Haben Sie jemals gesehen, dass in der stabilen Schweiz innerhalb eines Jahres mehr als ein Dutzend Gesetzesänderungen vorgenommen wurden? Genau das wird das Jahr 2024 bringen. Kleine und mittlere Unternehmen (KMU) sollten sich unverzüglich auf diese Veränderungen vorbereiten. In unserem Artikel werfen wir einen Blick auf 10 wesentliche Änderungen in den Buchhaltungsgesetzen, die sich auf die Aktivitäten von KMU auswirken werden. Von dem neuen Mehrwertsteuersatz bis zur Einführung des «grünen Berichtswesens».

Wie werden diese Neuerungen Ihre Geschäftsstrategien beeinflussen und wie können Sie Ihr Unternehmen anpassen, um von den Änderungen zu profitieren? Unser Artikel beleuchtet die Schlüsselfaktoren, die Sie beachten müssen, um sich auf diese legislative Transformation vorzubereiten und welche Chancen sie für Ihr Unternehmen bietet.

Anpassung der Mehrwert­steuer­sätze

Eine der bedeutendsten Änderungen betrifft den Mehrwert­steuer­satz, der ab 2024 angehoben wird. Der aktuelle Satz von 7,7 % wird auf 8,1 % erhöht. Ebenso erfahren der reduzierte Satz (von 2,5 % auf 2,6 %) und der spezielle Satz (von 3,7 % auf 3,8 %) Anpassungen.

Änderungen im Bereich der Wohn­eigentums­besteuerung

Ein weiterer wichtiger Aspekt ist der System­wechsel bei der Wohn­eigentums­besteuerung. Selbst­genutztes Wohn­eigentum wird voraussichtlich stärker besteuert, wobei Eigentümer von selbstgenutzten Zweit­liegenschaften den Eigen­mietwert weiterhin versteuern müssen.

Digitalisierung der Mehrwert­steuer­verordnung

Die Bearbeitung von Steuer­erklärungen und die Registrierung als Steuer­pflichtiger erfolgen ab 2024 ausschliesslich elektronisch gemäss den Änderungen der Mehrwert­steuer­verordnung.

Melde­pflichten bei ausbleibender Jahres­rechnung

Eine neue Bestimmung verlangt von den Steuerbehörden die Meldung an das Handels­register­amt, wenn keine unterzeichnete Jahres­rechnung innerhalb von 3 Monaten nach Ablauf der Fristen eingereicht wird. Öffentlich-rechtliche Gläubiger sind dazu verpflichtet, Konkurs anzumelden, wenn der Schuldner im Handels­register eingetragen ist.

Mindest­besteuerung für Gross­unternehmens­gruppen

Der Bundesrat plant, internationale Entwicklungen zu berücksichtigen und die Regeln zur Mindest­besteuerung für internationale Gross­konzerne umzusetzen.

Neuerungen bei der Tonnage­steuer auf Sees­chiffen

Die Tonnage­steuer, eine alternative Methode zur Ermittlung der Gewinn­steuer, wird ebenfalls überarbeitet. Die Bemessungs­grundlage orientiert sich am pauschal ermittelten Frachtvolumen des Seeschiffs pro Betriebstag.

Erhöhte Abzüge für Versicherungs­prämien und Zinsen

Die geplanten Änderungen sehen vor, den Abzug für Kranken­pflege­versicherungs- und Unfall­versicherungs­prämien bei der direkten Bundessteuer zu erhöhen.

Abschaffung der Industriezölle

Im Jahr 2024 werden die Industriezölle abgeschafft, was zu einer Senkung des Durchschnittssatzes von 1,8% auf 0% führt. Diese Massnahme zielt darauf ab, den Import von Rohstoffen zu erleichtern und die Produktionskosten für Schweizer Unternehmen zu senken.

Aktualisierte Steuersätze für natürliche Personen

Zum Start des neuen Finanz­jahres wird das Steueramt erneut die Tarife und Normen für die Steuer­erklärungen natürlicher Personen überprüfen. Hierbei sind Anpassungen in verschiedenen Bereichen zu erwarten, darunter Fahrkosten, Verpflegungs­mehrkosten und Berufskosten.

Nach­haltigkeits­bericht­erstattung und ESG-Compliance

Ab dem 1. Januar 2024 treten in der Schweiz neue Anforderungen für nichtfinanzielle Berichterstattung (ESG – Umwelt-, Sozial- und Regierungs-, Amts- oder Unternehmens­führung Kriterien) in Kraft. Diese betreffen insbesondere grössere Unternehmen mit mehr als 250 Mitarbeitern und einem Umsatz von über CHF 40 Millionen.

Kostenlose Checkliste für die Anpassung an die neuen Buchhaltungsgesetze 2024

Laden Sie unsere PDF-Datei mit Schritt-für-Schritt-Anleitungen herunter. Mit dieser Checkliste in der Hand können Sie Ihr Unternehmen erfolgreich auf das neue Finanzjahr vorbereiten.

Fazit

Die bevorstehenden Änderungen in den Schweizer Rechnungslegungsgesetzen für das Jahr 2024 haben das Potenzial, die Geschäftswelt erheblich zu beeinflussen. Unternehmen sollten sich frühzeitig darauf vorbereiten, um sicherzustellen, dass sie mit den neuen Vorschriften in Einklang stehen und von den Änderungen profitieren können. Eine enge Zusammenarbeit mit Steuerexperten und die Aktualisierung der Buchhaltungssysteme sind entscheidend, um die neuen Steuersätze und Regelungen korrekt anzuwenden.

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Überlebt die Buchhaltung das Jahr 2024, wie wir sie kennen? Oder steht ihr eine Revolution bevor? Beeindruckende Statistiken lassen erahnen, dass die Buchhaltungsbranche vor einem beispiellosen Wandel steht. In nur einem Jahrzehnt wird die traditionelle Buchhaltung in der Schweiz durch technologische Innovationen und sich ändernde Ansprüche neu definiert.

In diesem Artikel werfen wir einen Blick auf die vielversprechendsten Trends, die das Jahr 2024 prägen werden. Von der Digitalisierung bis zu den Krypto-Technologien: diese Entwicklungen werden nicht nur den Berufsalltag von Buchhaltern verändern, sondern auch massgeblich die Geschäftswelt beeinflussen. Lassen Sie uns gemeinsam erkunden, wie diese Veränderungen die Buchhaltungslandschaft in der Schweiz und darüber hinaus gestalten werden.

1. Einsatz von KI für Buchhaltungsaufgaben

Im Jahr 2022 präsentierte OpenAI sein auf künstlicher Intelligenz basierendes Tool – ChatGPT. Seitdem wurden viele KI-Tools eingeführt, die Unternehmen, einschliesslich der Buchhaltung, unterstützen sollen. Bereits 11% der Unternehmen nutzen solche Tools, und in 30% der Fälle werden diese Tools für die Lösung von Finanzaufgaben eingesetzt. Gemäss Markttrends werden diese Zahlen voraussichtlich weiter steigen. Es wird erwartet, dass KI-Technologien, die auf den Märkten der USA und Westeuropas erprobt wurden, im Jahr 2024 in der Schweiz aktiv eingeführt werden.

Wie bereits in unserem Artikel über die Verwendung von ChatGPT in der Buchhaltung erwähnt, ist es ratsam, dieses Tool so schnell wie möglich zu beherrschen, um den Bedürfnissen der Kunden gerecht zu werden. Neben ChatGPT sollten auch andere Tools in Betracht gezogen werden, die Buchhaltern potenziell helfen können, nämlich:

Auch künstliche Intelligenz wird in Buchhaltungssoftware integriert. Derzeit wird diese Technologie hauptsächlich für die Bearbeitung von Quittungen eingesetzt (Bexio Spesen AI, Klara Spesenmanagement), aber ihre Einbeziehung in andere Prozesse wird erwartet.

2. Fernarbeit und -lernen

3 von 4 Schweizer Arbeitnehmern arbeiteten 2022 fern. Diese Tendenz verstärkt sich weiter.

Die COVID-19-Pandemie, die offiziell im Mai 2023 endete, hat die Menschen an die Arbeit von zu Hause gewöhnt. Bequeme Programme für die remote Kommunikation sind entstanden. Auch Buchhaltungsprogramme wechseln zunehmend in den Online-Modus.

Neben der Arbeit wurde auch das Lernen zu Remote-Aktivitäten. Die Mehrheit der Bildungseinrichtunge in der Schweiz bietet Online- oder Hybridkurse zur Weiterbildung an. Buchhalter erwerben neue Fähigkeiten, lernen den Umgang mit neuen Programmen und erhalten Zertifizierungen, ohne dafür in andere Städte reisen zu müssen.

Im Jahr 2024 müssen sich Unternehmen mit dem Phänomen der Remote-Arbeit abfinden und sich transformieren. Andernfalls besteht die Gefahr, an Wettbewerbsfähigkeit zu verlieren oder menschliche Ressourcen zu verlieren.

3. Digitalisierung des Dokumentenflusses

Mit dem Aufkommen des Fernarbeit-Zeitalters entstand die Frage nach einem Online-Büro in Verbindung mit digitaler Dokumentation. Die Schweizer Regierung setzt aktiv auf digitale Dokumentation und verabschiedet sich von Papierdokumenten. Unternehmen hingegen versuchen, “papierlose” Büros zu schaffen, indem sie Dokumentenmanagement-Systeme (DMS) nutzen. Diese Systeme bieten viele nützliche Funktionen:

Es gibt viele lokale DMS, die ihre Effektivität bereits auf den Märkten in Deutschland, den USA und Grossbritannien bewiesen haben. Es wird erwartet, dass sie im Jahr 2024 mit ihren Softwarelösungen auch den Schweizer Markt betreten.

Moderne Buchhaltungssoftware enthält teilweise diese Funktionen, die es ermöglichen, die Buchhaltung mit dem allgemeinen Dokumentenfluss zu synchronisieren.

4. Steigerung des Einflusses von Freelance-Plattformen

Der Trend zu Freelancern ergibt sich aus mehreren Faktoren.

Ein erster Faktor ist der generelle Übergang zu Remote-Arbeit. Dienstleistungsunternehmen stehen vor der Wahl – Mitarbeiter einstellen oder auslagern. Während gewisse Positionen in Vollzeit benötigt werden, können andere Tätigkeiten wie zum Beispiel die Tätigkeit eines Grafikdesigners mit projektbasierter oder stundenweiser Bezahlung geführt werden.

Ein zweiter Faktor ist die Beliebtheit von Nebenbeschäftigungen. Ende 2021 hatten in der Schweiz über 360.000 Arbeitnehmer zwei oder mehr Arbeitsplätze. Theoretisch kann ein Freelancer bis zu 25 Arbeitgeber gleichzeitig haben. Daher verwandeln sich Arbeitnehmer immer mehr in Freelancer und später in Einzelunternehmer, insbesondere im Finanz- und Buchhaltungsbereich (zweitgrösste Anzahl an Freelance-Dienstleistungen nach IT).

Angesichts dessen werden im Jahr 2024 immer mehr Remote-Teams entstehen, deren Mitglieder nicht in traditionellen, sondern auf Freelance-Plattformen ausgewählt werden. Angesichts der Tatsache, dass auf solchen Websites die Möglichkeit besteht, die Arbeiten des Fachmanns anzusehen und Bewertungen zu lesen, wird diese Art der Geschäftsstruktur im Trend liegen.

5. Die Position von Online-Treuhändern stärken

Gleichzeitig werden auch im Jahr 2024 die Dienstleistungen von Treuhandexperten stark nachgefragt sein Dies betrifft insbesondere Unternehmen, die einen digitalisierten Dokumentenfluss und Fachkenntnisse in modernen Buchhaltungssoftwarelösungen haben. Solche Fachleute werden als “digitale Treuhänder” bezeichnet.

Wenn ein Unternehmen nach Lösungen für seine Buchhaltungsaufgaben sucht, kann es dies entweder einem Freelancer projektweise delegieren oder “schlüsselfertig” einem digitalen Treuhänder überlassen. Letztere Option ist für KMUs mit einer dynamischen finanziellen Struktur vorteilhafter. Dies liegt daran, dass Treuhänder nicht nur in der Lage sind, Dokumente zu verarbeiten oder Jahresabschlüsse vorzubereiten. Zu ihrem Aufgabenbereich gehören auch:

Somit können Treuhänder einen viel breiteren Aufgabenbereich übernehmen als Freelancer. Dabei sind solche Fachleute in der Regel von Schweizer und internationalen Gremien zertifiziert, was die hohe Qualität ihrer Arbeit garantiert.

7. Transformation der Rolle des Buchhalters

Aus allen oben genannten Trends ergibt sich eine interessante Gesetzmässigkeit. Der Beruf des Buchhalters ist nicht mehr derselbe wie vor 10 Jahren.

• Um sich an gesetzliche Änderungen anzupassen, muss der Buchhalter auch Jurist und Business-Analyst sein.
• Um innovative Buchhaltungsinstrumente und KI anzuwenden, muss der Buchhalter IT-Kenntnisse haben.
• Für effektives Remote-Arbeiten muss der Buchhalter Zeitmanagement beherrschen, effektive Kommunikation aufrechterhalten und seine Angelegenheiten klar planen können.
• Um mit Kryptounternehmen zu arbeiten, muss der Buchhalter Investor und Finanzberater werden.
• Um Unternehmen bei nichtfinanzieller Berichterstattung zu unterstützen, muss der Buchhalter auch Umweltexperte, Soziologe und Politologe werden.
• Und um in Ihrem eigenen Unternehmen erfolgreich zu sein, zum Beispiel auf einer Freelancer-Plattform, muss er Verkäufer und Marketer werden.

Zusammenfassend gesagt, beschäftigt sich ein Buchhalter nur zu Beginn seiner Karriere ausschliesslich mit Buchhaltung. Im Jahr 2024 wird dieser Trend noch deutlicher, und man muss darauf vorbereitet sein.

Zusammenfassende Infografik «Buchhaltungstrends 2024»

Wenn Sie keine Angst vor Veränderungen haben, bereit sind zu lernen und Neues auszuprobieren, nicht bei Hindernissen stehen bleiben, dann sind Sie zum Erfolg verdammt. Nutzen Sie unsere Beobachtungen, um im neuen Jahr neue Höhen zu erreichen.

Wenn Sie Ihre eigenen Trends (Paar-Buchführung, Messengers statt E-Mails usw.) teilen möchten, schreiben Sie sie in die Kommentare oder in unser Forum.

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Wie kann ein Unternehmer den Gesamtertrag aus seiner Firma maximieren und die Steuerbelastung so gering wie möglich halten? Eine einfache Antwort darauf gibt es nicht, aber ein paar wichtige Grundsatzüberlegungen schon.
Im Grundsatz ist festzuhalten, dass ein Unternehmerlohn mindestens die Höhe eines Marktlohns erreichen muss, damit überhaupt eine Dividende ausgeschüttet werden darf. Eine Indikation gibt der Salarium-Rechner des Bundes. Selbstverständlich ist dies nur ein vager Anhaltspunkt, kann aber dennoch hilfreich sein. Im Zweifel kann es sich lohnen, den Lohn besser etwas zu tief als zu hoch anzusetzen. Im Weiteren gehen wir in unserem Artikel davon aus, dass der Lohn einem Marktlohn entspricht. Verrechnungssteuern stellen keine endgültige Belastung dar und werden vernachlässigt.

Im Grundsatz gilt:

Stabilität der Vorsorgewerke zweifelhaft

Bei hohem Vertrauen in die Vorsorgeinstitutionen kann Szenario 1 sinnvoll sein. Allerdings muss sich jeder Versicherte genau überlegen, ob er die sich verschärfende Finanzierungsproblematik der Pensionskassen infolge Tiefzinsumfeld und grassierender Umverteilung ignorieren will. Rentner profitieren derzeit stark von der Querfinanzierung durch die berufstätigen Versicherten. Höchst zweifelhaft ist, ob aktuell Berufstätige im Pensionsalter selbst aus dieser Quersubventionierung einen Nutzen ziehen können – die Chancen dafür sind ausserordentlich gering. Zweifel an der Stabilität und Langfristigkeit des Systems sind völlig berechtigt – und an der AHV bzw. 1. Säule umso mehr – ein wichtiger Grund dafür ist die Überalterung unserer Gesellschaft.

Folglich drängt sich der Gedanke auf, die Lohnnebenkosten so gering wie möglich zu halten und den Weg einer höheren Dividende zu wählen. Ein weiterer Vorteil ist natürlich auch die hohe finanzielle Selbstbestimmung über die Dividendenerträge, sobald der Unternehmer privat darüber verfügen kann. Ein klarer Vorteil gegenüber den auf Jahre hinaus gebundenen Einlagen in der 2. und 3. Säule.

Das spricht für Szenario 2

Die reduzierte Steuerlast auf Dividendeneinkünften – vorausgesetzt es liegt eine sog. qualifizierte Beteiligung im Privatvermögen vor – verhilft diesem Szenario zu attraktiven Ergebnissen.

Direkte Bundessteuer

Auf Bundesebene werden Dividenden nur im Umfang von 60% besteuert. D.h., die direkte Bundessteuer wird um 40% „rabattiert“. Dies gilt, sofern die privat gehaltenen Beteiligungsrechte mindestens 10% des Grund- oder Stammkapitals einer Kapitalgesellschaft (meist AG oder GmbH) darstellen.

Staatssteuer

Beinahe alle Kantone kennen einen massiv reduzierten Steuersatz (Teilsatzverfahren) auf Dividenden oder eine Reduktion der Bemessungsgrundlage (Teilbesteuerungsverfahren). Im Kanton Zürich ist der Einkommenssteuersatz auf qualifizierten Dividendenerträgen um 50% reduziert. Allerdings sind die Erträge steuersatzbestimmend und verstärken damit den Progressionseffekt.

Beispiel Kanton Zürich mit einem Unternehmen (Verheiratet) mit einer 100% Beteiligung

Vorausgesetzt, der Steuerpflichtige besitzt sämtliche Anteile an der Unternehmung, können wir die Gewinnsteuer auf den Jahresgewinn und Arbeitgeber- wie Arbeitnehmerbeiträge für AHV/IV/EO/ALV vollständig als Last bzw. Outflow anrechnen.

Beispiel Szenario 1: hohes Einkommen, keine Dividende

Beispiel Szenario 2: Marktlohn und Dividende

Angenommen, unser Unternehmer hätte sich statt einen Nettolohn von CHF 100‘000 einen Nettolohn von CHF 80‘000 und CHF 20‘000 als Dividende ausbezahlt – wie hoch wäre die finanzielle Belastung insgesamt? Unser Beispiel unterstellt, dass der gesamte Jahresgewinn in Höhe von CHF 20‘000 ausgeschüttet wird.

Der Dividendenertrag von CHF 20‘000 unterliegt selbstverständlich der Gewinnsteuer des Unternehmens – es handelt sich natürlich um post-tax money, das in die Steuerbemessungsgrundlage bildet.

Wir sehen, dass der Unternehmer in Szenario 1 eine höhere finanzielle Last zu tragen hat, eine Auszahlung einer Dividende wirkt hingegen abgabemildernd.

FAQ über eine Dividendenausschüttung

Wie viel Steuern zahlt man auf Dividenden?

Dividenden werden in der Schweiz wie folgt besteuert:

1. 14,87% Gewinnsteuer als Gesellschaft (im Schnitt schweizweit)
2. 35% Verrechnungssteuer (wird zurückgezahlt)
3. 33,73% Einkommenssteuer (im Schnitt schweizweit)

Schauen wir uns an dieser Stelle einmal die einzelnen Dividendensteuern genauer an.

Es handelt sich um eine grosse Anzahl an Faktoren, die die Steuerlast bei einer Dividendenausschüttung stark beeinflussen können. In erster Linie werden Dividenden als Teil des Unternehmensgewinns auf Ebene der Gesellschaft mit einem bestimmten Gewinnsteuersatz besteuert (im Jahr 2023 schweizweit durchschnittlich 14,6%).

Anschliessend folgt die Besteuerung auf der Ebene des Dividenden-Empfängers.

Erhält eine natürliche Person die ausgeschüttete Dividende, muss diese als privates Einkommen mit dem entsprechenden Einkommenssteuersatz versteuert werden. In 2022 lag der durchschnittliche Einkommenssteuersatz in der Schweiz bei 33,52%. Hält diese Person 10% oder mehr am Stammkapital der Gesellschaft, darf man den versteuerbaren Dividendenbetrag in der privaten Steuererklärung deutlich reduzieren (bis zu 50% auf Kantonsebene und um 30% auf Bundesebene). Man erzielt also einen deutlich niedrigeren Steuersatz.

Werden Dividenden als Einkommen versteuert?

Ja, Dividenden werden als Einkommen (für natürliche Personen) oder als Erträge (für juristische Personen) versteuert.

Nichtsdestotrotz sieht der Gesetzgeber für einige Fälle die Ermässigung von versteuerbarem Einkommen / Erträgen vor, um die Auswirkung der Doppelbesteuerung zu reduzieren. Die Doppelbesteuerung ergibt sich aus dem Fall, dass Dividenden zuerst auf Ebene der Gesellschaft und nachläufig auf der Ebene des Empfängers (Firmeninhabers oder anderer Gesellschaft) besteuert werden. Von daher verfügen natürliche und juristische Personen auf das Recht auf Ermässigung des steuerbaren Dividendenbetrages (die sogenannte privilegierte Besteuerung).

Wie kann man die Steuern auf Dividenden reduzieren?

Die wesentliche Reduzierung erhält man durch die sogenannte qualifizierte Beteiligung an derjenigen Gesellschaft (mindestens 10% am Stammkapital), die die Dividenden ausschüttet. In vielen Kantonen kann man dadurch den versteuerbaren Betrag um 50% auf Kantonsebene und um 30% auf Bundesebene reduzieren.

Dieses Prinzip gilt sowohl für natürliche als auch juristische Personen.

Wie hoch darf die Dividende sein?

Das Unternehmen darf 100% des Gewinnbetrages als Dividende ausschütten, sofern die Vorschriften der Ausgleichskasse erfüllt und gesetzlich vorgeschriebene Reserven gebildet sind.

Da Dividenden in der Regel aus dem Bilanzgewinn des vorangegangenen Geschäftsjahres ausgeschüttet werden, sind diese auf die Höhe des Gewinnbetrages beschränkt. Ferner müssen gesetzliche Reserven berücksichtigt werden, wenn diese eine 50%-Quote des Stammkapitals nicht erreichen. Zudem existieren gewisse Vorschriften der Ausgleichskasse.

Diese überprüft das Verhältnis zwischen Lohn und Dividende des beim Unternehmen angestellten Inhabers (falls er/sie beim Unternehmen angestellt ist). Das Verhältnis zwischen Dividende und dem investierten Eigenkapital wird bis zu 10% als angemessen angesehen. Sollte diese Quote in unzulässiger Weise überschritten werden, wird die überschiessende Dividende in einen sozialabgabepflichtigen Lohn (mit Verzugszins) umgewandelt. Wenn die Voraussetzungen der gesetzlichen Reserven sowie der Ausgleichskasse als ausreichend erfüllt sind, darf das Unternehmen den vollen Gewinnbetrag an die Beteiligten ausschütten.

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Wollen Sie als Unternehmens­gründer riskieren, dass Ihr Unternehmen schon zu Beginn der Geschäfts­tätigkeit Bankrott geht? Sicher nicht. Dieses Risiko ist jedoch speziell am Anfang hoch, wenn die Liquidität des Unternehmens begrenzt ist und Debitoren oder Kreditoren in der Buchhaltung nicht präzise geführt werden. Vor allem wird es kritisch, wenn Rechnungen von Kunden nicht ordnungsgemäss beziehungsweise überhaupt nicht bezahlt werden.

Oder stellen Sie sich vor, wie heikel es für Sie werden kann, wenn relativ hohe Geld­strafen gezahlt werden müssen, weil versehentlich vergessen wurde, die eine oder andere Rechnung pünktlich zu bezahlen.

Um die oben beschriebenen Situationen zu vermeiden, müssen die gestellten Rechnungen und erhaltene Zahlungen ordnungsgemäss kontrolliert werden. In dieser Hinsicht spielt die Wahl der optimalen Buchungs­methode eine Schlüssel­rolle. Zu Beginn der Geschäftstätigkeit, wenn die Grösse des Unternehmens es noch zulässt, kann man noch entscheiden, ob dafür eine Offen­posten­buchhaltung geführt oder direkt eine Debitoren-/Kreditoren-Buchhaltung eingeführt wird.

Was ist der Unterschied zwischen der Offen­posten- und Debitoren- / Kreditoren-Buchhaltung?

Bei der Offen­posten­buchhaltung werden Zahlungen erst dann verbucht, wenn sie tatsächlich getätigt wurden, während bei der Debitoren- / Kreditoren-Buchhaltung Debitoren und Kreditoren stets laufend erfasst werden. In anderen Worten stellt sich die Offen­posten­buchhaltung als eine relativ simple Form der Buchhaltung dar, da lediglich die liquidierten Rechnungen (sowohl von Ihnen als auch vom Kunden) in der Buchhaltung eingebucht werden. Weitere Information dazu kann man auf diesem KMU-Portal unter folgendem Link finden.

Für welche Option man sich entscheiden muss, wird im Art. 957 OR geregelt.

Wir werden uns aber hauptsächlich auf die Debitoren- und Kreditorenbuchhaltung konzentrieren, da diese Buchhaltungsvariante in der Praxis häufig zum Einsatz kommt.

Debitoren­buchhaltung und Debitoren­management

Bei der Debitoren­buchhaltung handelt es sich vor allem um die ordnungsgemässe Erfassung und folgende Überwachung der an Kunden ausgestellten Rechnungen – sprich Ausgangs­rechnungen.

Damit die Liquidität Ihres Unternehmens auf einem akzeptablen Niveau gehalten wird, sollten Zahlungs­eingänge pünktlich kontrolliert werden. Diese Kontrolle wird als Debitoren­management bzw. Forderungsmanagement bezeichnet. Zur Verwaltung wird für jeden einzelnen Debitor ein separates Konto in der Buchhaltung geführt. Sämtliche gestellten Rechnungen und alle erhaltenen Zahlungen werden darin gebucht.

Wenn Kunden Ihre Rechnungen nicht rechtzeitig begleichen, müssen Massnahmen wie z.B. Zahlungs­erinnerungen oder Mahnungen ergriffen werden. Es kann jedoch auch vorkommen, dass entweder das Zahlungsverhalten des Kunden äusserst schlecht ist oder er Konkurs angemeldet hat. Unter Umständen wird die Rechnung dann gar nicht mehr beglichen. Es gehört zu den zentralen Aufgaben der Debitoren­buchhaltung, eine derartige Situation rechtzeitig zu erkennen oder sogar vorauszusehen.

Kreditoren­buchhaltung und Kreditoren­management

Bei der Kreditoren­buchhaltung versteht man vor allem die ordnungsgemässe Erfassung und folgende Überwachung der von Lieferanten ausgestellten Rechnungen – sprich Eingangs­rechnungen. In diesem Fall handelt es sich eigentlich um eine Art kurzfristiges Darlehen. Einerseits möchte man die Zahlungen so lange wie möglich hinausschieben, ohne zusätzliche Kosten zu produzieren. Andererseits sollte aber auch gewährleistet sein, dass sämtliche Waren und Dienstleistungen pünktlich und in angemessener Qualität an Sie geliefert werden. Das ist die zentrale Frage des Kreditoren­managements.

Wenn eine präzise Unternehmens-Buchhaltung geführt wird, lassen sich auf dem Kreditoren­konto sämtliche Verbindlichkeiten erkennen. Im Hauptbuch stehen die Gesamt­summen aus dem Nebenbuch. So erhält man zwar einen ersten Überblick auf die Gesamt­situation, kommt jedoch damit nicht viel weiter. Deshalb führt man ein Nebenbuch (Hilfsbuch), um den Geldfluss im Zusammenhang mit jedem einzelnen Lieferanten (Kreditors) detailliert analysieren zu können. Die Führung eines derartigen Nebenbuchs wird als Debitoren­buchhaltung bezeichnet.

Zur Verwaltung wird für jeden einzelnen Kreditor ein separates Konto in der Buchhaltung geführt. Sämtliche erhaltene Rechnungen und alle ausgeführten Zahlungen mit dem Eintrag den entsprechenden Zahlungsfristen werden darin gebucht.

FAQ zu Debitoren und Kreditoren in der Buchhaltung

Was versteht man unter Debitoren?

Unter Debitoren versteht man in der Buchhaltung Forderungen gegenüber Kunden, die sich aus Lieferungen und Leistungen Ihres Unternehmens ergeben. Das Konto «Debitoren» zeigt auf, welche Rechnungen Ihre Kunden noch nicht beglichen haben beziehungsweise welcher Anteil Ihrer Forderungen noch nicht eingegangen ist.

Was versteht man unter Kreditoren?

Kreditoren stellen in der Buchhaltung das Gegenteil der Debitoren dar. Hier geht es darum, wem Sie Geld schulden.

Als Unternehmer schulden Sie Unternehmen Geld, die Ihnen Waren oder Dienstleistungen liefern, also Ihre Lieferanten sind. Je später Lieferanten­rechnungen beglichen werden müssen, desto mehr Geld steht Ihnen kurzfristig zur Verfügung und umso länger kann die Liquidität Ihres Unternehmens gesichert werden.

Welche Vorteile bringt die Offen­posten­buchhaltung mit sich?

Zu den Vorteilen der Offen­posten­buchhaltung gehören:

• Einfachheit
• Zeit­ersparnis

Aufgrund dessen kommt die Offen­posten­buchhaltung, insbesondere bei kleineren Unternehmen mit einer überschaubaren Anzahl von Kunden- und Lieferanten­belegen häufig zum Einsatz. Bei dieser Methode werden Kunden­rechnungen entweder in einem separaten Auftrags­bearbeitungs­programm oder manuell geführt.

Welche Vorteile bringt die Debitoren- und Kreditorenbuchhaltung mit sich?

Zu den Vorteilen der Debitoren- und Kreditorenbuchhaltung gehören:

• Hohe Transparenz bei Eingangs- und Ausgangsrechnungen
• Möglichkeit, eine grosse Menge an Zahlungseingängen und -ausgängen zu bewältigen

Diese Vorgehensweise ist besonders gewinnbringend, wenn es eine grosse Anzahl von Kunden- und Lieferanten­belegen gibt und die Rechnungen automatisch verbucht werden.

Wie werden Debitoren und Kreditoren in Geschäftsberichten ausgewiesen?

Beim Jahres­abschluss werden die ausstehenden Debitoren­forderungen auf der Aktivseite der Bilanz erfasst und als Teil des Umlauf­vermögens im Konto «Forderungen aus Lieferungen und Leistungen (FLL)» ausgewiesen.

Die ausstehenden Rechnungen von Ihren Kreditoren werden dagegen auf der Passivseite der Bilanz als Teil des kurzfristigen Fremdkapitals im Konto «Verpflichtungen aus Lieferungen und Leistungen (VLL)» erfasst.

Sollten Sie weitere Fragen zum Thema «Debitoren- und Kreditoren-Buchhaltung» haben, können Sie sich an erfahrene Treuhänder wenden. Bei Bedarf können Sie bei Experten im Forum nachfragen.

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Häufig hört man von Begrifflichkeiten wie Unterbilanz, Kapitalverlust oder Überschuldung. Es gehört zum Geschäftsalltag, dass Unternehmen gelegentlich in schwierige Situationen geraten und Verluste verzeichnen. Solange das Unternehmen in der Lage ist, seine Schulden gegenüber den Gläubigern zu begleichen, ist ein vorübergehender Umsatzrückgang keine Katastrophe. Doch was passiert, wenn ein Ausgleich nicht mehr möglich ist? Die Antworten liegen im Verantwortungsbereich des Verwaltungsrats oder des Geschäftsführers einer GmbH.

Oft geht man davon aus, dass nur die Inhaber der Einzelfirmen und Personengesellschaften für die Verbindlichkeiten eines Unternehmens verantwortlich sind. Kapitalgesellschaften haften lediglich mit dem Gesellschaftsvermögen. Das stimmt grundsätzlich, doch wenn die Gläubiger durch Firmenkonkurs zu Schaden kommen, prüft das Gericht, ob der Verwaltungsrat bzw. der Geschäftsführer seine Sorgfaltspflichten erfüllt haben. Sollten die Gläubiger Schadenersatz verlangen, haften die VR-Mitglieder mit ihrem persönlichen Vermögen.

Daher ist es für den Verwaltungsrat wichtig, zwischen Unterbilanz, Kapitalverlust oder Überschuldung unterscheiden zu können, um die Rechte und Pflichten zu kennen sowie die notwendigen Massnahmen rechtzeitig einzuleiten.

Unterschied zwischen Unterbilanz, Kapitalverlust und Überschuldung

Unterbilanz, Kapitalverlust und Überschuldung sind Begriffe, die unterschiedliche Aspekte der Liquidität eines Unternehmens beschreiben. Sie beschreiben Ansätze, potenzielle Probleme frühzeitig zu erkennen und zeitnah geeignete Massnahmen zu ergreifen, um einen möglichen Konkurs zu vermeiden. Das nachfolgende Schema verdeutlicht anschaulich, wie sich eine Bilanzstruktur von Fall zu Fall unterschiedlich gestalten kann.

Reaktion auf Unterbilanz, Kapitalverlust oder Überschuldung

Die Optionen des Verwaltungsrates einer Aktiengesellschaft im Falle einer Unterbilanz, eines Kapitalverlusts oder einer Überschuldung umfassen folgendes Spektrum:

1. Finanziellen Stand des Unternehmens überwachen

Begründete Besorgnis hinsichtlich einer Überschuldung besteht, wenn Sie den Verdacht haben, dass das Gesellschaftskapital aufgezehrt ist und die Schulden den Wert des Vermögens übersteigen.

Beispiele für Indikatoren für diesen Zustand sind:

• Preisverfall auf dem Verkaufs- / Einkaufsmarkt
• Umsatzrückgang (Erhöhung der Lagerbestände)
• Mittelabfluss

2. Zwischenbilanz erstellen lassen

Wenn Besorgnis hinsichtlich einer Überschuldung besteht, sollten Sie gemäss Art. 725 Abs. 2 OR eine Zwischenbilanz erstellen und diese einem zugelassenen Revisor zur Prüfung vorlegen. Für die Erstellung der Zwischenbilanz sollte eine kurze Frist ausreichen.

Grundsätzlich sollten Sie die Zwischenbilanz zu Fortführungswerten erstellen. Es sei denn, es wurde beschlossen, die Geschäftstätigkeit des Unternehmens einzustellen. Wenn eine Fortführung der Gesellschaft offensichtlich nicht möglich oder nicht beabsichtigt ist oder die Zwischenbilanz zu Fortführungswerten eine Überschuldung widerspiegelt, erstellen Sie eine Zwischenbilanz zu Liquidationswerten.

Die Prüfung kann von einer ausgewählten Revisionsstelle oder – falls keine bestellt wurde – von einem zugelassenen Revisor im Namen des Unternehmens durchgeführt werden.

3. Den Richter benachrichtigen

Stellt der Revisor infolge einer Prüfung der Zwischenbilanz fest, dass die Forderungen der Gläubiger des Unternehmens weder zu Fortführungs- noch zu Veräusserungswerten abgedeckt sind, ist die Gesellschaft überschuldet. In diesem Fall sind Sie verpflichtet, den Richter zu benachrichtigen und die Bilanz zu deponieren, mit der das Insolvenzverfahren eingeleitet wird.

Die Überschuldungsanzeige (Bilanzdeponierung) liegt in der Verantwortung des Gesamtverwaltungsrats. Daher müssen Sie die Entscheidung, die Überschuldung zu melden, in den entsprechenden Protokollen dokumentieren und dem Richter zusammen mit einem überprüften Zwischenbericht vorlegen. Anstelle einer Überschuldungsanzeige kommt auch eine Insolvenzerklärung in Frage, wonach Sie das Unternehmen vor Gericht für zahlungsunfähig erklären und um Eröffnung des Konkurses ersuchen.

Grundsätzlich existiert keine gesetzlich festgelegte Frist für die Benachrichtigung des Richters nach Erkennen der offensichtlichen Überschuldung. Doch in der Praxis ist vorgesehen, dass Sie der Richter innerhalb von 60 Tagen nach Bekanntwerden der offensichtlichen Überschuldung benachrichtigen muss, wenn keine kurzfristige Sanierung möglich ist.

4. Generalversammlung durchführen und Sanierungsmassnahmen beantragen

Bei einer Unterbilanz gibt es noch keine gesetzlichen Folgen. Deshalb sind noch keine Sanierungsmassnahmen erforderlich.

Bei einem Kapitalverlust gemäss Gesetz (Art. 725 Abs. 1 OR), muss eine sofortige Generalversammlung einberufen und dabei die Sanierungsmassnahmen beantragt werden. Diese Massnahmen müssen in der Einladung und in der Tagesordnung aufgelistet werden [i] Die Pflicht des Verwaltungsrats obliegt bei der GmbH den Geschäftsführern..

Die bekanntesten und wahrscheinlich häufigsten Gegenmassnahmen sind:

• Kapitalerhöhung (Art. 650 OR);
• Kapitalschnitt: nominelle Kapitalherabsetzung (Art. 732 OR) mit gleichzeitiger Kapitalerhöhung (Art. 650 OR);
• Rangrücktritte (Art. 725 Abs. 2 OR und Art. 219 SchKG).

Dokumentieren Sie genau alle vom Verwaltungsrat getroffenen Entscheidungen bezüglich der gewählten Sanierungsmassnahmen. Hat der Verwaltungsrat aus bestimmten Gründen beschlossen, keine zusätzlichen Sanierungsmassnahmen zu ergreifen, muss diese Entscheidung ebenfalls dokumentiert werden.

FAQ über Unterbilanz, Kapitalverlust und Überschuldung

Was ist eine Unterbilanz – einfach erklärt?

Eine Unterbilanz liegt vor, wenn die Aktiva eines Unternehmens nach Abzug des Fremdkapitals das Grund- oder Stammkapital und die gesetzlichen Reserven nicht mehr vollständig abdecken. Mit anderen Worten: Eine Unterbilanz liegt vor, wenn ein Bilanzverlust vorliegt.

Deckt das Vermögen das gesamte Fremdkapital und mindestens die Hälfte des Aktienkapitals sowie der gesetzlichen Reserven, hat diese Situation noch keine gesetzlichen Folgen.

Wann liegt ein Kapitalverlust vor?

Wenn die Aktiva eines Unternehmens abzüglich der Verbindlichkeiten nicht einmal die Hälfte des Grund- oder Stammkapitals und der gesetzlichen Reserven abdecken, handelt es sich um eine qualifizierte Form einer Unterbilanz (sogenannter Kapitalverlust).

Wie kommt es zu einer Überschuldung?

Eine Überschuldung entsteht, wenn das Vermögen das Fremdkapital nicht mehr vollständig abdeckt. In diesem Fall ist das Eigenkapital negativ. Die Überschuldung einer Gesellschaft (AG / GmbH / Genossenschaft / Stiftung) bedeutet in der Regel Insolvenz und damit Handlungsunfähigkeit. Manchmal kann jedoch das negative Eigenkapital rein buchmässige Probleme ausweisen. In jedem Fall setzt die Überschuldung weitere Handlungen voraus.

Sind Vorstandsmitglieder bei einem Schadenfall verantwortlich?

Vergessen Sie nicht, dass Sie als Mitglied des Verwaltungsrates zur Rechenschaft gezogen werden können, wenn der Verwaltungsrat einer der in Art. 725 OR aufgeführten Pflichten nicht oder zu spät (Sorgfaltspflichtverletzung) nachkommt.

Verbleibt die Verpflichtung zur Zahlung von AHV/IV/EO- und ALV-Beiträgen in einer bevorstehenden Insolvenz?

Denken Sie daran, dass auch in einer bevorstehenden Insolvenz die Verpflichtung zur Zahlung von AHV/IV/EO- und ALV-Beiträgen beim Unternehmen verbleibt. Gemäss Art. 52 Abs. 2 AHVG (Bundesgesetz über die Alters- und Hinterlassenen-Versicherung) haften sämtliche Verwaltungsratsmitglieder persönlich und solidarisch mit ihrem Privatvermögen (abgesehen von möglichen strafrechtlichen Verfahren). Somit kann ein beliebiges Mitglied des Verwaltungsrates für den ganzen Schaden einklagen.

Fazit

Unterbilanz, Kapitalverlust und Überschuldung sind sehr eng verbundene Begriffe, die vor allem dem Zweck einer plausiblen Darstellung der finanziellen Lage eines Unternehmens dienen. Im Kern handelt es sich um die Relation zwischen dem Reinvermögen bzw. dem gesamten Eigenkapital des Unternehmens und dem Grund- bzw. Stammkapital. Der Gesetzgeber sieht diverse Sanierungsmassnahmen vor, falls ein Unternehmen mit einem Kapitalverlust oder einer Überschuldung konfrontiert wird. Eine zeitnahe Umsetzung der Massnahmen soll dazu beitragen, der Insolvenz vorzubeugen. Sollten Sie noch offene Fragen zum Thema «Unterbilanz, Kapitalverlust und Überschuldung» haben, zögern Sie bitte nicht, im Forum bei den Experten nachzufragen.

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Abschreibungs­methoden sind beim Jahres­abschluss eine mühsame Arbeit, sondern sie können gezielt zur Gewinn­optimierung eingesetzt werden. Zum Beispiel kann eine höhere degressive Abschreibung den Gewinn eines Unternehmens reduzieren, was zu einer Verringerung der Steuer­zahlungen führt. Eine weitere Möglichkeit, die Abschreibungs­methode zur Gewinn­optimierung zu nutzen, besteht darin, den Restwert eines Vermögens­werts niedriger anzusetzen, was zu einer höheren Abschreibung und damit zu niedrigeren Steuer­zahlungen führt. Bei der Wahl der Abschreibungs­methode sind unbedingt die gesetzlichen Vorschriften zu beachten, um unerwünschte Konsequenzen zu vermeiden. Im folgenden Artikel beantworten wir Ihnen die wichtigsten Fragen.

Abschreibungen sind jedoch letztendlich nur eine Verschiebung von Kosten und haben keinen direkten Einfluss auf den Gewinn. Daher sollten Abschreibungen nicht nur aus steuerlichen Gründen vorgenommen werden, sondern auch in Bezug auf die tatsächliche Nutzungsdauer des Vermögens­gegenstandes und die finanzielle Situation des Unternehmens sorgfältig geplant werden.

Welche Abschreibungs­methoden gibt es?

Die Abschreibung ist eine Methode zur Verteilung des Wertverlusts eines Vermögens­werts über seine Lebens­dauer. Arten von Vermögen­swerten, die abgeschrieben werden müssen, sind beispielsweise Gebäude, Fahrzeuge, Maschinen, Patente und Lizenzen. Die Abschreibung wird normalerweise als Betriebs­aufwand in der Gewinn- und Verlust­rechnung ausgewiesen und reduziert dadurch den Gewinn des Unternehmens.

Es gibt verschiedene Methoden, um Abschreibungen in der Buchhaltung vorzunehmen. Die häufigsten Methoden sind:

Wie funktioniert die lineare Abschreibungs­methode?

Die lineare Abschreibungs­methode ist eine der häufigsten Methoden zur Abschreibung von Vermögenswerten in der Buchhaltung. Sie ist einfach anzuwenden und basiert auf der Annahme, dass ein Vermögenswert über seine Nutzungsdauer hinweg gleichmässig an Wert verliert.

Die Berechnung der linearen Abschreibung erfolgt in vier Schritten:

1. Bestimmung des Anschaffungs­werts: Der Anschaffungswert umfasst alle Kosten, die mit dem Kauf, der Installation und der Inbetriebnahme des Vermögens­werts verbunden sind.
2. Abschreibungs­dauer: Die Abschreibungs­dauer ist die Zeit, über die der Vermögens­wert genutzt wird. Sie wird durch das Unternehmen basierend auf den erwarteten wirtschaftlichen Nutzungen des Vermögens­werts bestimmt.
3. Restwert: Der Restwert ist der voraussichtliche Wert des Vermögens­werts am Ende seiner Abschreibungs­dauer.
4. Berechnung der Abschreibung: Die lineare Abschreibung berechnet sich durch Subtraktion des Restwerts vom Anschaffungswert und Dividieren durch die Abschreibungsdauer.

Die Formel lautet:
Jährliche Abschreibung = (Anschaffungswert - Restwert) / Abschreibungsdauer

Die jährliche Abschreibung wird dann in der Buchhaltung auf das entsprechende Konto gebucht und reduziert den Buchwert des Vermögenswerts in der Bilanz des Unternehmens. Am Ende der Abschreibungs­dauer entspricht der Buchwert dem Rest­wert des Vermögens­werts.

Die lineare Abschreibungs­methode ist eine einfache und transparente Methode zur Abschreibung von Vermögens­werten. Sie ist jedoch möglicherweise nicht die beste Wahl für Vermögenswerte mit variabler Nutzung oder ungleichmässiger Abnutzung. In diesen Fällen können alternative Methoden wie die degressive Abschreibung oder die Leistungs­abschreibung in Betracht gezogen werden.

Wann lohnt sich die degressive Abschreibung?

Die degressive Abschreibungs­methode ist eine Methode der planmässigen Abschreibung von Vermögens­werten in der Buchhaltung. Im Gegensatz zur linearen Abschreibungs­methode wird bei der degressiven Methode der Buchwert eines Vermögens­werts jedes Jahr um einen festgelegten Prozent­satz des Restwerts reduziert. Dies bedeutet, dass die Höhe der Abschreibung im Laufe der Zeit abnimmt und der Buchwert des Vermögens­werts schneller sinkt.

Die Berechnung der Abschreibung erfolgt auf der Grundlage des Anschaffungs­werts und der Abschreibungs­dauer. Der Prozentsatz der Abschreibung wird durch die Abschreibungs­dauer und den Faktor der degressiven Abschreibungs­methode bestimmt, den das Unternehmen gewählt hat. Dieser Faktor kann je nach Geschäfts­praktiken und Branche unterschiedlich sein.

Die Formel zur Berechnung der degressiven Abschreibung lautet:
Jährliche Abschreibung = Anfangswert des Vermögenswerts x Faktor der degressiven Abschreibungsmethode / Abschreibungsdauer

Der Faktor der degressiven Abschreibungsmethode wird wie folgt berechnet:
Faktor der degressiven Abschreibungsmethode = 1 / Abschreibungsdauer x 2

Die degressive Abschreibungs­methode wird oft von Unternehmen verwendet, um die Kosten von Vermögens­werten zu reduzieren, die im Laufe der Zeit an Wert verlieren, wie Maschinen und Ausrüstungen. Es ist jedoch wichtig zu beachten, dass die degressive Abschreibungs­methode nicht für alle Arten von Vermögens­werten geeignet ist und dass Unternehmen in der Lage sein müssen, die Höhe der Abschreibung genau zu planen, um ihre Buchhaltung richtig zu führen.

Wie funktioniert die leistungsabhängige Abschreibung?

Die leistungs­abhängige Abschreibungs­methode ist eine Methode der Abschreibung von Anlage­vermögen, bei der die Höhe der Abschreibung von der tatsächlichen Nutzung oder Leistung des Vermögens­gegenstands abhängt.

Im Gegensatz zur linearen Abschreibung, bei der der jährliche Abschreibungs­betrag gleich bleibt, oder der degressiven Abschreibung, bei der der jährliche Abschreibungs­betrag im Laufe der Zeit abnimmt, variiert der Abschreibungs­betrag bei der leistungs­abhängigen Abschreibungs­methode je nach Nutzung des Vermögensgegenstands.

Um die leistungsabhängige Abschreibung zu berechnen, müssen folgende Schritte durchgeführt werden:

1. Ermittlung der Anschaffungs­kosten des Vermögens­gegenstands einschliesslich aller damit verbundenen Kosten wie z.B. Transport- und Installations­kosten.
2. Ermittlung der erwarteten Gesamtnutzungs­dauer des Vermögens­gegenstands, entweder in Betriebs­stunden oder in anderen messbaren Einheiten.
3. Berechnung der Abschreibung pro Einheit, indem die Anschaffungskosten durch die erwartete Gesamt­nutzungs­dauer geteilt werden.
4. Ermittlung der tatsächlichen Nutzung oder Leistung des Vermögens­gegenstands in einer bestimmten Periode.
5. Multiplikation der tatsächlichen Nutzung oder Leistung mit der Abschreibung pro Einheit, um den jährlichen Abschreibungs­betrag zu berechnen.

Diese Methode eignet sich insbesondere für Vermögens­gegenstände, deren Nutzungsgrad oder Leistung im Laufe der Zeit abnimmt, wie beispiels­weise Maschinen oder Fahrzeuge.

Welche Abschreibungsmethode ist die beste?

Die Wahl der Abschreibungsmethode hängt von verschiedenen Faktoren ab, einschliesslich der Art des Vermögenswerts, seiner erwarteten Lebensdauer, der Geschäftspolitik des Unternehmens und den gesetzlichen Vorschriften. Merkblätter des Bundes zu Abschreibungen auf dem Anlagevermögen finden sie hier.

Verbuchung von Abschreibungen

Die Buchung von Abschreibungen hängt von der Methode ab, die für das Anlagevermögen verwendet wird. Hier sind die Buchungen für die drei gängigsten Methoden:

Lineare Abschreibung

Die Buchung für die lineare Abschreibung erfolgt in der Regel am Jahresende. Angenommen, das Unternehmen hat eine Maschine für CHF 10’000 und die Nutzungsdauer beträgt 5 Jahre. Die jährliche Abschreibung würde somit CHF 2’000 betragen. Die Buchung würde wie folgt aussehen:

Anlagevermögen CHF 2'000 an kumulierte Abschreibungen CHF 2'000

Degressive Abschreibung

Die degressive Abschreibung wird in der Regel am Jahresanfang berechnet. Angenommen, das Unternehmen hat eine Maschine für CHF 10’000, eine Nutzungsdauer von 5 Jahren und einen Abschreibungssatz von 20%. Die Buchung würde wie folgt aussehen:

Anlagevermögen CHF 2'000 an kumulierte Abschreibungen CHF 2'000

Für das nächste Jahr würde die Buchung jedoch folgendermassen aussehen:

Anlagevermögen CHF 1'600 an kumulierte Abschreibungen CHF 3'600

Leistungsabhängige Abschreibung

Die Buchung für die leistungsabhängige Abschreibung hängt von der Einheit ab, die zur Messung der Leistung verwendet wird. Angenommen, das Unternehmen hat ein Fahrzeug für CHF 20’000 mit einer erwarteten Kilometerleistung von 100’000 km und einer Restwert von CHF 5’000. Wenn das Fahrzeug in einem Jahr 20’000 km zurückgelegt hat, würde die Abschreibung für dieses Jahr wie folgt berechnet:

Abschreibung = (CHF 20'000 - CHF 5'000) / 100'000 km x 20'000 km = CHF 3'000

Die Buchung würde dann folgendermassen aussehen:

Anlagevermögen CHF 3'000 an kumulierte Abschreibungen CHF 3'000

Bei der Buchung von Abschreibungen kommt es auch auf die Verwendung des korrekten Kontos an, insbesondere wenn das Unternehmen verschiedene Arten von Anlagevermögen besitzt.

Beeinflusst die Abschreibung die Unternehmens­steuern?

Abschreibungen können steuerliche Auswirkungen haben. In der Schweiz können Abschreibungen als Betriebs­ausgaben von den Steuern abgezogen werden, was zu einer Reduzierung der steuer­pflichtigen Gewinne des Unternehmens führt. Durch die ordnungsgemässe Verwendung von Abschreibungen können Unternehmen den Wertverlust von Vermögens­werten über ihre Lebens­dauer hinweg berücksichtigen und ihre finanzielle Stabilität und Rentabilität verbessern.

Steuern optimieren mit Abschreibungen

Abschreibungen können dazu genutzt werden, um die Steuerlast eines Unternehmens zu optimieren. Dabei gibt es verschiedene Möglichkeiten:

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Die Berechnung und Erstattung von Reisekosten ist Teil der Arbeit von Buchhaltern in kleinen, mittleren und grossen Unternehmen. Während die Mitarbeiter, die auf eine Geschäfts­reise gehen, nur die Spitze des Spesen-Eisbergs sehen, muss der Buchhalter im Hintergrund alles korrekt verbuchen. Und das ist nicht einfach. Man muss entweder über eine umfassende praktische Erfahrung oder eine solide theoretische Grundlage verfügen. Für den zweiten Fall haben wir diesen Artikel vorbereitet. Hier lernen Sie:

• Können einem Arbeitnehmer die Kosten für eine Übernachtung in seinem Ferienhaus erstattet werden?
• Wie wird der Kilometersatz richtig berechnet?
• Wer muss für das Visum und die Versicherung einer Geschäftsreise aufkommen?

Ausserdem finden Sie am Ende dieses Artikels einen Reise­kosten­rechner, mit dem Sie Ihre Spesen­abrechnung einfach und schnell erledigen können.

Welche Kosten fallen für den Mitarbeiter während der Geschäfts­reise an?

Auch ein Wochen­trip in eine Nachbar­stadt kostet den Arbeit­geber so einiges. Daher ist es wichtig, alle Ausgaben­kategorien für eine effektive Budgetierung von Geschäfts­reisen genau zu verstehen.

Kategorien bei der Reise­kosten­abrechnung

• Unterkunfts­kosten
• Verpflegungs­mehr­aufwand
• Fahrt­kosten
• Reise­neben­kosten

Wenn Sie jemand sind, der häufig auf Reisen ist, dann sollten sie zumindest alle Belege aufbewahren. Aber wenn Sie selbstständig oder ein Buchhalter sind, der eine Reise­kosten­abrechnung verarbeiten muss, dann müssen Sie alle Details der Reise kennen.

Kategorien von Reisespesen

Übernachtungs­kosten

Zu den Übernachtungs­kosten gehört die Buchung eines Hotel­zimmers oder einer anderen Unterkunft für eine Geschäfts­reise. Der Buchhalter, der die Übernachtungs­kosten prüft, sollte bei der Reise­kosten­abrechnung eine Reihe von Sonderfällen berücksichtigen.

Buchhalterische Aspekte der Übernachtungskosten

• Einzel­buchungen von Hotel­zimmern werden in der Regel per Quittung bestätigt. Die Aufenthalts­daten müssen unbedingt mit den Daten der Dienst­reise übereinstimmen.
• Bei Gruppen­hotel­buchungen (normalerweise 3 oder mehr Zimmer) kann das Hotel dem Unternehmen Rechnung stellen. Wenn eine Gruppen­hotel­reservierung von jedem Mitarbeiter separat bezahlt wird, muss der Buchhalter die Verfügbarkeit von Belegen für jeden Mitarbeiter klären.
• Ein Mitarbeiter kann während einer Geschäfts­reise eine Privat­wohnung als Unterkunft nutzen (im Voraus ausgehandelt). Es kann ein Haus bzw. Wohnung von Freunden oder Verwandten sein, Wohnungen von Booking.com oder AirBnB usw. Wenn kein Zahl­beleg verfügbar ist, wird die Höhe der Entschädigung dem Spesen­reglement entnommen. In der Regel betragen diese Übernachtungs­kosten maximal 60 Franken pro Nacht.

Wie buche ich Übernachtungskosten?

Sofern der Mitarbeiter die Übernacht privat vorfinanziert:

Verpflegungs­mehr­aufwand

Zum Verpflegungs­mehr­aufwand gehören Frühstück, Mittag­essen und Abend­essen während einer Geschäfts­reise. Je nach Spesen­reglement werden Essens­spesen effektiv gegen Vorlage der Quittung rückvergütet oder es wird eine Tages­pauschale ohne Quittungs­vorlage angewendet. Beides zugleich ist nicht möglich. Ein beliebiger Wechsel zwischen beiden Systemen ist nicht möglich.

Wie buche ich Verpflegungs­mehr­aufwand?

Fahrt­kosten

Transport­kosten während einer Geschäfts­reise sind oft der Kauf von Flug­tickets, Bahn­tickets oder Taxi­kosten. Aber wenn der Arbeit­nehmer mit dem eigenen Privat­auto oder dem Firmen­wagen unterwegs ist, müssen die Kosten entsprechend berechnet werden.

Kilometerpauschale für Privatautos

Die Steuerverwaltungen legen den maximal gültigen Kilometersatz auf CHF 0.70 fest. Selbstverständlich muss ein detailliertes Bordbuch geführt werden, mit dem die gefahrenen Kilometer belegt werden können. Ein Unternehmen kann den Kilometersatz tiefer ansetzen, geht damit aber das Risiko ein, dass den Arbeitnehmern dadurch Mehrkosten entstehen.

Nutzung eines Geschäftsfahrzeugs

Wenn das Fahrzeug im Besitz des Arbeitgebers ist, müssen die Belege auf jeden Fall aufbewahrt und dem Buchhalter übergeben werden (Ausgaben für Benzin, Wartung und ähnliches).

Wie muss das Bordbuch geführt werden?

Es muss die folgenden Daten enthalten:

• Fahrtdatum
• Fahrtroute
• Kilometerstand zu Beginn und am Ende der Fahrt
• Reisezweck

Effektiv gefahrene Kilometer

Tatsächlich werden auch hier die Daten aus dem Fahrten­buch verwendet. Dort müssen die Fahrt zum Geschäfts­sitz des Kunden, die Fahrt vom und zum Hotel und natürlich die Rückkehr ins Büro abgerechnet werden. Die Fahrten zwischen Wohn­sitz und Büro des Arbeit­gebers sind Arbeits­weg, Privat­sache des Arbeit­nehmers und dadurch nicht festzuhalten und können nicht kompensiert werden. Fahrten zwischen Wohn­sitz des Arbeit­nehmers und Domizil des Kunden können aber abgerechnet werden, da dies der Praxis im Aussen­dienst entspricht.

Wie buche ich Fahrt­kosten?

Reisenebenkosten

Neben einem Hotelzimmer, einem Mittagessen in einem Restaurant und einem Busticket können einem Mitarbeiter während einer Geschäftsreise weitere Ausgaben entstehen. Das kann zum Beispiel eine Parkquittung oder eine Rechnung einer Telefongesellschaft sein. Der Buchhalter muss sicherstellen, dass diese Ausgaben im Zusammenhang mit der Geschäftstätigkeit und nicht für persönliche Zwecke angefallen sind. Daher am besten vor einer Dienstreise besprechen oder im Spesenreglement festhalten.

Die häufigsten Arten von Reisenebenkosten, die den Mitarbeitern erstattet werden, sind:

• Reise­neben­kosten bei Nutzung des Geschäfts­autos
• Park­platz­kosten
• Maut­gebühren
• Fähr­kosten
• Not­reparatur­kosten
• Bei Nutzung des Privatwagens dürfen diese Kosten nicht kompensiert, da sie pauschal in der Kilometer­pauschale enthalten sind.
• Reise­neben­kosten auf Geschäfts­reisen
• Kosten für Eintritts­karten zu Geschäfts­veranstaltungen
• Forum
• Kongress
• Seminar
• Kosten der Geschäfts­kommunikation
• Telefon­kosten
• Internet­kosten
• Miete für Sitzungs­räume
• Sonstige Reise­neben­kosten
• Gepäck­kosten
• Beförderung
• Aufbewahrung
• Reise­gepäck­versicherung
• Trink­gelder

Wie buche ich Reise­neben­kosten?

Total der Reise­kosten­abrechnung

Nachdem Sie die Kosten für Unterkunft, Verpflegung, Transport und den Rest berechnet haben, müssen Sie sie nur noch zusammen­zählen. Dazu haben wir einen Excel-Rechner für Reise­kosten vorbereitet. Laden Sie ihn herunter, füllen Sie Ihre Daten ein und verwenden Sie es für ihren Jahres­abschluss.

Indirekte Reise­kosten

Impfungen und Versicherung

Eine Reise­versicherung ist für alle Länder zu empfehlen und wird meist vom Arbeitgeber erstattet. Für einige Länder muss der Reisende auch gegen lokale Krankheiten geimpft sein. In der Regel werden solche reisebedingten Krankheits­kosten auch erstattet.

Visum und andere touristische Dokumente

Einige Dokumente, wie das A1 Formular, können in der Schweiz kostenlos bezogen werden. Aber solche Dokumente wie ein Visum müssen zusätzlich bezahlt werden. Und wenn die Geschäfts­reise mehrere Länder mit einem Visum­regime umfasst, werden die Kosten nicht gering sein. Die Einbeziehung dieser Ausgaben in die Reise­kosten ist in der Regel selbstverständlich.

Schliesslich sollten Sie bei der Abrechnung von Reisekosten 2 Punkte beachten. Zunächst muss allen erstattungs­fähigen Kosten ein Beleg beigefügt werden. Zweitens, wenn Mitarbeiter oft auf Dienst­reise gehen, können Sie mit einem bestehenden Spesen­reglement alle Reise­kosten schneller und effizienter berechnen.

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Voraussetzungen für eine externe Buchhaltungslösung

Ihr Unternehmen ist profitabel

Es muss ein Business vorhanden sein oder zumindest die Absicht bestehen, ein Start-up mit klaren Markt­chancen möglichst schnell vorwärts zu bringen. Es braucht Kunden­einnahmen oder eine wenigstens im kleinen Rahmen gesicherte Finanzierung. Ganz gleich, wie günstig ein Treuhänder sein kann – er kostet Geld. Schliesslich muss er für sein Fachwissen, seine Zeit und Arbeits­ergebnisse entschädigt werden – auch in der Startphase, in der ein Start-up noch keine Umsätze generieren kann. Wenn sich ein Unternehmen schlicht und einfach keinen preiswerten Treuhänder leisten kann oder will, dann ergibt eine externe Vergabe an einen Treuhänder wenig Sinn (Outsourcing der Buchhaltung).

Sie kontrollieren den Dokumenten­fluss

Die Geschäfts­führung muss willens sein, sämtliche Belege kontinuierlich und ordentlich zu sammeln und an den Treuhänder weiterzuleiten. Für eine lückenlose Beleg­sammlung ist eine strenge Disziplin erforderlich und nicht selten scheitert die Zusammen­arbeit in genau diesem Punkt.

Sie haben keine Angst, Arbeiten zu delegieren

Die Geschäfts­führung muss bereit sein, die Buchungs­arbeit wirklich abzugeben und nicht trotz mangelnder Fach­kenntnisse einen Teil der Buchungen selbst durchführen zu wollen. Ein Treuhänder wird nicht effizient arbeiten können, wenn er gleichzeitig die Kunden­buchungen kontrollieren und dann allenfalls korrigieren muss. Das dauert oft länger, als wenn der Treuhänder die Buchungen selbst vorgenommen hätte.

Sie vertrauen Ihrem Treuhänder

Es muss eine Vertrauens­basis zwischen dem Kunden und dem Treuhänder­vorhanden sein. Wenn der Auftraggeber Auskunft über jedes Detail der Arbeit des Treuhänders einfordert, zeugt das nicht gerade von Vertrauen. Mit der Zeit wird das die Zusammen­arbeit belasten. Selbst­verständlich kann der Kunde jederzeit Auskunft über die strategische Marsch­richtung in seiner Buchhaltung oder allfällige Probleme verlangen – das eine hat aber mit dem anderen nichts zu tun.

Ihr Business ist offiziell und legal

Das Business hat Einkünfte aus ausschliesslich legalen Geschäfts­aktivitäten. Sie werden Mühe haben, einen guten Treuhänder zu finden, der wider­rechtliche Vorgänge deckt oder Sie gar noch dabei berät. Früher oder später würde das Ganze zum Problem und für ihn damit zu einem Image­risiko – abgesehen von der moralischen Unvereinbarkeit mit dem Berufsethos eines Treuhänders.

Welche Firmen können die Buchhaltung intern erledigen?

Eine Unternehmung kann sich überlegen, die interne Buchhaltung mit eigenem Personal zu führen und auf ein Outsourcing der Buchhaltung zu verzichten, wenn folgende Faktoren zutreffen:

• Personal mit Kenntnissen und Erfahrung in der Buchhaltung ist vorhanden.
• Das entsprechende Personal hat genügend zeitliche Ressourcen, um sich um die Buchhaltung zu kümmern.
• Die Buchhaltung wird als wichtiger Unterstützungsprozess im Unternehmen aufgefasst.
• Die Opportunitätskosten einer internen Buchhaltung sind nicht zu hoch. Zum Beispiel macht es keinen Sinn, wenn ein bewährter Sales-Crack an einem Tag der Woche die Buchhaltung erledigt, nur weil er das Rechnungswesen kennt.

Welche Buchhaltungs­dienstleistungen werden am häufigsten ausgelagert?

Unternehmen lagern in der Regel 3 Kategorien von Buchhaltungs­aufgaben aus: Finanz­buchhaltung, Lohn­buchhaltung und Steuern. Schauen wir uns an, welche spezifischen Aufgaben man in jeder Kategorie delegieren kann.

Outsourcing der Finanzbuchhaltung

Buchung von Belegen

Der Hauptgrund für die Beauftragung eines ausgelagerten Buchhalters ist die, sich die Belegverbuchungen zu ersparen. Wenn das Unternehmen wächst, wird der Papierkram nur noch zunehmen. Mit Hilfe von speziellen Buchhaltungssoftware können Buchhalter verschiedene Zahlungsbelege, von Quittungen bis zu Steuerrechnungen, schnell und effizient bearbeiten. Die Kosten für solche Dienste hängen in der Regel von der Anzahl der monatlichen Buchungen ab.

• Hilfe bei der Buchung von Belegen erhalten
• Dokumenten­verarbeitung an einen externen Buchhalter delegieren

Vorbereitung der Jahres­abschlüsse

Ein korrekt erstellter Jahresabschluss ermöglicht nicht nur die Erfolgsanalyse Ihres Unternehmens, sondern auch eine Reduktion der Steuern. Selbst Unternehmen, die ihre eigene Buchhaltung führen, lagern Steuer­angelegenheitn häufig aus. Die Erfahrung externer Experten ermöglicht es ihnen, Fehler in der Bilanz und in der Erfolgs­rechnung leicht zu erkennen und zu korrigieren.

• Fragen zur Erstellung des Jahresabschlusses
• Überlassen die Bericht­erstattung einem Experten

Finanz­management

KMU können zur Optimierung der internen Buchhaltung alle Aufgaben des Finanzcontrollings auslagern. Ein externer Experte wird in effektiver Zusammen­arbeit mit dem Kunden Firmen­rechnungen ausstellen und bezahlen, Zahlungs­erinnerungen versenden und andere Massnahmen zur Kontrolle der Debitoren- und Kreditoren­buchhaltung durchführen. Dieser Service ist oft Teil des “Komplettpakets” der Buchhaltung, zusammen mit der Lohn- und Steuer­buchhaltung. Die Kosten solcher Dienstleistungen sind normalerweise flexibel (einige der Dienstleistungen haben einen Fixpreis, der andere Teil hängt vom Umfang der geleisteten Arbeit ab).

• Ratschläge zu Forderungen und Verbindlichkeiten erhalten
• Einen Partner für die gemeinsame Finanz­arbeit finden

Outsourcing der Lohn­buchhaltung

Wenn ein Unternehmen noch am Anfang steht und die Anzahl der Mitarbeiter 2-3 Personen beträgt, erscheint die Lohn­buchhaltung nicht kompliziert. Doch je grösser die Personal­fluktuation ist, desto schwieriger wird es, die Lohn­abrechnung für jeden einzelnen Mitarbeiter effizient zu gestalten.

Für eine effektive Lohn­buchhaltung sind viele Faktoren zu berücksichtigen. Angefangen bei der Form eines Arbeits­vertrages (Vollzeit, Teilzeit, Kurzarbeit) bis hin zu den aktuellen Tarifen aller Teile der Sozial­versicherungen (AHV, IV, EO, ALV, AIV, BVG, KTG etc.). Und wenn man dazu Überstunden und Zulagen, Urlaub und Krankheiten, Arbeits- und Nicht­berufs­unfälle, Mutterschafts­urlaub und Geschäfts­reisen ins Ausland hinzurechnet, dann ist klar, dass Hilfe benötigt wird.

Die meisten Treuhänder sind bereit, sich darum zu kümmern. Unter Berücksichtigung der persönlichen Eigenschaften der Mitarbeitenden, kantonaler Steuer­unterschiede und vorgefertigter Vorlagen für Abrechnungs­dokumente können externe Experten jede Personal­fluktuation qualitativ bewältigen. Der Preis für solche Dienstleistungen wird in Abhängigkeit von der Anzahl der Mitarbeiter des Unternehmens berechnet.

• Beratung zur Lohn­berechnung in Ihrem Fall erhalten
• Einen ausgelagerten Lohn­buchhalter kontaktieren

Steuer­beratung

Oft suchen Unternehmen einen externen Steuer­berater für die Erstellung einer Steuer­erklärung im Zusammenhang mit dem Unternehmens­abschluss. Im Gegensatz zu anderen Dienstleistungen ist die Steuer­erklärungs­erstellung sowohl für Unternehmen als auch für Selbständige relevant. Dadurch erfreut sich dieser Service vor allem zu Jahresbeginn grosser Beliebtheit.

Die Preise für Steuer­beratungs­dienste werden meist individuell auf der Grundlage der Situation des Kunden berechnet.

• Lösungen für häufige Steuerfälle erfahren
• Steuerexperten in Ihrem Kanton finden

Vorteile und Nachteile des Outsourcings der Buchhaltung

Wenn man alle genannten ausgelagerten Buchhaltungs­dienstleistungen zusammen­fasst, ergeben sich folgende Vor- und Nachteile.

Diese Nachteile können vielmehr als Möglichkeiten gesehen werden. Das papierlose Büro beispielsweise gilt als Trend und mit Hilfe moderner Programme wird die Verwaltung der digitalen Dokumentation immer einfacher. Und wenn man die Kosten der internen Buchhaltungsabteilung denen eines Treuhänders gegenüberstellt t, erscheinen die Kosten für externe Finanzexperten relativ gesehen nicht mehr so hoch – wahrscheinlich sogar tiefer.

Kontroll­fragen

1. Qualifiziert sich Ihr Unternehmen für das Outsourcing gemessen an den oben erwähnten Punkten?
2. Ist Ihr Buchhalter mit seinen Aufgaben zeitlich oder fachlich überlastet?
3. Möchten Sie Ihre Steuern weiter optimieren?

Wenn Sie alle 3 Fragen mit JA beantwortet haben, sollten Sie sich den richtigen Treuhänder suchen. Geben Sie den Kanton, die gewünschte Dienstleistung, die Preisspanne und weitere Parameter an und treuand-suche.ch schlägt Ihnen die passenden Buchhaltungspartner vor.

Wenn alles klappt und Ihre Buchhaltung in sicheren Händen ist, würden wir uns freuen, wenn Sie diesen Artikel bewerten und ein paar freundliche Worte bei den Kommentaren hinterlassen würden.

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Beim Erstellen des Jahresabschlusses in der Buchhaltung bietet sich zum letzten Mal Gelegenheit, steueroptimale Buchungen vorzunehmen und den Unternehmensgewinn und damit die Gewinnsteuer auf ein so tiefes Niveau wie möglich zu bringen. Damit sparen Sie tatsächlich Steuern. Diese letzte Chance zur Steueroptimierung sollte auf alle Fälle genutzt werden. Ist die Steuererklärung erst einmal abgeschickt, gibt es keine Möglichkeit mehr, plötzlich aufgetauchte Aufwandbelege zu verbuchen oder vergessene Abschreibungen nachzuholen. Aus und vorbei!

Zudem müssen Sie sicherstellen, dass der Jahresabschluss die Mindestvorgaben bezüglich Gliederung und Form einhält. Es zählt also nicht nur der Inhalt. Eine Rückweisung durch das Steueramt gilt es zu vermeiden, denn Sie müssen den Jahresabschluss mühsam nachbearbeiten oder einen Treuhänder damit beauftragen.

18 Fehler im Jahres­abschluss, die sich auf die Höhe Ihrer Steuern auswirken

Wenn Sie die folgenden Punkte korrekt machen, ist eine Rückweisung des Jahres­abschlusses durch das Steueramt höchst unwahrscheinlich!

1. Fehlende Hinweise auf geänderte Schätzmethoden, Abschreibungsarten oder Annahmen (Abweichung vom Prinzip der Stetigkeit).
2. Unvollständige Erläuterung der Umsatz­erfassung in komplizierten Fällen.
3. Fehlende Hinweise auf off-balance Leasing­verpflichtungen.
4. Gliederung ist nicht auf Basis der Verfall­struktur aufgestellt.
5. Hinweise auf offene Verpflichtungen gegenüber Sozial­versicherungen, Unfall­versicherung und Vorsorge zwingend aus der Bilanz oder dem Anhang sind unersichtlich.
6. Fehlende Hinweise auf allfällige Verrechnungen, die jedoch gut begründet sein müssen. Merke: Es gilt der Grundsatz Brutto­prinzip, generelles Verrechnungsverbot!
7. Fehlende Hinweise zu Positionen mit nahestehenden Personen oder Unternehmen. Im Grundsatz muss jeder Transaktion mit einem Nahestehenden ein Marktpreis zu Grunde liegen.
8. Keine Angaben zu gewährten Sicherheiten für Verbindlichkeiten ggü. Dritten
9. Keine Angaben zu Sicherheiten für Forderungen ggü. Dritten
10. Rangrücktritte von Forderungen nicht erläutert.
11. Nettobildung/Nettoauflösung von stillen Reserven nicht erklärt.
12. Unterlassung eines Hinweises auf allfällige Schliessung oder andere betriebsgefährdende Entwicklungen (Abweichung vom Grundsatz der Fortführung).
13. Fehlende Hinweise zu wesentlichen Ereignissen nach dem Bilanz­stichtag (Art d. Ereignisses und geschätzte finanzielle Auswirkung).
14. Keine Angabe der Revisions­firma mit Kontakt­person.
15. Keine Angabe der Kontaktperson in der Buchhaltung (insbesondere zur Steuererklärung)
16. Unterschriften entsprechen nicht dem Handels­register(Einzel­unterschrift bzw. Unterschrift zu Zweien).
17. Fehlende Unterschrift der verantwortlichen Person in der Buchhaltung/CFO.
18. Jahresabschluss und Inhaber­versammlung später als 180 Tage nach Bilanzstichtag vorhanden bzw. durchgeführt.

Wenn Sie Ihren Jahres­abschluss analysiert und diese groben Fehler korrigiert haben, können Sie ihn ohne Sorgen an das Steueramt schicken. Wenn Sie aber nicht nur Ihren Steuer­berater beeindrucken, sondern auch Ihre Steuer­schuld reduzieren wollen, empfehlen wir Ihnen, sich eingehend mit den Details des Berichts zu befassen.

Schauen wir uns die häufigsten Fehler in der Erfolgs­rechnung, Bilanz und Anhang an, die zu überhöhten Steuern führen.

Inhaltliche Fehler in der Erfolgsrechnung

• Konti ausserordentlicher Aufwand bzw. Ertrag nicht «missbraucht»? Viele Steuerämter erlauben nur klare und begründete ausserordentliche bzw. periodenfremde Aufwände. Der Kanton Aargau macht seinem Ruf als strenger Kanton alle Ehre und rechnet ungenügend begründeten periodenfremden Aufwand häufig auf den Gewinn auf.
• Kosten für das Arbeitszimmer berücksichtigt? Dies generiert immerhin CHF 300 bis 600 Mehraufwand pro Monat, abhängig von Faktoren wie Wohnungsmiete und Zimmergrösse usw.
• Lohnaufwand: Verspätete Bonizahlungen noch als Aufwand gebucht? Ab und zu werden diese fälschlicherweise als Aufwand des Folgejahres gebucht, weil die Auszahlung nach dem Jahreswechsel erfolgt.
• Sind Aufwand und Ertrag der korrekten Periode zugeordnet? Aufwand und Ertrag für Grossprojekte korrekt auf entsprechende Perioden verteilt? Damit kann man einfach den Gewinn beeinflussen und Steuern sparen. Aber Achtung! Übertreibt man es zu offensichtlich, wird es bei der nächsten Steuerprüfung entdeckt und teure Folgen haben!
• Ausgaben für den Privatwagen dürfen keinesfalls als Fahrzeugaufwand gebucht werden (Kraftstoff, Reparaturen, Service, Steuern, etc.)! Auch hier schaut der Steuerkommissär ganz genau hin, denn das Missbrauchspotenzial ist gross.
• Verkehrsbussen nicht gebucht? Diese sollen den Verkehrssünder persönlich treffen, nicht den Arbeitgeber. Eine Verbuchung als Geschäftsaufwand ist nicht möglich, obwohl es häufig gemacht und genauso häufig beanstandet wird.

Formale Fehler in der Erfolgsrechnung

• Gliederung muss eingehalten werden: EBITDA, EBIT, EBT (keine Übersetzung notwendig)
• Vergleichszahlen mit dem Vorjahr werden vergessen oder aus Bequemlichkeit weggelassen.
• Ab und zu ist die Gliederung zu grob. Die Steuerverwaltung fordert dann die ausführliche Erfolgsrechnung als direkten Output aus der Buchhaltungssoftware an.

Häufige Fehler auf der Aktivseite der Bilanz

• Kumulierung von Forderungen mit geleisteten Anzahlungen.
• Flüssige Mittel sind nicht nach Währung aufgegliedert
• Kontenbestände der flüssigen Mittel sind nicht mit Banksaldi und Kassabuch abgeglichen
• Sind Vorräte bzw. Lagerbestand per Stichtag aktuell? Gerne wird die aufwändige Inventur weggelassen.
• Bei der Buchung der transitorischen Aktiven werden häufig Fehler gemacht. Z.B. werden die Transitorien vom Vorjahr nicht rückgebucht per 1. Januar.
• Ist eine Bewertung angefangener Arbeiten erfolgt? Hier wird fälschlicherweise oft der Marktpreis verwendet, es darf aber zu Einstandspreisen bewertet werden, es sei denn, der Marktpreis liege zum Stichtag unter den Einstandspreisen.
• Sachanlagen müssen konsistent in mobile und immobile Teile gegliedert werden.
• Delkredere auf inländische und ausländische Kreditoren gebucht (kantonal unterschiedliche Prozentsätze)? Bei ausländischen Kreditoren ist das pauschale Delkredere prozentual in den meisten Kantonen höher, was oft vergessen wird. Auf diese Weise können Sie auch sehr einfach Steuern sparen oder zumindest diese zeitlich aufschieben.
• Sind die Reserven unterteilt in gesetzliche und freiwillige Gewinnreserve?

Häufige Fehler auf der Passivseite der Bilanz

• Kumulierung von Kreditoren mit erhaltenen Anzahlungen.
• Transitorische Passiven sind nicht oder unvollständig. Oft werden offene Lieferantenrechnungen als Transitorien erfasst, was nicht korrekt ist. Oder die Vorjahrestransitorien werden per 1. Januar nicht rückgebucht.
• Gewinn- oder Verlustvorträge werden voreilig mit dem Jahresgewinn oder -verlust verrechnet. Ein getrennter Ausweis ist aber zwingend.
• Garantierückstellungen, Rückstellungen für Gerichtsprozesse, u.s.w. gebucht?
  Aber Achtung: Es dürfen keine Rückstellungen für künftige Investitionen gebucht werden. Die Ursache jeder berechtigen Rückstellung liegt in der Vergangenheit. Mit einer begründeten Rückstellung können Sie keine Steuern sparen, aber zumindest aufschieben.
• Steuerrückstellung: Korrekter Betrag? Bei den kantonalen online Steuerrechner muss man aufpassen: Schnell ist die Steuerrückstellung mit dem Steuerbetrag verwechselt.

Häufige Steuerspar Fehler im Anhang

In manchen Fällen können unzureichende Informationen im Anhang unnötige Aufmerksamkeit auf den gesamten Jahresabschluss lenken. Wer es korrekt anfasst und die Daten gut beschreibt, macht so den letzten Schritt zur Reduzierung des Steuerbetrags.

• Erklärungsbedürftige Positionen von Bilanz und Erfolgsrechnung bleiben infolge ungenauer Erklärung vage.
• Grosse Positionen sollten falls möglich aufgesplittet werden.
• Grundsatz: Je ausführlicher die Bilanz und die Erfolgsrechnung, desto kürzer wird der Anhang
• Anschrift der Unternehmung wird nach Umzug nicht korrigiert, weil man meint, man müsse die Adresse per Ende der Berichtsperiode angeben.
• Info zu Vollzeitstellen (Hinweis genügt: nicht über 10 bzw. nicht über 50 oder über 250). Die Gesamtanzahl der Arbeitnehmer ist nicht anzugeben, es braucht die Umrechnung auf Vollzeitstellen.
• Als Fremdwährungskurse per Jahresende sollten die publizierten Kurse der ESTV angewandt werden, dann sind unangenehme Diskussionen mit dem Steueramt ausgeschlossen.
• Start-ups: Überlange Geschäftsjahre werden fälschlicherweise nicht erwähnt.

Wie sind Fehler im Jahresabschluss zu korrigieren?

Wenn Sie Fehler im Jahresabschluss feststellen, nachdem Sie das Dokument bei den Steuerbehörden eingereicht haben, sollten Sie sich an Ihren Steuerberater wenden. In jedem Einzelfall können die Lösungen von der Ersetzung eines Berichtsteils bis zur Korrektur des gesamten Jahresfinanzberichts reichen. Das hängt davon ab, was Sie bisher eingereicht haben und wie viele Fehler Sie korrigieren möchten.

Um derartige Fälle zu vermeiden, nutzen Sie idealerweise Treuhänder unserer Plattform sowie unsere Liste der häufigsten Fehler. Mit diesen beiden Instrumenten wird Ihr Jahresabschluss Ihre Steuern minimieren und somit dazu beitragen, Ihr Unternehmen noch erfolgreicher zu machen.

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Mit dem Einsatz von AHVeasy können Treuhänder, Unternehmer, Personal­verantwortliche und Payroll Manager den administrativen Aufwand rund um das Lohnwesen reduzieren. Der Traum von der papierlosen Personal­administration rückt so in greifbare Nähe. Zudem ist immer die ganze «History» der Lohnänderungen, der periodischen Abrechnungen der Lohn­neben­kosten und der früher eingereichten Lohnmeldungen jederzeit abrufbar. Zudem gibt es Ausgleichs­kassen, die die Nutzung von AHVeasy mit geringeren Verwaltungs­kosten für den Arbeitgeber belohnen. Im Kanton Zürich beispielsweise spart ein Arbeitgeber bei einer jährlichen Brutto­lohn­summe von CHF 1’000’000 für den gesamten Betrieb immerhin rund CHF 300 an Verwaltungs­kosten. Registrieren lohnt sich also auch in dieser Hinsicht.

Im Jahr 2022 werden bereits 63% der Schweizer Kantone von AHVEasy unterstützt. Ist Ihr Kanton dabei? Die Antworten auf diese und andere häufig gestellten Fragen zu AHVEasy finden Sie weiter unten in diesem Artikel.

Merkmale von AHVEasy

AHVeasy Schnittstelle und Funktionen

Hier ist eine Liste der Bereiche und Werkzeuge, die einer AHVeasy-Benutzerfirma zur Verfügung stehen.

Sämtliche Funktionen sind intuitiv. Die umfangreiche Funktionalität macht es leicht, Ihre Unternehmensdaten zu bedienen und einen Überblick über Ihre Sozialbeiträge zu erhalten.

AHVEasy für Treuhänder

Alles, was Sie benötigen, um Ihrem Treuhänder Zugang zu Ihrem AHVeasy-Profil zu erlauben, ist seine E-Mail-Adresse. Das Verfahren umfasst 4 Schritte:

Das Treuhänderprofil verfügt über eine Reihe von Sonderfunktionen. Sie ermöglichen es, die Daten aller Unternehmen, die Zugang gewährt bekommen, einzusehen und zu verwalten. Alle Änderungen, die an diesen Unternehmen vorgenommen werden, werden automatisch mit dem Namen der Person gekennzeichnet, die diese Änderungen vorgenommen hat. Auf diese Weise können Eingaben leicht nachverfolgt und — wenn nötig — korrigiert werden.

Häufig gestellte Fragen über AHVEasy

Noch nicht registriert oder Password vergessen — was ist zu tun?

Auf der Anmeldeseite von AHVeasy können Sie sich registrieren oder ein neues Passwort anfordern. Ihr neues Passwort wird automatisch generiert und an Ihre E-Mail geschickt. Es kann vorkommen, dass Ihr Mailsystem den Absender als gefährlich oder unsicher einstuft und die E-Mail deshalb nicht in Ihrem Posteingang anzeigt. Bitte überprüfen Sie Ihren Spam- oder Werbeordner auf neue E-Mails. Sollten Sie die obige E-Mail dort nicht finden, wenden Sie sich bitte an Ihre interne IT-Abteilung und lassen Sie überprüfen, ob die E-Mail-Adresse do‑not‑reply@eadminportal.ch automatisch ausgefiltert oder blockiert wurde.

Registrierung — Festnetznummer oder Mobiltelefonnummer?

Bitte verwenden Sie für die Registrierung ausschliesslich die Nummer Ihres Mobiltelefons, da Sie bei jeder Anmeldung eine SMS erhalten.

Warum muss man zwei Telefonnummern angeben, eine geschäftliche und eine mobile?

Beim Einloggen wird der SMS-Code an die Handynummer gesendet. Diese Nummer ist für niemanden sichtbar. Der Support von AHVeasy nutzt die geschäftliche Telefonnummer, wenn man Sie kontaktieren möchte.

Kann man auch mit einem Tablet oder Smartphone in AHVeasy die Daten bearbeiten?

AHVeasy ist nicht für Smartphones optimiert. Für eine optimale Darstellung benötigt der Bildschirm horizontale Auflösung von mindestens 1440 Pixeln. Tablets mit dieser Auflösung sind für AHVeasy geeignet. Bei einer geringeren Auflösung können Darstellungen, z. B. Tabellen, möglicherweise verzerrt dargestellt werden.

Wie kann man neue Mitarbeiter erfassen?

Um neue Mitarbeiter erfassen zu können, benötigen Sie eine entsprechende Berechtigung. Falls Ihnen diese noch nicht vorliegt, müssen Sie diese bei Ihrem Administrator beantragen.

Anschliessend erkennen Sie den Button auf der rechten Seite im Reiter «Mitarbeiter», «+ Mitarbeiter hinzufügen». Über diesen können Sie neue Mitarbeiter eintragen. Falls Sie den Mitarbeiterstamm einsehen möchten, aber keine Möglichkeit haben, Mitarbeiterdaten zu bearbeiten, verfügen Sie lediglich über die Lese- aber nicht über die Bearbeitungsberechtigung. Wenden Sie sich auch in diesem Fall an Ihren Administrator, um die erforderliche Berechtigung zu erhalten.

Bitte beachten Sie, dass die Lohnmeldung ohne einen vollständigen Mitarbeiterstamm nicht manuell eingegeben werden kann.

Wie erhält man eine Quittung der Lohndeklaration?

Im Falle einer abgegebenen Lohnmeldung oder eines Lohnzuschlages kann jederzeit eine Lohnliste sämtlicher Mitarbeiter erstellt werden. Dies geschieht über die Registerkarte «Lohnmeldung», Auswahl «Alle Lohnmeldungen/Lohnzuschläge» über die Schaltfläche «Beleg anzeigen/neu generieren».

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