird in der Schweiz automatisch bei der Anmeldung beim Einwohnermeldeamt oder durch den Arbeitgeber vergeben. Sie kann auch über die AHV-Ausgleichskassen in Erfahrung gebracht werden.

Wie kann ich prüfen, ob meine UID-Nummer noch gültig ist?

Die Gültigkeit einer UID-Nummer kann online über das UID-Register geprüft werden, indem die entsprechende Nummer in das Online-System eingegeben wird. Dies hilft bei der Verifizierung und Aktualisierung der Unternehmensdaten.

Kann ich dieselbe EORI-Nummer für verschiedene Länder verwenden?

Ja, die EORI-Nummer ist EU-weit gültig und muss nicht für jedes Land einzeln beantragt werden.

Was passiert, wenn ich meine AHV-Nummer verliere?

Sie können Ihre AHV-Nummer über Ihre Versicherungsdokumente oder direkt bei Ihrer AHV-Ausgleichskasse erneut anfordern.

Ist eine ZAZ-Nummer auch für kleine Unternehmen notwendig?

Ja, jede Firma, die in der Schweiz zollpflichtige Geschäfte tätigt, benötigt eine ZAZ-Nummer, unabhängig von ihrer Grösse.

Wie lange dauert es, eine UID-Nummer zu erhalten?

Die Bearbeitungszeit kann variieren, aber üblicherweise erhalten Sie Ihre UID-Nummer innerhalb von ca. 2 Monaten nach der Antragstellung.

Muss jede Person in der Schweiz eine AHV-Nummer haben?

Ja, jede Person, die in der Schweiz arbeitet oder wohnt, muss über eine AHV-Nummer verfügen. Diese wird automatisch bei der Geburt oder bei der Anmeldung bei einer Gemeindeverwaltung zugeteilt.

Was sind die Konsequenzen der Nichtregistrierung für eine EORI-Nummer?

Unternehmen, die keine EORI-Nummer registriert haben, dürfen keine Waren in oder aus der EU importieren oder exportieren. Dies kann zu erheblichen Verzögerungen und möglichen Strafen bei der Zollabwicklung führen.

Fazit

UID, EORI, ZAZ und AHV sind essentielle Nummern, die das geschäftliche Handeln in der Schweiz und der DACH-Region erheblich vereinfachen. Mit dem richtigen Verständnis und der korrekten Nutzung dieser Nummern können Unternehmen ihre administrativen Lasten minimieren und sich auf das Kerngeschäft konzentrieren. Nutzen Sie die verfügbaren Online-Ressourcen für eine unkomplizierte Registrierung und Verwaltung dieser wichtigen Identifikationsnummern.

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In einer Welt, in der sich Märkte und Technologien rasant weiterentwickeln, stehen kleine und mittelständische Unternehmen (KMU) vor der Herausforderung, die richtige Preisstrategie für ihre Produkte und Dienstleistungen zu finden. Die Wahl der passenden Preisgestaltung ist entscheidend für den Erfolg eines Unternehmens, da sie nicht nur den Umsatz beeinflusst, sondern auch die Kundenwahrnehmung und die Positionierung im Wettbewerb prägt. Dieser Artikel beleuchtet sowohl traditionelle als auch moderne Preisstrategien, die KMUs dabei helfen können, ihre Angebote optimal am Markt zu positionieren und ihre Geschäftsziele zu erreichen.

Aus dem Artikel erfahren Sie:

• Welchen Unternehmen eine Festpreisstrategie passt und welche besser ein hybrides Modell nutzen sollten?
• Wie lässt sich das ausgewählte Preismodell effektiv implementieren?
• Was kann man den Nutzern von Online-Produkten neben Abonnements noch anbieten?

Beginnen wir mit dem schwierigsten Teil – der Kostenberechnung.

Korrekte Kostenberechnung = mühelose Preisgestaltung

Bevor man sich für eine Preisstrategie entscheidet, ist es entscheidend, die eigene Kostenstruktur zu verstehen. Die Berechnung der Selbstkosten umfasst direkte Kosten wie Material und Arbeitsaufwand sowie indirekte Kosten wie Miete und Versicherungen. Eine genaue Kostenkalkulation bildet die Grundlage für die Preisgestaltung und stellt sicher, dass der festgelegte Preis sowohl wettbewerbsfähig als auch profitabel ist.

Der kalkulierte Selbstkostenpreis wird als minimal möglicher Preis dienen. Die weitere Preisgestaltung kann unterschiedlich erfolgen. Der Verkaufspreis für KMUs wird mithilfe eines prozentualen Aufschlags festgelegt, entsprechend den Marktpreisen oder unter Berücksichtigung der eigenen Verkaufserfahrung.

Preismodelle für klassische Dienstleistungen und Projekte

Klassische Dienstleistungen in diesem Kontext sind solche, die direkt von Mitarbeitern erbracht werden (zum Beispiel eine Marketingagentur, Taxi oder Gerätereparatur). Für solche Geschäfte gibt es drei Formen der Preispolitik: Festpreis, Stundensatz und Hybrid-Modell.

Festpreis

Der Festpreis ist eine klare Vereinbarung, bei der Dienstleistungen oder Produkte zu einem im Voraus festgelegten Preis verkauft werden. Diese Strategie wird oft in Rechnungen als pauschaler Betrag ohne Aufschlüsselung der Einzelkosten dargestellt. Unternehmen wie Bauunternehmen und Werbeagenturen nutzen häufig das Festpreismodell, da es Planungssicherheit bietet.

Ideal für Ihr Business, wenn:

• Scope des Projekts klar definiert und beiden Seiten verständlich sind.
• Sie eine einfache Budgetplanung und finanzielle Vorhersehbarkeit für sich und Ihren Kunden bevorzugen.
• Sie den Arbeitsaufwand für das Projekt im Voraus zuverlässig einschätzen können.
• Sie eine Preisstrategie suchen, die potenzielle Konflikte über zusätzliche Kosten vermeidet.
• Sie Kunden anziehen möchten, die Wert auf Transparenz und feste Preise legen.

Stundensatz

Beim Stundensatz-Modell werden Dienstleistungen auf Basis des tatsächlichen Zeitaufwands abgerechnet. Dieses Modell ist in Rechnungen als Summe der geleisteten Stunden multipliziert mit dem Stundensatz zu erkennen. Beratungsfirmen und freiberufliche Dienstleister bevorzugen oft diese Methode wegen ihrer Flexibilität.

Ideal für Ihr Business, wenn:

• Sie erwarten, dass sich der Umfang des Projekts während der Arbeit verändert oder nicht vollständig definiert ist.
• Sie eine flexible Abrechnungsstruktur bevorzugen, die es Ihnen ermöglicht, für jede tatsächlich geleistete Arbeitsstunde bezahlt zu werden.
• Ihre Kunden mit dem Konzept der Bezahlung nach Aufwand vertraut und einverstanden sind.
• Sie oft mit Projekten zu tun haben, bei denen im Vorfeld schwer abzuschätzen ist, wie viel Arbeit tatsächlich erforderlich sein wird.
• Sie sicherstellen möchten, dass alle zusätzlichen Anforderungen oder Änderungen am Projektumfang fair abgerechnet werden.

Hybrid-Modell

Das Hybrid-Modell kombiniert Festpreis- und Stundensatz-Elemente, um Flexibilität und Sicherheit zu gewährleisten. Unternehmen, die dieses Modell nutzen, bieten oft eine Grunddienstleistung zu einem Festpreis an, während zusätzliche Dienstleistungen nach Stundensatz abgerechnet werden.

Ideal für Ihr Business, wenn:

• Sie eine ausgewogene Preisstrategie suchen, die sowohl Sicherheit als auch Flexibilität bietet.
• Ihr Projekt klar definierte Abschnitte beinhaltet, für die ein Festpreis sinnvoll wäre, sowie andere Bereiche, deren Aufwand variieren könnte.
• Sie die Vorteile beider Modelle nutzen möchten, um das Risiko unvorhergesehener Mehrkosten zu minimieren.
• Es für Sie wichtig ist, dass der Kunde sich hinsichtlich der Kosten sicher fühlt, aber gleichzeitig Flexibilität bei der Projektentwicklung besteht.
• Sie klare Kriterien festlegen können, nach denen entschieden wird, welche Teile des Projekts zum Festpreis und welche nach Stundensatz abgerechnet werden.

Neue Preismodelle für Online-Produkte und Software

Moderne IT-Dienstleistungen erfordern in den meisten Fällen nicht die direkte Beteiligung von Mitarbeitern. Die beliebtesten Preisstrategien (Monetarisierungsstrategien) für solche Produkte sind Freemium, Flat-Rate-Abonnements, verbrauchsabhängige Preise und gestaffelte Tarife.

Freemium

Das Freemium-Modell bietet Nutzern eine Basisversion kostenlos an, während erweiterte Funktionen kostenpflichtig sind. Unternehmen wie Spotify und Dropbox haben dieses Modell erfolgreich eingesetzt, um eine breite Nutzerbasis aufzubauen.

Ideal für Ihr Business, wenn:

• Sie möchten eine grosse Basis an Nutzern aufbauen, indem Sie einen Teil Ihres Angebots kostenlos zur Verfügung stellen.
• Ihr Produkt oder Ihre Dienstleistung lässt sich so gestalten, dass Basisfunktionen kostenlos sind, während fortgeschrittene Features einen Mehrwert bieten, für den Nutzer bereit sind zu zahlen.
• Sie glauben daran, dass die kostenlose Nutzung Ihres Angebots das Nutzerengagement und die Markenbindung erhöht, und sehen darin eine Strategie, um langfristig zahlende Kunden zu gewinnen.

Flat-Rate-Abonnements

Flat-Rate-Abonnements bieten unbegrenzten Zugang zu einem Produkt oder einer Dienstleistung für eine feste monatliche oder jährliche Gebühr. Netflix und Adobe Creative Cloud sind bekannte Beispiele für diese Preisstrategie.

Ideal für Ihr Business, wenn:

• Sie bieten ein Produkt oder eine Dienstleistung an, das/die Nutzer regelmässig verwenden, und möchten ihnen eine unkomplizierte, vorhersehbare Preisstruktur bieten.
• Ihr Ziel ist es, durch das Abonnementmodell eine stabile Einnahmequelle zu schaffen, die auf langfristigen Kundenbeziehungen basiert.
• Sie möchten Kunden den Zugang zu Ihrem gesamten Angebot oder einem umfangreichen Teil davon gegen eine feste monatliche oder jährliche Gebühr ermöglichen.

Verbrauchsabhängige Preise

Bei verbrauchsabhängigen Preismodellen zahlen Kunden basierend auf der Nutzung. AWS und Google Cloud bieten Cloud-Dienste an, die nach dem tatsächlichen Verbrauch abgerechnet werden.

Ideal für Ihr Business, wenn:

• Ihr Angebot eignet sich besonders für eine Abrechnung basierend auf dem tatsächlichen Verbrauch der Nutzer, da dies eine faire und transparente Preisgestaltung ermöglicht.
• Sie möchten Kunden, die sich vor langfristigen Verpflichtungen scheuen, Flexibilität bieten und gleichzeitig sicherstellen, dass Sie für den tatsächlichen Nutzen, den sie aus Ihrem Produkt oder Ihrer Dienstleistung ziehen, entlohnt werden.
• Ihre Dienstleistung oder Ihr Produkt hat variable Nutzungsmuster, die sich nicht leicht in ein Pauschalpreismodell einfügen lassen.

Stufentarife

Stufentarife bieten verschiedene Preisstufen basierend auf dem Umfang der Nutzung oder der Anzahl der Funktionen (z.B. Starter, Standard und Premium). MailChimp und LinkedIn nutzen diese Strategie, um unterschiedlichen Kundenbedürfnissen gerecht zu werden.

Ideal für Ihr Business, wenn:

• Sie möchten unterschiedlichen Kundengruppen mit variierenden Bedürfnissen gerecht werden, indem Sie mehrere Preisstufen mit gestaffelten Funktionen anbieten.
• Ihr Ziel ist es, durch das gestaffelte Preismodell den Einstieg für kleinere Kunden zu erleichtern, während grössere Kunden für erweiterte Funktionen mehr zahlen.
• Sie bieten ein breites Spektrum an Funktionen oder Dienstleistungen an, die sich klar in verschiedene Pakete oder Ebenen mit zunehmendem Wert und Preis aufteilen lassen.

Welche Preisstrategie ist die beste für Startups?

Viele Startups beginnen mit einem Freemium-Modell oder Festpreisen, um Kundenanziehung zu maximieren und gleichzeitig eine einfache Preisstruktur zu bieten.

Wie oft sollte ein Unternehmen seine Preisstrategie überprüfen?

Es ist eine gute Praxis, die Preisstrategie einmal im Jahr zu überprüfen. Bei erheblichen Veränderungen auf dem Markt, in der Kostenstruktur oder im Kundenverhalten können die Preise einmal pro Quartal angepasst werden (aber nicht früher).

Können Hybrid-Modelle für alle Arten von Geschäften angewendet werden?

Ja, Hybrid-Modelle sind flexibel und können für eine Vielzahl von Geschäftstypen angepasst werden, besonders dort, wo sowohl projektbasierte als auch wiederkehrende Dienstleistungen angeboten werden. Die Herausforderung besteht darin, das richtige Gleichgewicht zwischen den Modellen zu finden.

Wie kann ein Unternehmen feststellen, ob es die richtige Preisstrategie verwendet?

Die Effektivität einer Preisstrategie kann anhand mehrerer Kriterien beurteilt werden: Kundenzufriedenheit, Umsatzwachstum, Marktanteil und Profitabilität. Feedback von Kunden und die Analyse der Verkaufszahlen bieten wertvolle Einsichten.

Welche Rolle spielen psychologische Preise in der Preisstrategie?

Psychologische Preise können die Kundensicht auf den Wert beeinflussen. Preise knapp unter einer vollen Zahl, wie 9,99 CHF statt 10 CHF, können den Eindruck des Wertes steigern und die Kaufentscheidung verbessern.

Ist eine Vorauszahlung bei einem Stundensatz-Modell üblich?

Ja, viele Dienstleister verlangen eine Vorauszahlung oder eine Anzahlung als Sicherheit und zur Deckung der initialen Kosten.

Fazit

Die richtige Preisstrategie ist ein entscheidender Faktor für den Unternehmenserfolg. Festpreis, Stundensatz oder Hybrid – jede Methode hat ihre Vorzüge und Herausforderungen. Eine sorgfältige Planung und eine transparente Kommunikation sind unerlässlich, um eine Preisstrategie erfolgreich umzusetzen. Mit der passenden Strategie können KMU ihre Position am Markt stärken und eine langfristige Beziehung zu ihren Kunden aufbauen.

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Die Anzahl der eröffneten Konkursverfahren nach dem SchKG hat im Jahr 2022 die Marke von 15’000 überschritten, während die Anzahl der eröffneten und vollstreckten Betreibungsverfahren auf einem hohen Niveau bleibt – über 4,9 Millionen. Daher ist die rechtzeitige Begleichung von Rechnungen für viele Unternehmen überlebenswichtig. Sollten Sie nicht per Vorkasse arbeiten, könnten Sie schnell Probleme mit einem Zahlungsverzug bekommen. Denn auch verantwortungsvolle Kunden übersehen oder vergessen häufig den Ausgleich Ihrer Rechnung. Mit einer freundlichen und höflichen Zahlungserinnerung sollten Sie Ihren Kunden auf die offenen Rechnungen hinweisen. Wenn das nicht ausreicht, müssen Sie eine zahlungspflichtige Mahnung schreiben. Oder Sie nutzen einfach unsere versandfertigen Vorlagen und geben dort Ihre Informationen ein.

Ihre Schritte bei Zahlungsverzug

Der übliche Ablauf besteht aus 3 Schritten:

Wenn der Kunde auch nach der letzten Mahnung nicht zahlt, kann man direkt eine Betreibung einleiten.

Wann darf man eine Zahlungserinnerung bzw. eine Mahnung versenden?

Grundsätzlich dürfen Sie selbst die Zahlungsfriste vereinbaren. Vom Bund wurde eine Empfehlung über die maximale Zahlungsfrist auf 30 Tage festgelegt. Dies gilt jetzt als Standard in der Schweiz. Bei Bedarf können Sie auch längere Friste vereinbaren. Wenn keine Zahlungsfrist vertraglich vereinbart wurde, dürfen Sie die Zahlung sofort fordern.

Empfohlene Mahnungsfristen

Was ist eine Zahlungserinnerung?

Grundsätzlich ist die Zahlungserinnerung eine freundliche Form der Mahnung und wird manchmal als die erste Mahnung bezeichnet – beide haben die gleiche rechtliche Wirkung.

Es gibt keine Vorschriften für die Form der Zahlungserinnerungen. Das Ziel ist, einen Hinweis zu geben, dass die Rechnung noch nicht bezahlt wurde. Man kann den Kunden per Post, Mail oder Telefon über die offene Rechnung informieren. SMS oder andere Messangers sind auch zulässig. Die Kommunikations­mittel definiert auch die Weise, wie Sie Ihren Kunden ansprechen: verständnisvoll und freundlich oder eher sachlich und seriös.

Was ist eine Mahnung?

Wenn der Kunde auch nach der Zahlungserinnerung die Rechnung nicht bezahlt, werden die 1. und die 2. Mahnungen versendet. Diese werden meistens trockner und sachlicher, so dass der Kunde versteht, dass es nicht nur freundliche Erinnerung, sondern eine Aufforderung ist. Oft sieht die Mahnung wie eine Rechnung mit Anleitung über Zahlungsverzug aus. In diesem Fall müssen Sie nicht, die Originalrechnung beizufügen.

In der zweiten (letzten) Mahnung wird der Kunde auf den anstehendes Betreibungsverfahren hingewiesen.

Mahngebühren: Sind sie erlaubt?

Wenn die Zahlungsfrist abgelaufen ist, darf der Rechnungssteller sofort einen Verzugszins verlangen (Art. 104 Abs. 1 OR). Wenn Sie keine Zahlungsfrist vereinbart haben, müssen Sie zuerst mahnen und damit in Verzug setzten. Der Verzugszins beträgt 5 Prozent p.a. Einen höheren Zins (bis maximal 15 Prozent) ist auch zulässig, wenn dies im Vertrag und/oder in der AGB vereinbart wurde.

Viele Unternehmen stellen aber eine zusätzliche Mahngebühr in Rechnung. Manchmal werden die beiden – Verzugszins und Mahngebühr – verrechnet. Dieser Punkt ist immer heikel: Grundsätzlich kennt das Schweizer Gesetz keine Mahngebühren, nur Verzugszins. Diese Mahngebühren zwar erlaubt sind, sind aber nicht selbst verständlich und müssen im Vertrag und/oder in der AGB explizit definiert werden.

Wie hoch darf die Mahngebühr sein?

Grundsätzlich darf das Unternehmen das selbst entscheiden. Das Gesetz kennt keine obere Grenze. Oft werden die Pauschale auf Stundenbasis berechnet: Der durchschnittliche Bearbeitungsaufwand und Versandkosten werden dem Kunden verrechnet. Erfahrungsgemäss werden die Gebühren von 20 CHF bis 50 CHF problemlos akzeptiert. Wichtig ist nur, dass die genaue Summe der Mahngebühren dem Kunden rechtzeitig – beim Vertragsabschluss – mitgeteilt wird.

Darüber hinaus sollten die Mahngebühren betragsgemäss sein: Der Kunde wird kaum verstehen, wenn er für 15 CHF Rechnung eine Gebühr von 50 CHF Zahlen muss. Und umgekehrt, bei grösseren Rechnungen werden oft grössere Mahngebühren verlangen. Viele Firmen setzen deswegen keine pauschalen Gebühren, sondern passen diesen dem Rechnungsbetrag entsprechend. Übertreiben Sie aber nicht: Die Mahngebühr muss angemessen bleiben. Aus Rechtspraxis bedeutet es meistens 5 bis 10 Prozent des Rechnungsbetrags.

Zahlungserinnerung und Mahnung: was gehört zum Schreiben?

FAQ zum Zahlungserinnerungen und Mahnungen

Was ist der Unterschied zwischen einer Zahlungserinnerung und einer Mahnung?

Beide haben die gleiche rechtliche Bedeutung. Der Hauptunterschied besteht hauptsächlich in der Formulierung. Man erkennt, ob es sich um eine Zahlungserinnerung oder eine Mahnung handelt, hauptsächlich am Ton der Mitteilung: Die Zahlungserinnerung ist oft höflich und freundlich formuliert, während die Mahnung in der Regel formeller ist und eine ausdrückliche Zahlungsaufforderung mit bestimmten Zahlungsfristen enthält.

Ist eine Mahnung per Mail zulässig?

In der Schweiz ist das Mahnwesen gesetzlich nicht einheitlich geregelt. Es gibt keine spezifischen Vorschriften bezüglich der Form oder Fristen. Das bedeutet, dass ein Unternehmen Mahnungen per Briefpost, E-Mail oder sogar per SMS versenden kann. Es wird jedoch empfohlen, Mahnungen schriftlich per E-Mail oder Briefpost zu versenden. Dies ermöglicht es Ihnen, sich in Zukunft darauf zu beziehen.

Wie lange ist die Zeitdauer zwischen einer Zahlungserinnerung und einer Mahnung?

Es wird empfohlen, dass die Mahnintervalle einen Zeitraum von 1 bis 2 Wochen umfassen. Die Beachtung des Abstands zwischen den einzelnen Zahlungserinnerungen ist sehr wichtig, denn Kontinuität und regelmässige Intervalle bei den Mahnungen bilden die Grundlage für eine erfolgreiche Zahlungsaufforderung.

Wie viel Zeit zwischen der 1. und 2. Mahnung?

Bei ausbleibender Zahlung innerhalb von 2 Wochen nach der ersten Mahnung kann eine zweite Mahnung erfolgen. Es ist ausreichend, wenn der Gläubiger klar und eindeutig zum Ausdruck bringt, dass er die geschuldete Leistung einfordert. Inhaltlich kann die zweite Mahnung als ausdrückliche «Mahnung» formuliert werden, in der deutlich darum gebeten wird, die Leistungspflicht nunmehr innerhalb einer festgelegten Frist zu erfüllen.

Wie viele Mahnungen vor Betreibung sind standardmässig in der Schweiz vorgesehen?

In der Schweiz ist in der Praxis ein dreistufiges Mahnsystem üblich. Nach Ablauf der vereinbarten Zahlungsfrist (normalerweise 30 Tage, sofern keine andere Frist festgelegt wurde) wird in der Regel eine Zahlungserinnerung (erste Mahnung) verschickt, üblicherweise zehn Tage danach. Anschliessend folgen eine zweite Mahnung und eine dritte, letzte Mahnung, in der dem säumigen Zahler mit Betreibung gedroht wird.

Was passiert nach der 3. Mahnung?

Wenn ein Kunde trotz mehrfacher Mahnungen die Rechnung nicht begleicht, bleibt als letzte Möglichkeit die Durchführung einer Betreibung. Die gesetzlichen Bestimmungen hierfür finden sich im Schuldbetreibungs- und Konkursgesetz (SchKG) wieder. Das SchKG unterscheidet zwischen zwei Arten der Schuldbetreibung: die Betreibung auf Pfandverwertung und die Betreibung auf Konkurs.

Betreibung auf Pfandverwertung und die Betreibung auf Konkurs: Was ist der Unterschied?

Die Betreibung auf Pfandverwertung wird angewendet, um die offene Forderung mithilfe eines Pfandobjekts zu begleichen. Dabei kann es sich um verschiedene Arten von Pfandobjekten handeln, wie beispielsweise Immobilien, Fahrzeuge, Wertgegenstände und ähnliches.

Die Betreibung auf Konkurs hingegen wird eingesetzt, wenn der Schuldner zahlungsunfähig ist und nicht in der Lage ist, seine Schulden zu begleichen. In diesem Fall wird ein Konkursverfahren gegen den Schuldner eingeleitet, bei dem das gesamte Vermögen des Schuldners verwertet wird, um die Forderungen der Gläubiger anteilig zu befriedigen.

Wenn Sie das Gefühl haben, dass Sie in einigen Aspekten dieses Themas nicht vollständig sicher sind, sind Sie nicht allein! Es ist ganz normal, offene Fragen zum Thema Zahlungserinnerungen und Mahnungen zu haben. In solchen Fällen empfiehlt es sich, sich von erfahrenen Experten beraten zu lassen, um klare Antworten und professionelle Unterstützung zu erhalten.

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Im Jahr 2019 wurden in der Schweiz so viele Unternehmen gegründet wie nie zuvor. Gemäss dem Institut für Jungunternehmen (IFJ) betrug die Zahl neugegründeter Unternehmen 44’482. Dieser Rekord entspricht einer Zunahme von 3% Prozent gegenüber dem Vorjahr. Besonders viele Neugründungen gab es in den Branchen Hightech, IT, Mobilität, Beratung, Architektur und Ingenieurwesen, Transport und Logistik sowie im Immobilienwesen. Der Trend geht vorerst weiter: Die Zahl der in den ersten beiden Monaten dieses Jahres gegründeten Startup-Unternehmen stieg gegenüber der Vorperiode um 6,5%.

Einen immer grösseren Anteil daran haben die Ausländer: Mittlerweile werden 40 Prozent der Unternehmen von Personen ohne Schweizer Pass gegründet. Dies deutet stark darauf hin, dass die Schweiz als Innovationsweltmeister und aufgrund niedriger Besteuerung hochattraktiv ist.

99.7% der Unternehmen in der Schweiz gelten gemäss den neusten provisorischen Zahlen des Bundesamts für Statistik als Klein- und Mittelunternehmen (KMU).

Besonderheiten bei Firmengründungen durch ausländische Staatsangehörige

Die Staatsangehörigkeit ist wichtig

Es gibt rechtliche Unterschiede zwischen EU-/EFTA-Bürgern und Bürgern aus anderen Staaten. Während für EU-/EFTA-Bürger mit einem gültigen Arbeitsvertrag der Prozess für eine Wohnsitznahme in der Schweiz deutlich vereinfacht ist, haben Bürger aus Drittstaaten deutlich höhere Hürden zu überwinden. Das betrifft vorrangig den Erhalt der Arbeits- und Aufenthaltsbewilligung.

Nicht alle Unternehmensformen sind einfach verfügbar

Die Bedingungen für die Gründung eines Unternehmens durch ausländische Staatsangehörige in der Schweiz sind je nach Rechtsform unterschiedlich:

Einzelunternehmen und Selbstständige

Einzelunternehmen sind personenbezogene Gesellschaften und dienen dem Selbständigerwerbenden als unternehmerische Institution.
Personen aus EU-/EFTA-Ländern, die einen Anspruch auf freien Aufenthalt und freies Arbeiten in der Schweiz haben, können problemlos eine Einzelfirma gründen, wenn sie im Besitze einer Aufenthaltsbewilligung (B-Bewilligung) sind.

Personen aus Drittstaaten müssen ein entsprechendes Gesuch bei den zuständigen kantonalen Behörden stellen, um einen Anspruch auf Aufenthalt und Erwerbstätigkeit zu erhalten. Aber die Hürden dafür sind sehr hoch. Für Personen mit einer Niederlassungsbewilligung C gibt es allerdings eine Ausnahme: Sie haben das vorbehaltlose Recht, ein Einzelunternehmen oder eine Kollektivgesellschaft in der Schweiz zu gründen.

Ausländische Staatsangehörige mit Einzelfirma und mit einer B-Bewilligung sind in der Schweiz nicht quellenbesteuert. Als unselbständig Erwerbende mit B-Ausweis wären sie allerdings quellenbesteuert.

Aktiengesellschaften (AG) und Gesellschaften mit beschränkter Haftung (GmbH)

AG und GmbH sind Kapitalgesellschaften und eigenständige juristische Personen. In diesem Fall benötigen sie deshalb mindestens eine natürliche Person, die sie vertreten kann. Dafür muss diese Person zwingend in der Schweiz ihren Wohnsitz haben und über eine Aufenthalts- und Arbeitsbewilligung verfügen. Dies gilt selbstverständlich für Personen aus EU-/EFTA-Ländern wie auch für Personen aus Drittstaaten, obwohl für diese die Erlangung der Bewilligungen bedeutend schwieriger ist.

Bankkonto des Unternehmens

Einzelfirmen

Es ist schwierig, als Ausländer (selbst aus EU- bzw. EFTA-Ländern) mit durchschnittlichen finanziellen Mitteln und Wohnsitz ausserhalb der Schweiz ein Bankkonto für die eigene Einzelfirma zu eröffnen. Ein Wohnsitz ist fast immer Pflicht, damit eine Bank ein Firmenkonto eröffnet.

Juristische Personen

Für AGs und GmbHs in Gründung ist die Eröffnung eines Bankkontos einfacher, auch wenn die Gründung auf ausländische Staatsangehörige – unter Umstanden ohne Wohnsitz in der Schweiz – zurückgeht. Häufig verlangen die Banken aber einen Businessplan oder den Nachweis genügender finanzieller Mittel.

Wichtige Punkte kurz zusammengefasst

1. Kann ein Ausländer in der Schweiz eine Firma gründen?

Ja, eine Person ohne Wohnsitz in der Schweiz kann hier ein Unternehmen gründen. Alle EU-/EFTA -Bürger können sich in der Schweiz selbstständig machen. Um ein Einzelunternehmen in der Schweiz zu gründen, muss ein Ausländer eine Aufenthaltsbewilligung (B-Bewilligung) haben. Bei der Gründung einer Aktiengesellschaft (AG) oder Gesellschaft mit beschränkter Haftung (GmbH) muss mindestens ein Gründer Schweizer sein.

2. Wie kann ich in der Schweiz eine Firma gründen?

Um in der Schweiz ein Unternehmen zu gründen, müssen Ausländer einen Kanton und die Rechtsform des Unternehmens wählen, einen Firmensitz (Domizil) erhalten, ein Bankkonto eröffnen und sich beim Handelsregister anmelden.

Der Kanton spielt dabei eine Schlüsselrolle. Einige Kantone wie Zug und Nidwalden bieten zum Beispiel sehr niedrige Unternehmenssteuersätze. Andere Kantone können hingegen mit guter Infrastruktur oder bereits vorhandenen Branchen-Cluster aufwarten.

3. Was kostet es, in der Schweiz eine Firma zu gründen?

Die Verwaltungskosten für die Gründung eines Schweizer Unternehmens liegen zwischen 120 und 2600 Franken. Die Höhe dieser Kosten variiert je nach Unternehmensform und Kanton. Hier ist eine Übersichtstabelle der Kosten einer Firmengründung laut easygov.swiss.

Für die Gründung einer GmbH benötigen Sie zudem ein Grundkapital von mindestens CHF 20’000. Für eine AG beträgt das Mindestgrundkapital CHF 100’000.

4. Wie hoch sind die Unternehmenssteuern in der Schweiz?

In der Deutschschweiz liegt der durchschnittliche Unternehmenssteuersatz bei 8,7% (Stand 2021). Die Steuern sind am tiefsten in Zug (5,1%) und am höchsten – in Zürich (16,5%). Eine Übersicht der Staats- & Gemeindesteuernsätze für alle deutschsprachigen Kantone finden Sie in diesem Artikel.

5. Wann muss ich in der Schweiz ein Gewerbe anmelden?

Das Gewerbe muss angemeldet werden, wenn es sich um eine AG oder GmbH handelt und wenn Ihr Umsatz CHF 100’000 übersteigt. Zudem ist die Registrierung unabhängig von der Unternehmensform obligatorisch, wenn Sie ein Handels-, Fabrikations- oder ein anderes nach kaufmännischer Art geführtes Gewerbe betreiben (Art. 934 Abs. 1 OR). Dazu müssen Sie sich an das Handelsregister Ihres Kantons wenden und die entsprechenden Formulare ausfüllen.

Zusammenfassende Infografik “Besonderheiten bei Firmengründungen durch ausländische Staatsangehörige”

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Damit man eine vorschriftsmässige Rechnung erstellt, müssen diverse formale Kriterien und gesetzliche Vorgaben erfüllt werden. Neben dem Versand an Kunden spielen Rechnungen auch als Belege in der Buchhaltung (Berichterstattung oder als Steuernachweis) eine wichtige Rolle. Auch deshalb kann ein Nichtbeachten der Vorgaben für beide Rechnungsparteien negative Auswirkungen haben. Beispielsweise wirkt sich ein Verstoss des Rechnungsstellers gegen die Mehrwertsteueranforderungen in der Rechnung direkt auf den Vorsteuerabzug des Rechnungsempfängers aus. Um derartige Situationen zu vermeiden, muss man die erforderlichen Komponenten kennen, die in der Rechnung angegeben werden müssen. Das ist grundsätzlich nicht kompliziert. Wir haben jedoch die Feststellung machen müssen, dass bei den meisten Neugründungen oder Start-ups fehlerhafte Rechnungen keine Ausnahmen sind. Deshalb haben wir alle wichtigen Anforderungen im Infografik-Beispiel zusammengefasst und eine Rechnungsvorlage erstellt, die bei Bedarf verwendet werden kann.

Es gibt zwei Optionen, eine Rechnung zu schreiben. Die Rechnung kann entweder manuell über zuvor vorbereitete Vorlagen in MS / Open Office-Programmen oder automatisch über spezielle Softwareprogramme oder Online-Rechnungsprogramme geschrieben werden. Beide Möglichkeiten funktionieren. Für welche Option Sie sich entscheiden, hängt von Ihren persönlichen Vorlieben, der Verfügbarkeit des Budgets, der Komplexität der Aufgaben und dem Umfang der erforderlichen Kontrollen ab.

Die korrekte Rechnung besteht aus folgenden Komponenten:

Folgen Sie unserem Beispiel und erstellen Sie problemlos Ihre eigene Vorlage, um Ihre erste Rechnung schreiben oder die Richtigkeit bestehender Rechnungen zu überprüfen. Falls Sie jedoch keine Zeit für die Erstellung einer Vorlage haben, haben wir ein Exemplar für Sie in Excel erstellt. Laden Sie die Vorlage unter diesem Link herunter.

Beim Erstellen einer Rechnung in der Schweiz gibt es einige gängige Fehler, die vermieden werden sollten, um sicherzustellen, dass die Rechnung korrekt und rechtsgültig ist.

Häufige Fehler beim Erstellen einer Rechnung in der Schweiz

Unvollständige oder fehlende Angaben

Es ist wichtig, alle notwendigen Informationen auf der Rechnung anzugeben, einschliesslich Absender- und Empfänger­daten, Rechnungs­nummer, Rechnungs­datum, detaillierte Beschreibung der gelieferten Waren oder erbrachten Dienstleistungen, Rechnungs­betrag und MwSt.-Nr.

Fehler in Rechnungspositionen

Jeder Posten in der Rechnung muss den Waren oder Dienstleistungen entsprechen, die das Unternehmen anbietet. Das bedeutet, dass eine Rechtsfirma keine Rechnung für die Erstellung einer Website oder den Verkauf von Büromöbeln ausstellen kann. Ausserdem sollten Sie sorgfältig überprüfen, ob die Menge, der Preis und der Gesamtbetrag in der Rechnung mit dem Empfänger der Rechnung vereinbart wurden. Es ist einfacher, die Rechnung im Voraus abzustimmen, als später Gelder zurück­zuerstatten und alles neu zu bearbeiten.

Fehlerhafte Berechnung der Mehrwertsteuer

Die Mehrwert­steuer muss korrekt berechnet und angegeben werden. Es ist wichtig, den richtigen MwSt-Tarif (7,7% / 3,7% / 2,5%) für die entsprechenden Waren oder Dienstleistungen zu verwenden und den Mehrwert­steuer­betrag deutlich zu kennzeichnen.

Unklare oder fehlende Zahlungsbedingungen

Die Zahlungs­bedingungen sollten klar und deutlich auf der Rechnung angegeben werden, einschliesslich des Zahlungs­zeitpunkts, des Zahlungs­ziels und der akzeptierten Zahlungs­methoden. Damit vermeiden Sie Miss­verständnisse.

Fehlende Kopie der Rechnung

Es ist ratsam, eine Kopie der Rechnung für Ihre eigenen Aufzeichnungen aufzubewahren, um die Buchhaltung zu unterstützen und im Bedarfsfall den Nachweis über eine ordnungsgemäss erstellte Rechnung zu haben.

Durch Vermeiden dieser häufigen Fehler und Gewährleisten, dass Ihre Rechnungen alle erforderlichen Angaben enthalten, können Sie sicherstellen, dass Ihre Rechnungen rechtlich gültig und korrekt sind.

FAQ zu Rechnungen in der Schweiz

Wie lange sollte eine Rechnung aufbewahrt werden?

In der Schweiz müssen Rechnungen mindestens 10 Jahre lang aufbewahrt werden. Rechnungen, die sich auf den Kauf und Verkauf von Immobilien beziehen, müssen mindestens 20 Jahre lang aufbewahrt werden.

Was ist der Unterschied zwischen einer Rechnung und einer Quittung?

Eine Quittung ist eine Zahlungsbestätigung, die normalerweise keinen Namen enthält. Rechtlich gesehen ist eine Quittung für Beträge von CHF 400 oder mehr nicht mehr gültig, und es muss eine Rechnung ausgestellt werden, die alle gesetzlich vorgeschriebenen Informationen enthält.

Was ist eine Pro-forma-Rechnung?

Eine Pro-forma-Rechnung oder «formelle» Rechnung ist eine vorläufige Rechnung, die dem Kunden als Kostenvoranschlag dient. Grosse Unternehmen verwenden häufig Pro-forma-Rechnungen, um den internen Einkaufsprozess einzuleiten.

Was ist eine digitale Rechnung?

Eine digitale Rechnung ist eine Rechnung, die ausschliesslich in digitaler Form vorliegt, wie z. B. als PDF, Excel oder auf einer Website. Und seit 2020 hat die Schweiz QR-Rechnungen eingeführt, die auch als digital gelten.

Muss ich eine Papier- oder PDF-Kopie der Rechnungen aufbewahren, die ich versende?

Nein, es ist nicht erforderlich, eine Papier- oder PDF-Kopie der versendeten Rechnungen aufzubewahren, wenn Ihr Rechnungs­system die erforderlichen Informationen enthält. Sie können jederzeit eine Kopie der gesendeten Rechnung erstellen, die von den Steuerbehörden akzeptiert wird.

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Was haben ein Berater, ein Kinder­hort und ein Fitness­center gemeinsam? Ihre Arbeit erfordert sehr spezifische Verträge. Ein klassischer Service- oder Rahmen­vertrag kann zwar die Grundlage für ihre Tätigkeit bilden, ist aber kaum geeignet, sie vor allen Risiken ihres Jobs zu schützen.

Natürlich reicht für einen Freiberufler oder einen Selbstständigen ein Werkvertrag aus. Aber bei KMUs (AG, GmbH) benötigt man Dutzende von Verträgen mit unterschiedlichen Themen. Darüber hinaus müssen sie auch noch optimal verwaltet werden, nämlich:

• Laufzeiten kontrollieren, um sie im Voraus zu verlängern
• Zugriff von Mitarbeitern auf diese Dokumente zu überwachen
• Informationen bei Änderungen der Rechtsform oder Adresse zu korrigieren
• Preise, Unterzeichner usw. aktualisieren.

In früheren Artikeln dieser Reihe haben wir die Gegenstände eines Vertrags beschrieben und Ihnen dargestellt, wie Sie die häufigsten Fehler bei der Vertrags­gestaltung vermeiden. Hier erfahren Sie, wo Sie kostenlose Muster erhalten oder professionelle juristische Unterlagen erwerben können, um individuelle Verträge zu erstellen. Wir sprechen auch spezielle Online-Tools für die Erstellung von Verträgen an und informieren über bewährte Buchhaltungs­software, die Funktionen für das Dokumenten­management (DMS) enthält.

Wo kann man Vorlagen für einfache Verträge gratis herunterladen?

Manchmal sind die benötigten Vertrags­vorlagen nicht kostenlos verfügbar, veraltet oder einfach nur von geringer Qualität. In dieser Situation ist es Plan B, in kommerziellen Ressourcen danach zu suchen. Als nächstes verraten wir Ihnen, in welchen Online­shops Sie die gewünschte Vertrags­vorlage kaufen können.

Wo kann man professionelle Vertragsvorlagen kaufen?

Neben Fachartikeln und Weiter­bildungs­angeboten bietet das bekannte Schweizer Portal Weka auch Vorlagen für Verträge und vergleichbare Dokumente an. Alle Dokumente sind in Paketen von 2 bis 100 Dateien zusammengefasst, die für eine bestimmte Branche geeignet sind. Beispiels­weise das Download-Paket Lohn­buchhaltung, Download-Paket Muster­verträge für KMU-Geschäfts­führer, Download-Paket Darlehens­vertrag. In der Regel bewegen sich die Preise für diese Pakete zwischen 30 und 300 Franken, wobei Weka regelmässig bis zu -50% Rabatt gewährt.

Zentrales Argument für das Portal ist das Abonnement für eine Wissens­datenbank. Die Benutzer können sich eine Kategorie auswählen und erhalten Zugang zu allen Informationen, Vorlagen, Beispielen usw. Eines der meistverkauften Produkte, WEKA Muster­verträge, bietet beispielsweise Zugang für 398 CHF pro Jahr zu mehr als 1.000 Geschäfts­verträgen und Vorlagen.

Die Website Schweizer-Verträge.ch ist ein Projekt von Weka. Hier finden Sie Vorlagen und Beispiele für einzelne Geschäfts­verträge. Die Datenbank umfasst derzeit 424 Dateien zu Preisen ab 30 Franken.

Kategorien von Schweizer-Verträge.ch Vertrags­vorlagen:

• Arbeits­vertrag
• Aufträge an Dritte
• Bau­vertrag
• Eherecht
• Erbrecht
• Finanzierung und Sicherheiten
• IT-Wartung und Lizenzen
• Kauf und Verkauf
• Kündigung
• Miete und Pacht
• Nachfolge­planung
• Transport
• Unternehmens­führung und Gründung
• Vertrieb und Sponsoring
• Zusammen­arbeit und Entwicklung

Wie Weka bietet auch das Portal startups.ch seinen Nutzern thematische Vertrags­sammlungen und Dokument­boxen. Auf der Website finden Sie 12 Themen, einschliesslich Buchhaltung, Arbeits­verträge, Website & Webshop. Der Preis für die Dokument­boxen liegt zwischen 99 und 199 Franken.

Ein Beispiel für den Inhalt der «Buchhaltung Dokumentbox»:

• Vorlage für einfache Buchhaltung
• Inventar­liste (Excel)
• Vorlage für Einnahmen, Ausgaben, Inventar (Excel)
• Abschreibungs­sätze Anlage­vermögen (PDF)
• Offerte ohne MwSt. (Excel)
• Offerte mit MwSt. (Excel)
• Rechnung ohne MwSt. (Excel)
• Quittung (Word)
• Rechnung mit MWST (Excel)
• Standard­brief (Word)
• Kurzbrief (Word)
• Mahnung (Word)

Neben dem Angebot von Vertrags­vorlagen bietet startups.ch auch die Option, individuelle Verträge nach eigenen Bedürfnissen zu erstellen. Dazu füllt muss man einen Fragebogen aus und wählt das gewünschte Dokument aus. Nach Eingabe aller notwendigen Daten und einer individuellen Anpassung erhält der Nutzer ein fertiges Dokument, das er sofort einsetzen kann. Die Preise für solche personalisierten Verträge beginnen bei 350 Franken.

Verträge, die auf startups.ch zur individuellen Anpassung verfügbar sind:

• Arbeits­vertrag
• AGB
• Daten­schutz­erklärung
• Geheim­haltungs­vereinbarung
• Aktionär­bindungs­vertrag (AG)
• Gesellschafter­vertrag (GmbH)
• Gesellschafter­vertrag (KlG)

Während startups.ch nur die Möglichkeit bietet, Verträge mit Ihren Daten zu versehen und deren Inhalt minimal anzupassen, gibt es aber auch spezielle Web­dienste für die Vertrags­erstellung. Sie bieten nicht nur die Möglichkeit der Anpassung, sondern auch flexible Formatierungs- und Dokumenten­verwaltungs­funktionen (DMS). Im nächsten Abschnitt werden wir uns mit den führenden Anbietern auf dem deutschsprachigen Markt befassen.

Wo kann man einen Vertrag online erstellen und verwalten?

Approovd wie ein Legal-Tech Firma unterstützt KMUs ohne tiefgreifende juristische Kenntnisse bei der Erstellung und Überwachung von Verträgen. Die Nutzer müssen sich nur registrieren, eine Vorlage auswählen und das Formular ausfüllen. Anschliessend steht der Vertrag zum Download bereit. Sämtliche Approovd-Dokumenten­vorlagen werden von Juristen nach Schweizer Recht erstellt.

Die deutschen Anwälte von Smartlaw haben ein Vertrags­management-Service mit Schwerpunkt auf Daten­sicherheit entwickelt. Diese Rechts­anwalts­gesellschaft verfügt über zahlreiche Qualitäts­zertifikate für Daten­sicherheit und erweitert regelmässig ihre Datenbank um weitere Vertrags­vorlagen. Gemäss ihrer Preispolitik bietet Smartlaw ihre DMS-Dienste sowohl für Unternehmen als auch für Privat­personen an. Zudem kann jeder Nutzer auf die juristische Wissens­datenbank zurückgreifen oder eine fachliche Beratung in Anspruch nehmen.

Die Legal-Tech Plattform top.legal ist ein modernes digitales Hub für die Erstellung und Verwaltung von Verträgen. Mit seinem innovativen Ansatz liefert top.legal bequemste und effizienteste Werkzeuge für schnelle Vertrags­abschlüsse. Während andere DMS sich auf die Anzahl und die Raffinesse ihrer Vertrags­vorlagen konzentrieren, setzt top.legal auf Teamarbeit. Jede Unternehmens­abteilung kann mit diesem Programm auf ihre individuellen Bedürfnisse zugeschnittene Dokumente erstellen, die anschliessend von einem Juristen oder Finanz­kontrolleur geprüft werden können. Dieses System ist sehr hilfreich, wenn ein Unternehmen einen dynamischen Dokumenten­fluss aufweist.

Das weltweit aktive Unternehmen PandaDoc mit Hauptsitz in den USA unterstützt Unternehmen bei der Erstellung, Verwaltung, Kommunikation, Freigabe und Sicherung von Dokumenten. Sie verstehen es als ihren Auftrag, den Workflow von Unterlagen von der Erstellung bis zur Unterzeichnung in allen Phasen zu vereinfachen. Dafür bieten sie Vorlagen für Preis­listen, Angebote und Verträge an. Ihr Legal-Tech Produkt beinhaltet auch einen praktischen Editor für die Erstellung massgeschneiderter Formulare für geschäftliche Anforderungen. In PandaDoc kann ein Unternehmen sein Team zusammenstellen, Rollen zuweisen, Kunden­kontakt­daten zum Einsatz in Verträgen eingeben, einen automatisierten Arbeitsablauf entwickeln, elektronische Unterschriften verwalten und vieles mehr, um den Dokumentenfluss zu optimieren.

Diese Dokumenten­verwaltungs­systeme verfügen über an grosse Anzahl an nützlichen Funktionen, wobei es aber eher unwahrscheinlich ist, dass KMUs sie alle benötigen. Einige wichtige Funktionen, wie die Speicherung oder Kontrolle von Verträgen, sind möglicherweise bereits in Ihrer Buchhaltungs­software integriert. Wenn Sie auf der Suche nach einem umfassenden System sind, empfehlen wir Ihnen daher, sich die folgenden Programme anzusehen.

Wir hoffen, dass wir Ihnen helfen konnten, die Erstellung und Verwaltung von Verträgen so effizient und organisiert wie möglich zu gestalten. Noch einmal möchten wir Sie daran erinnern, dass Sie in unserem Forum Fragen zu diesem und anderen Themen stellen können. Und wenn Sie einen komplexen Vertrag prüfen oder entwerfen müssen, zögern Sie nicht, in unserem Katalog einen Rechtsberater zu suchen.

Carpe diem!

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Als Vermieter ist es Ihre Verantwortung, eine ordnungsgemässe Neben­kosten­abrechnung oder Betriebs­kosten­abrechnung zu erstellen und dem Mieter zukommen zu lassen. Diese Abrechnung gibt Auskunft darüber, ob der Mieter eine Nachzahlung leisten oder ein Guthaben erhalten muss. Um Streitigkeiten zu vermeiden, ist es wichtig, dass die Abrechnung korrekt und vollständig ist. In diesem Artikel finden Vermieter wichtige Informationen zu diesem Thema.

1. Welche Gesetze regeln die Neben­kosten­abrechnung?

Nebenkosten beziehen sich auf die Kosten, die dem Vermieter für Leistungen entstehen, die mit der Nutzung der Mietwohnung in Verbindung stehen. Hierzu gehören insbesondere Heiz- und Warmwasserkosten sowie ähnliche Betriebskosten und öffentliche Abgaben, die ausschliesslich mit der Nutzung der Mietwohnung zusammenhängen.

Der Mieter ist nur dann verpflichtet, die Nebenkosten zu zahlen, wenn sie im Mietvertrag ausdrücklich aufgeführt sind. Sind keine Nebenkosten im Mietvertrag aufgeführt, geht das Gesetz davon aus, dass diese bereits im Mietzins enthalten sind. Die Art. 4 bis 8 des VMWG enthalten detaillierte Bestimmungen zur Nebenkostenabrechnung, einschliesslich der pauschalen Abrechnung solcher Kosten, der anrechenbaren Heiz- und Warmwasserkosten sowie der Heizkostenabrechnung selbst.

2. Welche Kosten sind zulässig und welche nicht?

Der Vermieter kann nur die Neben­kosten auf den Mieter übertragen, die gesetzlich erlaubt sind und im Zusammenhang mit dem Gebrauch der Mietsache stehen. Die Mietrechts­verordnung gibt eine ausführliche Liste der abrechenbaren Betriebs­kosten für Heizung, Wartung und Kontroll­arbeiten, aber keine Kosten für Instand­haltung, Renovierung und Ersatz­anschaffungen.

3. Wie ist eine Neben­kosten­abrechnung aufgebaut?

Die Neben­kosten­abrechnung sollte bestimmte Angaben enthalten, wie eine Auflistung der erlaubten Neben­kosten wie Heizung und Warm­wasser, den Gesamt­betrag der Neben­kosten, den Verteilungs­schlüssel zwischen den Miet­parteien und den Gesamt­betrag, den die Mieter entweder schulden oder zurück­erhalten. Es gibt keine standardisierte Vorlage für eine Neben­kosten­abrechnung, da jedes Gebäude und jede Wohnung individuell abgerechnet wird.

In der Regel werden die Kosten basierend auf dem Verhältnis der Wohnflächen auf die Mieter aufgeteilt, ausser bei Kabel-TV-Fernsehgebühren. Bei Mehr­familien­häusern werden die Gesamt­kosten auf alle Miet­parteien verteilt, basierend auf einem klar nach­voll­ziehbaren Verteiler­schlüssel. Der Vermieter kann den Verteiler­schlüssel nur unter bestimmten Fristen und Form­vorschriften ändern.

Mögliche Aufschlüsselungen:

• Verteil­schlüssel (mit Faktor X)
• Nach Volumen
• Nach Fläche
• Gleich­verteilt
• Nach Personen­anzahl
• Individuelle Messung

Bei gewerblichen Vermietungen variiert die Neben­kosten­belastung, da der Mieter alle Kosten für den Ausbau, Betrieb und Unterhalt der Räume trägt. Die Erstellung einer Neben­kosten­abrechnung für Gewerbeflächen hängt vom Mietvertrag und dem Gebäude ab. Laut dem Energiegesetz von 1998 müssen für Neubauten verbrauchs­abhängige Heiz- und Warmwasser­kosten­abrechnungen erstellt werden. Ein Drittel der Kantone fordert auch für Altbauten verbrauchs­abhängige Abrechnungen, die bei der kantonalen Energie­fach­stelle angefordert werden können.

4. Welche Möglichkeiten zur Abrechnung der Nebenkosten gibt es?

Pauschale

Der Vermieter kann sich dafür entscheiden, mit dem Mieter eine pauschale Vereinbarung für die Neben­kosten zu treffen. Der Pauschal­betrag wird aus dem Durchschnitt der Heiz- und Neben­kosten der letzten drei Jahre errechnet. Wenn eine Pauschale vereinbart wurde, ist der Vermieter nicht verpflichtet, eine Neben­kosten­abrechnung zu erstellen. Weder der Vermieter noch der Mieter können Nach­forderungen oder Rück­forderungen geltend machen, wenn die Pauschale nicht mehr die effektiven Kosten der Nebenkosten deckt. Der Vermieter muss drei weitere Jahre warten, um einen neuen Durchschnitts­wert zu errechnen, der dann mit der aktuellen Pauschale verglichen werden kann. Wenn der neue Durchschnitts­wert höher ist, kann der Vermieter die Pauschale um den Differenz­betrag erhöhen. Der Vermieter ist verpflichtet, eine solche Erhöhung dem Mieter mithilfe des amtlichen Miet­zins­anpassungs­formulars mit Begründung und Einhaltung der gesetzlichen Fristen und Termine mitzuteilen.

Wenn der Mieter Bedenken hat, dass die Pauschale zu hoch ist, kann er Auskunft über die Durchschnitts­kosten verlangen und eine Anpassung beantragen.

Akonto­zahlungen

Bei Akonto­zahlungen oder Abschlags­zahlungen zahlt der Mieter im Voraus für die Neben­kosten einen bestimmten Betrag, der einmal jährlich nach Ablauf der Rechnungs­periode abgerechnet wird.

5. Was geschieht, wenn neue Neben­kosten hinzukommen?

Wenn der Vermieter neue Neben­kosten einführt, die der Mieter bezahlen muss, dann handelt es sich um eine Miet­zins­erhöhung. Der Vermieter muss dabei die Vorschriften zur Miet­zins­erhöhung einhalten. Falls die zusätzlichen Neben­kosten zu einer höheren Pauschale führen, muss der Vermieter dem Mieter dies unter Angabe von Gründen und Einhaltung der Fristen und Termine per amtlichem Miet­zins­anpassungs­formular mitteilen.

6. Wer bezahlt bei Leerstand die Neben­kosten­abrechnung?

Wenn eine Wohnung oder ein Geschäfts­raum leer steht, muss der Vermieter die anfallenden Neben­kosten tragen. Normalerweise kann er die Neben­kosten und Heiz­kosten nicht auf die anderen Mieter im Haus umlegen.

Es gibt jedoch eine Ausnahme: Wenn es keine individuellen Heiz­kosten­zähler gibt und die leerstehenden Räume nur beheizt werden, um Frostschäden zu vermeiden, darf der Vermieter einen Teil der Heiz­kosten auf die anderen Mieter umlegen. Die Verteilung der Heizkosten auf die leeren Räume richtet sich nach dem Verteilschlüssel gemäss Art. 7 des Schweizerischen Obligationenrechts (OR):

• 2/3 bei Zwei- bis Drei­familien­häusern
• 1/2 bei Vier- bis Acht­familien­häusern
• 1/3 bei grösseren Gebäuden sowie Büro- und Geschäfts­häusern

7. Welche Rechte hat der Mieter bei einer fehler­haften Neben­kosten­abrechnung?

Wenn die Neben­kosten­abrechnung unverständlich, ungenügend oder fehlerhaft ist, hat der Mieter das Recht, die Belege einzusehen, auf deren Basis die Abrechnung erstellt wurde. Der Vermieter kann darauf bestehen, dass der Mieter die Belege an dessen Wohn- oder Geschäfts­sitz einsehen muss, sofern sich dieser Ort in der Nähe des Mieters befindet. Wenn der Vermieter Kopien der Belege versendet, kann er dafür ein Entgelt verlangen. Wenn der Mieter mit Positionen in der Abrechnung nicht einverstanden ist, kann er eine Korrektur verlangen und eine schriftliche Begründung für die Abweichungen vorlegen. Der Mieter hat das Recht, eine entsprechende Reduzierung der Kosten zu verlangen. Es gibt keine gesetzliche Frist für die Einsprache beim Vermieter oder für die Anfechtung bei der Schlichtungs­stelle. Der Vermieter darf dem Mieter auch nicht das Recht auf Einsicht in die Belege zwecks detaillierter Abrechnung befristen.

8. Was passiert, wenn der Mieter die Neben­kosten­abrechnung nicht bezahlt?

Wenn der Mieter nicht innerhalb von 30 Tagen nach Erhalt der Neben­kosten­abrechnung schriftlich Einspruch beim Vermieter erhebt, gilt die Abrechnung als vom Mieter genehmigt. Wenn der Mieter die Einsicht in die Belege verlangt, beginnt die 30-tägige Frist zur Einsprache erst, nachdem alle Belege eingesehen wurden. Nach­zahlungen oder Rück­zahlungen durch den Vermieter müssen innerhalb von 30 Tagen nach Eingang der Neben­kosten­abrechnung bezahlt werden. Wenn der Mieter in Zahlungs­verzug gerät, kann der Vermieter dem Mieter erst nach Ablauf dieser Frist eine Frist zur Zahlung setzen. Die Frist beträgt mindestens zehn Tage und für Wohn- und Geschäfts­räume mindestens 30 Tage. Wenn der Mieter innerhalb der neuen Frist nicht bezahlt, kann der Vermieter dem Mieter fristlos kündigen und für Wohn- und Geschäfts­räume eine Kündigungs­frist von mindestens 30 Tagen zum Monats­ende setzen.

9. Welche Fristen müssen beachtet werden?

Laut Artikel 4 des Miet­rechts muss der Vermieter dem Mieter eine jährliche Neben­kosten­abrechnung zukommen lassen, in der nur die tatsächlich angefallenen Kosten in Rechnung gestellt werden dürfen (Artikel 257b Absatz 1 OR und Artikel 5 Absatz 1 VMWG). Es ist nicht erlaubt, mit der Neben­kosten­abrechnung Gewinn zu erzielen. Die Neben­kosten­abrechnung sollte innerhalb von 6 Monaten nach Ende der Abrechnungs­periode vorliegen. In der Schweiz dauert die Abrechnungs­periode in den meisten Fällen vom 1. Juli bis zum 30. Juni oder vom 1. Januar bis zum 31. Dezember. Wenn die Neben­kosten­abrechnung fehlerhaft ist, verjährt der Rück­forderungs­anspruch des Mieters nach einem Jahr in der Schweiz. Der Nach­forderungs­anspruch des Vermieters aus einer Neben­kosten­abrechnung verjährt nach 5 Jahren.

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Jeder Unternehmer, der schon einmal mit einem hohen Strafbescheid oder andere Sanktionen konfrontiert wurde, wird keinen Vertrag mehr ohne sorgfältige Prüfung unterzeichnen. Doch selbst nach schlechten Erfahrungen wissen nur wenige, wo genau in einem Vertragswerk kritische Fehler auftreten können. Das gilt speziell für Freelancer, die ihr Business gerade erst aufbauen.

Wir haben an dieser Stelle das gesamte praktische Know-how zusammengefasst und Dutzende von Verträgen geprüft, um Selbstständige bei der Erstellung des passenden Vertrages zu unterstützen. Im ersten Teil dieser Artikelserie konnten wir Ihnen darstellen, wie typische Verträge im Arsenal eines Freelancers aussehen. In diesem Artikel demonstrieren wir Ihnen, welche Fehler einzelnen Vertrags­parteien am häufigsten unterlaufen, wie man Vertragsfehler korrigiert, geben Ihnen eine übersichtliche Checkliste für die Erstellung des perfekten Vertrages an die Hand und räumen letztlich mit einigen Mythen rund um Vertragsbeziehungen auf.

Kritische Fehler in Verträgen

Jeder Fehler kann die Rechtmässigkeit eines Vertrages beeinträchtigen. In unserer Praxis haben wir 9 unterschiedliche Kategorien von Vertrags­fehlern gesammelt und sie in aufsteigender Reihenfolge ihrer Relevanz für den endgültigen Vertrag zusammengefasst.

1. Tippfehler

Tippfehler können jedem passieren und in den seltensten Fällen haben sie nachhaltige Auswirkungen auf die Vertrags­gestaltung. Wir empfehlen dennoch, einfache Verträge mit Hilfe von Recht­schreib­prüfungs-Tools (die in den meisten Text­verarbeitung­sprogrammen automatisch integriert sind) zu checken. Handelt es sich um einen langfristigen Vertrag und der Auftragswert übersteigt Ihr bisheriges Durchschnitts­einkommen, lohnt sich jedoch die Beauftragung eines professionellen Korrektur­lesers.

2. Vervielfältigung

Ähnlich dem Tippfehler verursacht ein doppelter Inhalt keine ernsthaften Probleme. Doch Struktur und Logik des Vertrages leiden darunter. Doppelter Content resultiert häufig aus der Nutzung unterschiedlicher Quellen. Das Phänomen tritt aber auch oft auf, wenn beide Vertrags­parteien Korrekturen in dem Dokument vornehmen. Nach längerer Beschäftigung mit einem Text kann auch die Sehschärfe nachlassen und es kommt zu Doppelungen. Um dies zu vermeiden, sollten Sie einen Assistenten oder Kollegen hinzuziehen, der den Text mit frischen Augen liest.

3. Verlust der Kontrolle über Vertragsdaten

Verfügt eine Firma über kein Dokumenten­management­system, kann es im Laufe der Zeit angesichts einer grossen Zahl von Kunden den Überblick verlieren. Die Parteien sollten Verträge deshalb frühzeitig erneuern, wenn es erforderlich wird.

4. Fehler im Datum und bei der Laufzeit

Ein schlichter Tippfehler in der Monats- oder Jahreszahl des Vertrages kann durchaus ernste Probleme bereiten. Vor allem, wenn der Vertrag eine Zahlung nach Fertigstellung des Auftrags vorsieht. Beispiel: Eine skrupellose Gegenpartei nimmt die Arbeitsergebnisse zwar an, verweigert aber anschliessend die Zahlung mit der Begründung, dass die Vertragsfristen längst abgelaufen sind. Die Gegenpartei kann sogar den Vertrag für null und nichtig erklären, wenn der Datenfehler tatsächlich erheblich ist (z.B. 2223 statt 2023).

5. Falsche Einzelheiten

Dies gilt als ein häufiges Problem bei langfristigen Verträgen. Das Unternehmen ändert die Adresse oder die Kontoverbindung, wonach sämtliche bestehenden Verträge angepasst werden müssen. Falls Sie nicht rechtzeitig über die Änderung informiert werden, kann dies Ihre gesamte Zusammenarbeit mit diesem Partner behindern (eine falsche Büroadresse führt beispielsweise dazu, dass Projektmaterialien nicht geliefert werden können oder ein falsches Bankkonto resultiert darin, dass Zahlungen ausbleiben).

6. Fehlende Informationen über Vertragsstrafen

Vertragsstrafen gehören häufig zu den zentralen Inhalten von Geschäftsvereinbarungen. Falls ein Vertrag die Bedingungen und die Höhe der Vertragsstrafe nicht festgelegt hat, muss die Angelegenheit im Zweifel vor Gericht nach dem Art. 97 OR geregelt werden. In diesem Fall kann die Konventionalstrafe zwischen 10% der Vertragssumme und 100 000 Franken liegen.

7. Kündigungsbedingungen wurden nicht vereinbart

Dieser Fehler kann kritisch werden, falls es sich um Verträge ohne feste Laufzeit oder mit einer automatischen Verlängerung handelt (mehr dazu im vorherigen Artikel). Eine gerichtliche Vertragsauflösung erfordert viel Zeit und Geld – und damit Verluste für das Unternehmen. Achten Sie daher darauf, dass der Vertrag die Option und die Voraussetzungen für eine einseitige Kündigungsklausel beinhaltet.

8. Einseitige Anpassung nach Vereinbarung

Falls Änderungen an dem Vertrag erforderlich sind, sollten diese bilateral vereinbart werden. Handelt es sich um eine Zusatzvereinbarung, muss diese von beiden Vertragsparteien unterzeichnet werden. Unterlässt eine der Vertragsparteien die Gegenzeichnung, treten die Änderungen nicht in Kraft. Dies kann zu kritischen Situationen führen, wenn die Anpassungen beispielsweise Liefermengen, Preisaktualisierungen oder Rechteänderungen betreffen.

9. Unterzeichnung eines anderen anstelle des vereinbarten Papiers (Betrug)

Es kann vorkommen, dass Sie die Vertragsbedingungen mit Ihrem Partner abgesprochen und anschliessend den Wortlaut leicht geändert haben. Sollten Sie vergessen haben, Ihren Partner von den Änderungen in Kenntnis gesetzt und den Vertrag trotzdem unterschrieben haben, gilt das in der Regel nicht als betrügerische Handlung. Sollten die von Ihnen vorgenommenen Änderungen jedoch das Wesen des Vertrags grundlegend verändern und Sie den Partner ausdrücklich nicht darüber informiert haben, gilt das als illegal.

Wie können Fehler in bestehenden Verträgen korrigiert werden?

Fehler im Text des Hauptvertrags können im gegenseitigen Einvernehmen der Parteien in einer Zusatzvereinbarung berichtigt werden. Dazu reicht es aus, die Parteien zu benennen und anzugeben, welche Vertragsklauseln korrigiert werden sollen. Den entsprechenden Wortlaut finden Sie in unserem vorherigen Artikel.

Checkliste für die Erstellung des perfekten Vertrags

Mit dieser 9-Punkte-Checkliste kann jeder Freelancer oder Einzelunternehmer den perfekten Vertrag erstellen.

Doch manchmal liegt das Problem nicht so sehr in der Ausarbeitung des Vertrags als vielmehr darin, dass er möglicherweise unerwünscht ist. Das hängt nicht so sehr mit der Angst vor dem Schreiben zusammen, sondern eher mit Vorurteilen und Mythen, die häufig im Internet verbreitet werden. Im Folgenden werden wir versuchen, mit den bekanntesten Vorurteilen aufzuräumen.

Mythen über Verträge

Myth 1: Freelancer müssen immer einen Vertrag mit dem Kunden abschliessen.

Wie andere Unternehmer auch benötigen Freelancer einen Vertrag lediglich für hochpreisige Projekte. Einmalige Aufträge bis zu 1’000 Franken werden üblicherweise ohne Vertrag abgewickelt. Der Regulator derartiger Geschäfts­beziehungen ist in der Regel eine Freelance-Börse. Falls Sie direkt mit Kunden arbeiten, empfiehlt es sich, zumindest einen allgemeinen Rahmen­vertrag abschliessen, um Ihre Rechte zu schützen.

Myth 2: Wenn man den unterschriebenen Vertrag zerreisst, verliert er seine Kraft.

Diese Situation kommt oft in Filmen vor. Damit es funktioniert, darf der unterschriebene Vertrag nur in Papierform vorliegen und muss von beiden Parteien zerrissen werden. In der Praxis kann es zu Situationen kommen, bei denen Dokumente durch Feuer oder andere Einflüsse beschädigt werden. Aber auch in diesen Fällen bleiben die Verträge so lange gültig, wie eine weitere unterzeichnete Kopie oder ein elektronisches Duplikat vorgibt.

Myth 3: Beide Vertragsparteien müssen eine unterzeichnete Kopie des Vertrags in Papierform haben.

Kein Gesetz regelt die Form von Verträgen. Sie können entweder schriftlich oder elektronisch geschlossen werden. Es ist erstaunlich, dass viele Unternehmer immer noch die Papier­version verwenden, obwohl das Bundesgesetz über die elektronische Signatur (ZertES) vor mehr als 20 Jahren in Kraft getreten ist. Angesichts der grossen Zahl von Software­programmen, die elektronische Dokumenten­management-Funktionen bieten, ist das papierlose Büro eine gute Lösung für junge Firmen.

Myth 4: Das Urheberrecht an den Arbeits­ergebnissen des Freelancers liegt standardmässig beim Kunden.

Wenn Ihr Kunde ihre Arbeitsresultate unter seinem Namen nutzen möchte, muss dies unbedingt im Vertrag festgehalten werden. Das Schweizerische Obligationenrecht besagt, dass der Freelancer das Urheberrecht behält, solange der Vertrag keine Bestimmungen über die Übertragung des Urheberrechts enthält. Wir empfehlen dringend, diesen Punkt vor der Unterzeichnung des Vertrags zu vereinbaren und schriftlich festzuhalten.

«Mir graut vor schriftlichen Verträgen, denn ich habe noch keinen gesehen, den die eine oder andere Seite nicht hätte brechen können.»
Rumänischer Unternehmer Ion «Brașov Bulldozer» Țiriac

Wir hoffen, dass Sie nun über ausreichend Informationen verfügen, um den perfekten Vertrag fehlerfrei zu erstellen. Was passiert aber, wenn Ihre Geschäftstätigkeit viele derartige Verträge in unterschiedlicher Form erfordert? Wie behält man sie alle im Blick und verbringt nicht seine ganze Zeit damit? Diese Fragen werden wir in unserem nächsten Artikel in dieser Reihe beantworten.

In der Zwischenzeit können Sie in den Kommentaren Fragen zu diesem Thema stellen, in unserem Forum Ihre eigenen Rezepte für den idealen Vertrag mitteilen und in unserem Katalog die idealen Rechts- und Finanzberater finden.

Viel Erfolg!

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• Teil 1 – Die wichtigsten Vertragsarten für Freelancer (mit gratis Vorlagen)
• Teil 3 – Top-Ressourcen zum Herunterladen, Kaufen und Erstellen von Verträgen
• 18 Fehler im Jahresabschluss, die zu höheren Steuern führen können

Jeder von uns, hat bereits mehrere Dutzend Verträge unterzeichnet – auch ohne Freelancer oder Einzelunternehmer zu sein:

• Sie mieten eine neue Wohnung an? Bitte Mietvertrag unterschreiben!
• Sie haben einen neuen Job? Hier sind ein Arbeitsvertrag und ein NDA notwendig!
• Verkaufen Sie Ihr altes Auto? Kümmern Sie sich um den Kaufvertrag!

Und im Geschäftsleben, wo sich die Partner jeden Tag auf etwas neues einigen, wächst die Zahl dieser Unterlagen inklusive Pflichten und Verantwortungsbereichen exponentiell.

Fehler können in diesem Umfeld teuer werden. Aber muss man bei jedem Partnerschaftsvertrag einen Anwalt einschalten? Natürlich nicht!

In diesem ersten Artikel unserer Serie helfen wir Start-ups und Freelancern bei der Erstellung und Analyse von Verträgen, erklären, wie man sich die Arbeit mit Hilfe von Rahmenverträgen erleichtern kann und stellen Vorlagen für die gängigsten Vertragstypen zur Verfügung.

Alle obligatorischen und optionalen Vertrags­bestandteile

Freelancer können über alles verhandeln – von Catering-Dienstleistungen bis zur Lizenz für eine Filmübertragung. Und unabhängig davon, worum es in dem Vertrag geht – er wird obligatorische Standard­klauseln und optionale Bedingungen enthalten.

Üblicherweise werden die wichtigsten Bedingungen in den Vertrag aufgenommen und alle zusätzlichen Bedingungen in Annexen, Akten und anderen Zusatzdokumenten hinzugefügt.

Zusätzliche Dokumente

Dem Vertrag können beliebige Dokumente beigefügt werden. Häufig wird beispielsweise das Protokoll der Gesellschafter­versammlung dem Betriebs­eröffnungs­vertrag beigefügt. Und der Arbeitsvertrag kann um persönliche Eigenschaften des Mitarbeiters oder Empfehlungen anderer Arbeitgeber ergänzt werden.

Die häufigsten zusätzlichen Dokumente in einem Freelancer-Vertrag sind in der Praxis ein Annex und eine Zusatzvereinbarung.

Annex

Der Annex enthält Informationen, die zum besseren Verständnis des Vertrages beitragen sollen.

Falls sich der Vertrag beispielsweise auf einen technisch-orientierten Bereich bezieht, ist es sinnvoll, ein Glossar mit allen im Vertrag verwendeten technischen Begriffen in den Annex aufzunehmen.

Falls ein Freelancer einen Service-Vertrag abschliesst, aber nicht sicher ist, welche Arbeiten er ausführen soll, kann er die Kosten für seine Arbeiten (Preisliste) im Annex festlegen.

Zusatzvereinbarungen

Es ist unmöglich, sämtliche relevanten Aspekte eines Vertrages vorauszusehen. Im Freelancing-Bereich gilt dies erst recht. Deshalb empfehlen sich Zusatzvereinbarungen, um die tatsächlichen Aufgaben zu spezifizieren. Für jede Aufgabe sollte eine separate Zusatzvereinbarung geschlossen werden. Diese Vorgehensweise trägt dazu bei, die Verpflichtungen der Parteien festzulegen und Konflikte bei der Präsentation der Arbeitsergebnisse zu vermeiden. Wenn ein Freelancer beispielsweise eine Vereinbarung über den regelmässigen Verkauf von Waren getroffen hat, sollte die Zusatzvereinbarung detaillierte Angaben zu jeder Warenpartie enthalten.

Der Aufbau einer Zusatzvereinbarung ist weniger komplex, als ein Vertrag. Man benötigt die Benennung der Vertragsparteien, die Beschreibung der Zusatzvereinbarung und die Unterschrift mit Initialen. Zusatzvereinbarungen sollten juristische Standard­formulierungen enthalten:

«Alle anderen Vertragsbedingungen bleiben unverändert und die Parteien bestätigen ihre entsprechenden Verpflichtungen.»
«Diese Zusatzvereinbarung ist integraler Bestandteil des Vertrages.»

Diese sogenannten Begleitdokumente sind integraler Teil des Vertrags. Sämtliche Informationen, Bedingungen und Aufgaben verfügen über die gleiche Rechtsgültigkeit wie der Vertrag selbst. Sämtliche ergänzenden Dokumente müssen zwischen den Parteien vereinbart und gegengezeichnet werden, damit sie gültig werden.

Aktionen mit Verträgen

Vertragsunterzeichnung

Ein Vertrag tritt in Kraft, sobald er von beiden Parteien unterzeichnet ist. Auf den ersten Blick scheint das alles sehr trivial: lesen und unterschreiben. Doch hier sind drei Details, die einen Vertrag ungültig werden lassen:

Die Namen der Parteien in der Präambel unterscheiden sich von den Namen der Unterzeichner

In der Regel handelt es sich lediglich um einen mechanischen Fehler, wenn ein Freelancer einen Standardvertrag abschliesst und vergisst, den Namen des Partners zu Beginn oder am Ende des Dokuments zu ersetzen. Es kann auch vorkommen, dass der Manager, mit dem das Projekt besprochen haben, im Unternehmen nicht zeichnungsberechtigt ist. Deshalb muss im Vorfeld geklärt sein, wessen Name im Vertrag angegeben werden soll.

Die Unterschrift nur einer Partei

Ist ein Projekt zeitkritisch, bleibt häufig keine Zeit für langwierige Vertragsverhandlungen. Der Freelancer unterzeichnet den Vertragsentwurf, sendet das Dokument an den Kunden und beginnt mit der Arbeit, um den Termin einzuhalten. Der Kunde vergisst, den Vertrag zu unterschreiben und ist bereits mit anderen dringenden Aufgaben beschäftigt. Letztlich kann es vorkommen, dass der Kunde die Arbeiten des Freelancers nicht mehr benötigt. Da der Vertrag nie vom Kunden unterzeichnet wurde, können in dem Fall auch keine Ansprüche gegen ihn geltend gemacht werden.

Nötigung oder Druck auf den Unterzeichner

Ein Vertrag ist stets eine Vereinbarung zwischen zwei Parteien. Falls eine Partei bestimmte Vertragsklauseln ändern möchte, die andere Partei damit jedoch nicht einverstanden ist, wird ein Kompromiss erforderlich. Andernfalls könnten skrupellose Unternehmen Druck ausüben oder die andere Partei sogar erpressen, um ein Geschäft zu erzwingen. «Sie werden diesen Werbeauftrag nur dann erhalten, wenn Sie uns das Urheberrecht an dem fertigen Video überlassen». «Wir stellen Sie nur ein, wenn Sie ein NDA unterschreiben». Sollte ein Freelancer in den oben beschriebenen Situationen Zugeständnisse machen, kann derartiges Unternehmenshandeln vor Gericht angefochten werden.

Änderung des Vertrags

Um Vertragsklauseln zu ändern, muss der Freelancer eine Zusatzvereinbarung mit den aufgelisteten Änderungen erstellen. Sie sollten die folgende Formulierung verwenden: «Die Parteien A und B haben beschlossen, Klausel 1.2 wie folgt zu ändern/hinzuzufügen: …»

Die Zusatzvereinbarung mit der Liste der Änderungen muss von beiden Parteien unterzeichnet werden.

Gleiches gilt für eine Vertragsverlängerung.

Verlängerung des Vertrags (Verlängerungsvertrag)

Falls Sie lediglich eine Verlängerung des Vertrags anstrengen möchten, reicht es aus, wenn Sie den folgenden Wortlaut in die Zusatzvereinbarung (Verlängerungsvertrag) aufnehmen: «Die Parteien A und B haben vereinbart, eine Änderung des Vertrags vorzunehmen, nämlich die Klausel X.X von «Der Vertrag gilt ab dem Datum seiner Unterzeichnung bis zum 31.12.2022» in «Der Vertrag gilt ab dem Datum seiner Unterzeichnung bis zum 31.12.2023» zu verändern.

Im modernen Geschäftsleben vertrauen Unternehmer und Firmen zunehmend auf Verträge mit flexibler Laufzeit. Das heisst, dass ein Vertrag so lange gültig bleibt, bis eine bestimmte gezielte Aktion durchgeführt wird. Zum Beispiel: “bis alle Aufträge erfüllt sind” oder “bis alle Zahlungen zwischen den Parteien erfolgt sind”. Zu diesem Zweck kann die folgende Formulierung im Vertrag verwendet werden: «Der Vertrag gilt ab dem Zeitpunkt seiner Unterzeichnung bis zum 31.12.2023 oder bis zur Erfüllung aller in diesem Vertrag und seinen Zusatzverträgen festgelegten Bedingungen»

Bestimmte Verträge verlängern sich unter definierten Bedingungen automatisch um eine feste Laufzeit. Falls Sie beispielsweise eine Bankeinlage für ein Jahr eröffnen und das Geld am Ende der Laufzeit nicht vom Konto abheben, verlängert sich die Einlage automatisch um ein weiteres Jahr. Oder Sie haben ein Abonnement für ein Programm erworben. Der Abovertrag verlängert sich automatisch jedes Mal sobald die entsprechende Zahlung eingegangen ist. Es kann durchaus problematisch sein, einen derartigen Vertrag zu brechen. Deshalb wird im B2B-Bereich eine automatische Vertragsverlängerung eher selten eingesetzt.

Kündigung des Vertrags (Auflösungsvertrag)

In vielen Fällen lohnt es sich nicht mehr, einen Vertrag abzuändern, sondern man sollte ihn vollständig kündigen. Auf diese Weise lässt sich beispielweise das Recht wiederherstellen, mit anderen Partnern zusammenzuarbeiten. Oder es gilt, Forderungen zu streichen, die die Parteien für die Dauer des Vertrags vereinbart haben. Dazu muss eine zusätzliche Vereinbarung (Auflösungsvertrag) auf bilateraler Ebene unterzeichnet werden. Diese muss folgende obligatorischen Teile beinhalten.

Verträge, die jeder Freelancer haben sollte

Freelancer arbeiten vor allem zu Anfang der Kooperation ohne vertragliche Grundlage mit Kunden zusammen oder vertrauen ihre Rechtssicherheit den Verträgen von Freelancer-Börsen an. Aber wenn die Anzahl der Kunden wächst und damit auch die Gebühren beispielsweise für deren Websites steigen, ist es an der Zeit, die Selbstständigkeit auszuweiten. Ab diesem Zeitpunkt sollte man zwingend sein geistiges Eigentum schützen (NDA), die Arbeitsbedingungen (Arbeitsvertrag) oder das Verfahren zur Erbringung der Dienstleistungen (Servicevertrag) festlegen.

Geheimhaltungsvereinbarung (NDA)

Kompetente Freelancer werden – wie jedes Unternehmen, das seine Kunden schätzt – stets einer NDA-Unterzeichnung zustimmen, bevor eine umfassende Zusammenarbeit beginnt. Dies gilt besonders für die Bereiche Business Planning und Consulting.

Unabhängig von dem Know-How, wie man ein NDA formuliert, sollte ein Freelancer Kenntnis davon haben, wie man NDAs von Kunden interpretiert. Obwohl diese Fähigkeit in der Regel mit zunehmender Erfahrung wächst, werden wir in unserem nächsten Artikel die entscheidenden Details beschreiben, die vor der Unterzeichnung eines Vertrags zu beachten sind.

Rahmenvertrag / Dienstleistungsvertrag / Servicevertrag

Nach Unterzeichnung des NDA und Anlieferung der Projektinformationen kalkuliert ein Freelancer normalerweise das Budget und erstellt eine Offerte für den Kunden. Wird die Offerte akzeptiert, wird ein Servicevertrag unterzeichnet. Er verfügt in der Regel über eine Standardstruktur (siehe Vertragsstruktur) und enthält Klauseln hinsichtlich der Höhe und Form der Zahlung.

Ein Servicevertrag kann für 1 Jahr oder bis zur vollständigen Umsetzung des Projekts abgeschlossen werden. Bei langfristigen Projekten empfiehlt es sich, die Rahmenverträge um Informationen über höhere Gewalt und eine vorzeitige Beendigung des Vertrags zu ergänzen.

Arbeitsvertrag / Freelance-Vertrag

Immer wieder kommt es vor, dass Unternehmen externe Berater beispielsweise in IT- oder Steuerfragen benötigen. In diesem Fall kann ein Freelance-Vertrag sehr hilfreich sein. Der Freelancer wird als Angestellter des Unternehmens betrachtet und erhält einen monatlichen Lohn. Der Lohn kann fix vereinbart werden oder sich nach der Zahl der geleisteten Arbeitsstunden richten.

Ein Freelance-Vertrag enthält Elemente eines Service- sowie eines Arbeitsvertrags. Er sollte nicht nur die Verpflichtungen zwischen den Parteien beschreiben, sondern auch das Verfahren für die Erbringung von Dienstleistungen, den Erhalt von Zahlungen, die Zusammenarbeit mit Dritten und den Schutz interner Informationen.

Andere populäre Vertragsarten

Es sollte nicht überraschen, dass jede Geschäftsnische ihre eigene spezielle Vertragsart hat. Aber um ehrlich zu sein: Strukturell unterscheiden sie sich lediglich in Nuancen. Das Einzige, was sich ändert, sind die Formen der Dienstleistungen und Haftungsgegenständen.

Die Kenntnis zu den Besonderheiten dieser Verträge ist für einen Freelancer-Rechtsanwalt durchaus wichtig. Startups benötigen jedoch häufig rechtliche Unterstützung bei der Gestaltung ihres eigenen Vertragsrahmens. Sie können sich in dieser Hinsicht an einzelne Anwälte wenden oder sich selbst einen Treuhänder suchen. In unserer Datenbank finden Sie genau die notwendigen Filter, um dies problemlos zu tun.

In den kommenden Artikeln dieser Serie werden wir uns genauer ansehen, welche kritischen Fehler einen Vertrag ungültig machen können, häufig gestellte Fragen zu Verträgen von Selbständigen beantworten und die besten Online-Tools empfehlen, um Verträge mit Kunden einfach zu erstellen und zu verwalten.

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Weitere interessante Artikel zum Thema finden Sie hier:

• Teil 2 – 9 kritische Fehler bei Freelancer-Verträgen (Gratis Checkliste)
• Teil 3 – Top-Ressourcen zum Herunterladen, Kaufen und Erstellen von Verträgen
• Vom Freelancer zum Einzelunternehmen. Tipps für Selbstständige in der Schweiz.

Wenn Sie sich mit dem Gedanken tragen, eine Betriebs­haft­pflicht­versicherung (BHV) für Ihr Unternehmen abzuschliessen, spielt die Höhe der Versicherungs­prämie bei der Entscheidungs­findung eine erhebliche Rolle. In der Praxis hängen die Kosten von diversen Einfluss­faktoren ab, die sich von Fall zu Fall um den Faktor 10 und mehr unterscheiden können. Insofern stellen sich dem Unternehmer im Zuge des Entscheidungs­prozesses folgende konkrete Fragen:

• Wie hoch sind die tatsächlichen Kosten meiner BHV?
• Welche Parameter sind entscheidende Einfluss­faktoren auf die Höhe meiner Betriebs­haft­pflicht­versicherungs­prämie?

Suchen Sie Antworten auf diese Fragen? Hier erfahren Sie mehr.

Anfragen von Versicherungs­unternehmen

Versicherungs­unternehmen benötigen unterschiedlichste Informationen, um die Prämien der Betriebs­haft­pflicht­versicherung für Ihr Unternehmen kalkulieren zu können. Die übliche Fragenliste der Unternehmen finden Sie hier: «Betriebshaftpflichtversicherung: 11 Kernfragen von Unternehmern»

Um das Thema möglichst einfach zu gestalten, konzentrieren wir uns auf 7 zentrale Aspekte, um herauszufinden, wie sie die Betriebs­haft­pflicht­versicherungs­prämie tatsächlich beeinflussen:

• Branche / Art der Tätigkeit
• Haftpflicht-Schäden in den vergangenen (normalerweise 5) Jahren
• Jahresumsatz
• AHV-Lohnsumme aller Mitarbeiter inkl. Inhaber / Geschäftsführer
• Mitarbeiterzahl
• Standort
• Rechtsform

Beeinflussende und nicht-beeinflussende Faktoren der Versicherungs­kosten

Tatsächlich verfügen diese Faktoren nicht über den gleichen Einfluss auf die Höhe der Kosten Ihrer Betriebs­haft­pflicht­versicherung. In der Tabelle unten finden die Ergebnisse unserer Recherchen inklusive dem jeweiligen Einflussgrad der einzelnen Parameter.

Lass uns Schritt für Schritt den Einflussgrad jedes Parameters einschätzen.

Einflussfaktor «Branche»

Die Branche, in der Ihr Unternehmen aktiv ist, ist besonders wichtig für die Höhe der Kosten Ihrer BHV. Die Zugehörigkeit zu bestimmten Branchen kann die Kosten­situation teilweise bis um den Faktor 15 verändern. Weil die Haft­pflicht­risiken von Branche zu Branche sehr unterschiedlich sind, kann es zu massiven Abweichungen kommen. Die folgende Grafik unterstreicht die Unterschiede der Versicherungs­prämien für beispielhafte Unternehmen unterschiedlicher Branchen. Die restlichen Angaben bleiben dabei unverändert.

Jährliche Kosten der BHV nach Firmenbranche

Sonstige Einfluss­faktoren

Neben dem Parameter «Branche» beeinflussen weitere Einfluss­faktoren die Kalkulation der Betriebs­haft­pflicht­versicherungs­prämie. Unten finden sich Daten, die aufzeigen, wie stark jeder dieser Parameter die Kosten der BHV beeinflusst – vorausgesetzt, dass alle anderen Rahmendaten, wie im vorherigen Beispiel, unverändert bleiben. Als Basis für die Studie wurde die Branche «Grosshandel Bauelemente mit Manipulation» ausgewählt.

Wie der Tabelle entnommen werden kann, liegt der Faktor «Jahresumsatz» bereits an zweiter Stelle der Relevanz. Erst danach folgen Parameter wie «AHV-Lohnsumme aller MA» und «Haftpflicht-Schäden».

Fazit

• Wenn ein Unternehmer die Haftpflichtrisiken seines Unternehmens versichern will, ist er aufgefordert, dem Versicherer umfangreiche Informationen bereitzustellen. Doch nicht alle Parameter sind gleichermassen relevant. Zu den TOP 3-Einflussfaktoren auf die Höhe der BHV-Prämien zählen vor allem: Branche, Jahresumsatz sowie AHV-Lohnsumme aller Mitarbeiter.
• Der Parameter «Branche» hat den grössten Einfluss auf die Höhe der Betriebshaftpflichtversicherungsprämie. Die Versicherungskosten von zwei Unternehmen in unterschiedlichen Branchen können sich bei sonst gleichen Voraussetzungen bis um den Faktor 15 unterscheiden.
• Die Parameter «Standort», «Rechtsform» und «Mitarbeiterzahl» haben kaum Einfluss auf die Höhe einer BHV-Prämie.
• Weil speziell Unternehmen der Bau- und Transportindustrie einem signifikant höheren Haftpflichtrisiko ausgesetzt sind, sollten vor allem Mitglieder dieser Branchen die Notwendigkeit in Betracht ziehen, ihre offensichtlichen Risiken durch eine BHV abzusichern.

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• Betriebshaftpflichtversicherung: 11 Kernfragen von Unternehmern
• Wie schreibe ich eine Zahlungserinnerung/Mahnung? (mit Vorlage)
• Wie leite ich eine Betreibung ein: Ablauf, Kosten und Tipps