Die Anzahl der eröffneten Konkursverfahren nach dem SchKG hat im Jahr 2022 die Marke von 15’000 überschritten, während die Anzahl der eröffneten und vollstreckten Betreibungsverfahren auf einem hohen Niveau bleibt – über 4,9 Millionen. Daher ist die rechtzeitige Begleichung von Rechnungen für viele Unternehmen überlebenswichtig. Sollten Sie nicht per Vorkasse arbeiten, könnten Sie schnell Probleme mit einem Zahlungsverzug bekommen. Denn auch verantwortungsvolle Kunden übersehen oder vergessen häufig den Ausgleich Ihrer Rechnung. Mit einer freundlichen und höflichen Zahlungserinnerung sollten Sie Ihren Kunden auf die offenen Rechnungen hinweisen. Wenn das nicht ausreicht, müssen Sie eine zahlungspflichtige Mahnung schreiben. Oder Sie nutzen einfach unsere versandfertigen Vorlagen und geben dort Ihre Informationen ein.

Ihre Schritte bei Zahlungsverzug

Der übliche Ablauf besteht aus 3 Schritten:

Wenn der Kunde auch nach der letzten Mahnung nicht zahlt, kann man direkt eine Betreibung einleiten.

Wann darf man eine Zahlungserinnerung bzw. eine Mahnung versenden?

Grundsätzlich dürfen Sie selbst die Zahlungsfriste vereinbaren. Vom Bund wurde eine Empfehlung über die maximale Zahlungsfrist auf 30 Tage festgelegt. Dies gilt jetzt als Standard in der Schweiz. Bei Bedarf können Sie auch längere Friste vereinbaren. Wenn keine Zahlungsfrist vertraglich vereinbart wurde, dürfen Sie die Zahlung sofort fordern.

Empfohlene Mahnungsfristen

Was ist eine Zahlungserinnerung?

Grundsätzlich ist die Zahlungserinnerung eine freundliche Form der Mahnung und wird manchmal als die erste Mahnung bezeichnet – beide haben die gleiche rechtliche Wirkung.

Es gibt keine Vorschriften für die Form der Zahlungserinnerungen. Das Ziel ist, einen Hinweis zu geben, dass die Rechnung noch nicht bezahlt wurde. Man kann den Kunden per Post, Mail oder Telefon über die offene Rechnung informieren. SMS oder andere Messangers sind auch zulässig. Die Kommunikations­mittel definiert auch die Weise, wie Sie Ihren Kunden ansprechen: verständnisvoll und freundlich oder eher sachlich und seriös.

Was ist eine Mahnung?

Wenn der Kunde auch nach der Zahlungserinnerung die Rechnung nicht bezahlt, werden die 1. und die 2. Mahnungen versendet. Diese werden meistens trockner und sachlicher, so dass der Kunde versteht, dass es nicht nur freundliche Erinnerung, sondern eine Aufforderung ist. Oft sieht die Mahnung wie eine Rechnung mit Anleitung über Zahlungsverzug aus. In diesem Fall müssen Sie nicht, die Originalrechnung beizufügen.

In der zweiten (letzten) Mahnung wird der Kunde auf den anstehendes Betreibungsverfahren hingewiesen.

Mahngebühren: Sind sie erlaubt?

Wenn die Zahlungsfrist abgelaufen ist, darf der Rechnungssteller sofort einen Verzugszins verlangen (Art. 104 Abs. 1 OR). Wenn Sie keine Zahlungsfrist vereinbart haben, müssen Sie zuerst mahnen und damit in Verzug setzten. Der Verzugszins beträgt 5 Prozent p.a. Einen höheren Zins (bis maximal 15 Prozent) ist auch zulässig, wenn dies im Vertrag und/oder in der AGB vereinbart wurde.

Viele Unternehmen stellen aber eine zusätzliche Mahngebühr in Rechnung. Manchmal werden die beiden – Verzugszins und Mahngebühr – verrechnet. Dieser Punkt ist immer heikel: Grundsätzlich kennt das Schweizer Gesetz keine Mahngebühren, nur Verzugszins. Diese Mahngebühren zwar erlaubt sind, sind aber nicht selbst verständlich und müssen im Vertrag und/oder in der AGB explizit definiert werden.

Wie hoch darf die Mahngebühr sein?

Grundsätzlich darf das Unternehmen das selbst entscheiden. Das Gesetz kennt keine obere Grenze. Oft werden die Pauschale auf Stundenbasis berechnet: Der durchschnittliche Bearbeitungsaufwand und Versandkosten werden dem Kunden verrechnet. Erfahrungsgemäss werden die Gebühren von 20 CHF bis 50 CHF problemlos akzeptiert. Wichtig ist nur, dass die genaue Summe der Mahngebühren dem Kunden rechtzeitig – beim Vertragsabschluss – mitgeteilt wird.

Darüber hinaus sollten die Mahngebühren betragsgemäss sein: Der Kunde wird kaum verstehen, wenn er für 15 CHF Rechnung eine Gebühr von 50 CHF Zahlen muss. Und umgekehrt, bei grösseren Rechnungen werden oft grössere Mahngebühren verlangen. Viele Firmen setzen deswegen keine pauschalen Gebühren, sondern passen diesen dem Rechnungsbetrag entsprechend. Übertreiben Sie aber nicht: Die Mahngebühr muss angemessen bleiben. Aus Rechtspraxis bedeutet es meistens 5 bis 10 Prozent des Rechnungsbetrags.

Zahlungserinnerung und Mahnung: was gehört zum Schreiben?

FAQ zum Zahlungserinnerungen und Mahnungen

Was ist der Unterschied zwischen einer Zahlungserinnerung und einer Mahnung?

Beide haben die gleiche rechtliche Bedeutung. Der Hauptunterschied besteht hauptsächlich in der Formulierung. Man erkennt, ob es sich um eine Zahlungserinnerung oder eine Mahnung handelt, hauptsächlich am Ton der Mitteilung: Die Zahlungserinnerung ist oft höflich und freundlich formuliert, während die Mahnung in der Regel formeller ist und eine ausdrückliche Zahlungsaufforderung mit bestimmten Zahlungsfristen enthält.

Ist eine Mahnung per Mail zulässig?

In der Schweiz ist das Mahnwesen gesetzlich nicht einheitlich geregelt. Es gibt keine spezifischen Vorschriften bezüglich der Form oder Fristen. Das bedeutet, dass ein Unternehmen Mahnungen per Briefpost, E-Mail oder sogar per SMS versenden kann. Es wird jedoch empfohlen, Mahnungen schriftlich per E-Mail oder Briefpost zu versenden. Dies ermöglicht es Ihnen, sich in Zukunft darauf zu beziehen.

Wie lange ist die Zeitdauer zwischen einer Zahlungserinnerung und einer Mahnung?

Es wird empfohlen, dass die Mahnintervalle einen Zeitraum von 1 bis 2 Wochen umfassen. Die Beachtung des Abstands zwischen den einzelnen Zahlungserinnerungen ist sehr wichtig, denn Kontinuität und regelmässige Intervalle bei den Mahnungen bilden die Grundlage für eine erfolgreiche Zahlungsaufforderung.

Wie viel Zeit zwischen der 1. und 2. Mahnung?

Bei ausbleibender Zahlung innerhalb von 2 Wochen nach der ersten Mahnung kann eine zweite Mahnung erfolgen. Es ist ausreichend, wenn der Gläubiger klar und eindeutig zum Ausdruck bringt, dass er die geschuldete Leistung einfordert. Inhaltlich kann die zweite Mahnung als ausdrückliche «Mahnung» formuliert werden, in der deutlich darum gebeten wird, die Leistungspflicht nunmehr innerhalb einer festgelegten Frist zu erfüllen.

Wie viele Mahnungen vor Betreibung sind standardmässig in der Schweiz vorgesehen?

In der Schweiz ist in der Praxis ein dreistufiges Mahnsystem üblich. Nach Ablauf der vereinbarten Zahlungsfrist (normalerweise 30 Tage, sofern keine andere Frist festgelegt wurde) wird in der Regel eine Zahlungserinnerung (erste Mahnung) verschickt, üblicherweise zehn Tage danach. Anschliessend folgen eine zweite Mahnung und eine dritte, letzte Mahnung, in der dem säumigen Zahler mit Betreibung gedroht wird.

Was passiert nach der 3. Mahnung?

Wenn ein Kunde trotz mehrfacher Mahnungen die Rechnung nicht begleicht, bleibt als letzte Möglichkeit die Durchführung einer Betreibung. Die gesetzlichen Bestimmungen hierfür finden sich im Schuldbetreibungs- und Konkursgesetz (SchKG) wieder. Das SchKG unterscheidet zwischen zwei Arten der Schuldbetreibung: die Betreibung auf Pfandverwertung und die Betreibung auf Konkurs.

Betreibung auf Pfandverwertung und die Betreibung auf Konkurs: Was ist der Unterschied?

Die Betreibung auf Pfandverwertung wird angewendet, um die offene Forderung mithilfe eines Pfandobjekts zu begleichen. Dabei kann es sich um verschiedene Arten von Pfandobjekten handeln, wie beispielsweise Immobilien, Fahrzeuge, Wertgegenstände und ähnliches.

Die Betreibung auf Konkurs hingegen wird eingesetzt, wenn der Schuldner zahlungsunfähig ist und nicht in der Lage ist, seine Schulden zu begleichen. In diesem Fall wird ein Konkursverfahren gegen den Schuldner eingeleitet, bei dem das gesamte Vermögen des Schuldners verwertet wird, um die Forderungen der Gläubiger anteilig zu befriedigen.

Wenn Sie das Gefühl haben, dass Sie in einigen Aspekten dieses Themas nicht vollständig sicher sind, sind Sie nicht allein! Es ist ganz normal, offene Fragen zum Thema Zahlungserinnerungen und Mahnungen zu haben. In solchen Fällen empfiehlt es sich, sich von erfahrenen Experten beraten zu lassen, um klare Antworten und professionelle Unterstützung zu erhalten.

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Allein im ersten Halbjahr 2022 wurden in der Schweiz mehr als 8100 Einzelfirmen gegründet. Planen Sie, sich durch den Start einer Einzel­firma ebenfalls selbstständig zu machen? Ohne einen durchdachten Finanzplan kommen Sie in der Regel nicht weit. Die Erstellung eines individuellen Finanzplanes für Einzel­unternehmen oder Freelancer ist jedoch keine einfache Aufgabe.

Man kann heutzutage im Internet viele kostenlose Vorlagen finden, mit deren Hilfe man angeblich mit ein paar Klicks das gewünschte Resultat erzielen kann. Basierend auf unserem langjährigen Erfahrungs­schatz, werden weniger als 5% dieser Vorlagen von Banken und Investoren akzeptiert. Nachfolgend zeigen wir Ihnen einige der Gründe, wieso das so ist.

Schwachpunkte von Finanz- und Businessplan-Vorlagen

Geschäftsmodell nicht berücksichtigt

Anhand einer Vorlage erzielt man NUR ein sehr grobes Ergebnis ohne Berücksichtigung der Einzelheiten Ihres Geschäftsmodells. Jeder Vorlage hat ihre Eigenarten, Stärken und Schwächen, Verkürzungen und Abstraktionen. Daher ist eine Feinjustierung einer Fachperson, die sich mit der Vorlage perfekt auskennt, sehr zu empfehlen. Ansonsten kann das ziemlich schief herauskommen.

Fehlerhafte Kennzahlen-Interpretation

Es ist keine Seltenheit, dass gewisse Kennzahlen bzw. Input-Felder (meistens Excel) beim Ausfüllen der Standard-Vorlage nicht richtig interpretiert werden. Daraus entstehen Fehler, die sich kumulieren und häufig die Plausibilität des Finanzplanes insgesamt negativ beeinflussen.

Eingeschränkte Beratungs- und Überprüfungsmöglichkeiten

Wichtig ist zudem eine Ansprechperson, von der Sie sich beraten lassen oder ein qualifiziertes Feedback bekommen können. Ein Finanzplan ergibt sich aus den einzelnen Inputs – zu einem vollständigen, integrierten Gesamtergebnis. Sind die Resultate dann wirklich realistisch aus Sicht eines Investors oder einer Bank? Es ist hier sehr wichtig, dass ein Fachmann diese Resultate vorher nochmals einem Reality Check unterzieht und die Plausibilität der Zahlen überprüft. Sie tun sich damit sonst keinen Gefallen.

Im Folgenden finden Sie eine schrittweise Anleitung zu den Vorbereitungs-, Berechnungs- und Darstellungssphasen eines Finanzplans sowie Antworten auf häufig gestellte Fragen zum Thema. Im Vorfeld lohnt es sich, auf die Frage einzugehen, welche Bestandteile ein guter Finanzplan umfassen sollte.

Aufbau eines professionellen Finanzplans: Liegt die Würze in der Kürze?

Das optimale Vorgehen besteht gemäss unserer Erfahrung darin, den Aufbau des Finanzplans simpel, verständlich und übersichtlich zu halten. Wir empfehlen Jungunternehmer daher, dem Prinzip «in der Kürze liegt die Würze» zu folgen und sich bei der Erstellung Ihres Finanzplanes primär auf die unterstehenden Teile zu konzentrieren:

• Ermittlung der Einnahme- und Ausgabequellen (Value Drivers)
• Berechnung von Geschäftsberichten bzw. Planrechnungen
• Darstellung der wichtigsten Inputs & Outputs

Im Folgenden gehen wir auf die einzelnen Schritte der Finanzplanerstellung ein.

Schritt 1. Identifizierung ertrags­generierender Aktivitäten

Zuerst sollten Sie festlegen, wie und aus welchen Quellen der Umsatz generiert wird und welche direkten Kosten damit verbunden sind. Ein Beispiel: Als Einzelunternehmer oder Freelancer beabsichtigen Sie, einen Friseursalon zu eröffnen. Innerhalb des Salons möchten Sie neben den «klassischen» Friseurdienstleistungen auch Pflegeservices und Pflegeprodukte anbieten. Eine solche Unterscheidung in dieser Phase ist erfahrungsgemäss äusserst wichtig. Das liegt daran, dass:

• Die Preise und die Anzahl der Kunden in jedem einzelnen Segment in der Regel auf unterschiedlichem Niveau liegen. Dieser Ansatz ermöglicht es Ihnen, die zukünftige Umsatzgenerierung genauer abzuschätzen.
• Die Bereitstellung verschiedener Dienstleistungen oder der Verkauf unterschiedlicher Produktkategorien, selbst innerhalb eines Geschäfts, können mit sehr unterschiedlichen variablen Kosten verbunden sein. Also Kosten, die direkt mit dem Umsatzvolumen zusammenhängen. In unserem Beispiel wären dies Verbrauchsmaterialien für die Erbringung der Friseurdienstleistungen und der Wareneinkauf für die Produkte zum Verkauf. Aus diesem Grund kann die Rentabilität der einzelnen Geschäftsbereiche auch im Rahmen eines Unternehmens erheblich variieren. Die Trennung der Umsatzquellen ermöglicht es Ihnen, die damit verbundenen Kosten genauer zu ermitteln und besser einzuschätzen.

Schritt 2. Vorbereitung der Datengrundlage

In dieser Phase geht es darum, eine plausible Grundlage für zukünftige Berechnungen anhand Ihrer Schätzungen zu schaffen. Dabei sollten Freelancer und Einzelunternehmen sich zunächst auf die Festlegung mehrerer unterstehender Parameter konzentrieren, die als Inputs für den Finanzplan dienen:

Umsatzgenerierung

Überlegen Sie sich, wie viel Umsatz pro Monat Ihr Unternehmen je nach Geschäftsrichtung generieren wird. Sie können versuchen, den Umsatz Top-Down zu schätzen, was in den meisten Fällen eher nicht praktikabel ist. Wir empfehlen in der Tendenz eher einen Bottom-Up-Ansatz, also beispielsweise Anzahl erwartete Haarschnitte zu einem Durchschnittspreis von X CHF, multipliziert mit den Anzahl Tagen etc. Vergessen Sie nicht, dass viele Geschäftsbereiche durch saisonale Schwankungen gekennzeichnet sind. Zum Beispiel werden Gracés hauptsächlich im Sommer verkauft, während die Nachfrage nach Skischuhen in dieser Jahreszeit in der Regel geringer ist. Während ebengenannte Saisonalitäten offensichtlich erscheinen, kann es auch sehr subtile Saisonalitäten geben, die man erst mit der Zeit herausfindet. Trotzdem lohnt es sich, sich frühzeitig darüber Gedanken zu machen.

Kostenannahmen

Variable Kosten

Machen Sie sich Gedanken darüber, welche variablen Kosten (Verbrauchsmaterialien, Wareneinkauf, Verpackung etc., die mit dem Umsatzvolumen im direkten Zusammenhang stehen) anfallen werden.

Fixe Kosten

Im nächsten Schritt sollten die monatlichen Fixkosten (Kosten, die mit dem Umsatzvolumen kurzfristig nicht direkt korrelieren) kalkuliert werden:

• Mietaufwand
• Nebenkosten
• Versicherung
• Unterhalt, Reparatur, Ersatz (URE)
• Fahrzeugaufwand (Brennstoff, Reparaturen usw.)
• Reinigungs- & Entsorgungsaufwand
• Werbeaufwand
• Internet- & Telefonaufwand
• Buchführung
• Bürobedarf
• Übriger Verwaltungsaufwand
• Firmengründung
• Sonstige einmalige Kosten

Personalaufwand

Zuletzt ermitteln Sie, wie viele Mitarbeiter eingestellt werden müssen, welches Arbeitspensum sie haben und welchen Monatslohn sie erhalten werden. Diese Zahlen dienen dann als Basis für die Berechnung des Personalaufwandes.

Lagerwert & Zahlungsfristen

Einige Parameter, wie zum Beispiel die Höhe der Debitorenforderungen, Kreditorenverbindlichkeiten und Lagervorräte, werden häufig vernachlässigt. Dennoch haben sie häufig einen erheblichen Einfluss auf den Cashflow und somit auf die Liquidität des Unternehmens. Sollten Sie Ihren Kunden eine lange Zahlungsfrist gewähren, z.B. für eine Lieferung der Stühle, während Sie den Lieferanten für die Waren im Voraus zahlen müssen, kann dieses Vorgehen die verfügbaren Geldmittel Ihres Unternehmens enorm reduzieren. Es ist daher wichtig, folgende Kennzahlen für Ihr Einzelunternehmen festzulegen, sofern sie relevant sind:

• Lagerwert (in % der Höhe des monatlichen Wareneinkaufs)
• Die von Lieferanten gewährte Zahlungsfrist (Anzahl Tage)
• Die von Ihnen gewährte Zahlungsfrist an Ihre Kunden (Anzahl Tage)

Geplante Investitionen

Obwohl heutzutage mit diesem Begriff viele unterschiedliche Aktivitäten bezeichnet werden, hat er hier eine sehr konkrete Bedeutung und bezieht sich auf die Kosten für den Erwerb oder die Erstellung von Vermögenswerten des Unternehmens. Innerhalb dieses Kontexts lassen sich zwei Hauptarten von Investitionen unterscheiden:

• Sachanlagen (z. B. Renovationen & Innen-Ausbau, Kücheneinrichtung, Lagereinrichtung, Geschäftseinrichtungen & Mobiliar, Werkzeuge, Maschinenwerkzeuge, Geräte, Motorfahrzeuge, Bürogeräte)
• Immaterielle Vermögenswerte (Webseite, Lizenzen usw.)

Finanzierungsquellen

Für die Gründung und den Betrieb eines Unternehmens stehen in der Regel zwei Finanzierungsquellen zur Verfügung:

• Eigenkapital (Ihre Eigenmittel in Form von Bargeld oder Sachwerten)
• Fremdkapital (Finanzmittel von externen Quellen)

Es ist häufig der Fall, dass das vorhandene Eigenkapital eines Freelancers nicht ausreicht, um die geplanten Investitionen und laufenden Betriebskosten in der Anfangsphase zu decken. Als Gründer sind Sie daher gezwungen, den fehlenden Betrag durch die Aufnahme von Fremdkapital, in der Regel in Form von Bankkrediten, auszugleichen. Wenn Sie sich für eine Fremdfinanzierung entschieden haben, müssen Sie die folgenden Finanzierungsparameter in Ihrem Finanzplan berücksichtigen:

• Kreditbetrag
• Zinssatz per anno
• Laufzeit
• Tilgungsform

Unser Formular unterstützt Einzelunternehmen und Freelancer dabei, die erforderlichen Daten schnell vorzubereiten.

Schritt 3. Planung von Finanzberichten

In dieser Phase besteht die Aufgabe darin, verschiedene Parameter für jedes Geschäftsjahr separat zu berechnen oder am Ende des Geschäftsjahres zu ermitteln. Dann können diese in den Finanz­berichten, oder in der Fach­sprache, Planrechnungen dargestellt werden.

Die grundlegenden Bestandteile der Planrechnungen umfassen drei Komponenten:

• Erfolgs­rechnung
• Cashflow-Rechnung
• Bilanz

Oft verlangen Kapital­geber neben den Basis-Planrechnungen (Erfolgsrechnung, Bilanz und Cashflow-Rechnung) explizit auch eine Liquiditätsplanung, eine Finanzierungs­planung und eine Rentabilitäts­vorschau. Sind die Planrechnungen vollständig integriert (d.h. miteinander verlinkt), sind die obengenannten Planungen bereits implizit vorhanden und können leicht dargestellt bzw. abgelesen werden. Beispielsweise sieht man an der Bilanz­position «Kasse» resp. «Bankkonto» bereits die Liquidität über den gesamten Planungs­horizont. Wir definieren dann zum Beispiel einen Minimalwert, den die Liquidität nie unterschreiten darf – eine solche integrierte und dynamische Liquiditätsplanung ist einer separaten Berechnung weit überlegen und berücksichtigt auch künftige Änderungen an anderer Stelle sofort.

Schritt 4. Darstellung der Annahmen

Um sicherzustellen, dass Ihr Finanzplan einen überzeugenden Eindruck hinterlässt, sollten Sie nicht vergessen, die Hauptannahmen übersichtlich darzustellen. Diese umfassen die wichtigsten Inputs, die zur Berechnung der Planrechnungen verwendet wurden sowie die vorhersehbaren Outputs. Durch dieses Vorgehen kann der Leser einerseits die Plausibilität der Grunddaten beurteilen und andererseits schnell einen Überblick über die Realität der prognostizierten Situation Ihres Unternehmens erhalten.

Finanzplanung FAQ

Was ist ein Finanzplan?

Ein Finanzplan ist ein strategisches Dokument, das die finanziellen Ziele und Prognosen eines Unternehmens für einen bestimmten Zeitraum darstellt. Er bietet einen detaillierten Überblick über die finanzielle Lage des Unternehmens.

Wozu benötigt man einen Finanzplan?

Zu den häufigsten Zwecken eines Finanzplans für eine Einzelfirma zählen:

• Bewerbung beim Vermieter
• Bewerbung bei einer Bank für eine Finanzierung
• Interne Analyse
• Anmeldung für eine Aufenthaltsbewilligung

Welchen Planungshorizontdeckt der Finanzplan ab?

Normalerweise umfasst ein guter Finanzplan eine Planungsperiode von 3 bis 5 Jahren.

Was gehört zum Finanzplan?

Ein solider Finanzplan umfasst mehrere Bestandteile:

• Titelseite mit Logo und Firmennamen
• Annahmen zum Finanzplan
• Planrechnungen (Erfolgsrechnung, Bilanz, Cashflow-Rechnung)
• Finanzanalysen (z. B. Szenarioanalyse, Break-Even-Analyse usw.), die jedoch im Falle eines Einzelunternehmens selten angewendet werden.

Wie viele Seiten soll ein Finanzplan für Einzelunternehmen enthalten?

In der Regel umfasst ein Finanzplan für Einzelunternehmen oder Freelancer etwa 6-7 Seiten. Die Anzahl der Seiten hängt stark davon ab, welche Abschnitte bzw. Analysen im Finanzplan enthalten sind.

Welche Anforderungen muss mein Finanzplan erfüllen?

• Die Zahlen sollen logisch, konsistent und verständlich sein. Die Zusammenhänge zwischen den Geschäftsberichten müssen eingehalten werden.
• Das Finanzmodell sollte möglichst flexibel und dennoch robust aufgebaut sein, um ohne grossen Aufwand anpassbar zu sein.
• Die Werttreiber, also die kritischen Stellschrauben des Geschäfts, sollten leicht erkennbar sein.
• Der Finanzplan sollte individuell an Ihr Geschäftskonzept angepasst werden.
• Die Tiefe des Finanzplans sollte dem Zweck entsprechend sein.

Finanzplan für Einzelunternehmen und Kapitalgesellschaften: Gibt es einen Unterschied?

Der Hauptunterschied besteht vor allem in folgenden Punkten:

• Unterschiedliches Vorgehen bei der Gewinnbesteuerung
• Der Lohn des Einzelunternehmers wird nicht als Personalaufwand in der Erfolgsrechnung ausgewiesen, sondern als Privatbezug im Cashflow.
• Keine gesetzliche Mindesthöhe des vom Gründer eingebrachten Eigenkapitals.
• Unterschiedliche Werttreiber, was zu Unterschieden in der Tiefe, Struktur und Vielfalt der Finanzanalysen führt.

Was sind die häufigsten Fehler bei der Erstellung eines Finanzplans?

• Unterschätzung der Timeline beim Umsatz (die Kundengewinnung erfolgt meistens langsamer als geplant)
• Unterschätzung der variablen und fixen Kosten
• Überschätzung der von einem Start-Up durchsetzbaren Preise am Markt
• Zu optimistische Einschätzung der Nachfrage für die Startphase
• Liquiditätsprobleme aufgrund verspäteter Kundenzahlungen
• Nicht ausreichende Konsistenz der Zahlen in den Planrechnungen

Wer erstellt einen Finanzplan?

Gründungs-, Steuer- und Finanzberater sind Dienstleister, mit denen Sie einen Finanzplan erstellen lassen können. Wir empfehlen Ihnen jedoch, sich in erster Linie an Fachkräfte mit Spezialisierung auf die Finanzplanerstellung zu wenden. So erhalten Sie fachliche Unterstützung ohne Sorgen und negative Überraschungen in Bezug auf Zeit- und Kostenaufwand.

Damit man eine vorschriftsmässige Rechnung erstellt, müssen diverse formale Kriterien und gesetzliche Vorgaben erfüllt werden. Neben dem Versand an Kunden spielen Rechnungen auch als Belege in der Buchhaltung (Berichterstattung oder als Steuernachweis) eine wichtige Rolle. Auch deshalb kann ein Nichtbeachten der Vorgaben für beide Rechnungsparteien negative Auswirkungen haben. Beispielsweise wirkt sich ein Verstoss des Rechnungsstellers gegen die Mehrwertsteueranforderungen in der Rechnung direkt auf den Vorsteuerabzug des Rechnungsempfängers aus. Um derartige Situationen zu vermeiden, muss man die erforderlichen Komponenten kennen, die in der Rechnung angegeben werden müssen. Das ist grundsätzlich nicht kompliziert. Wir haben jedoch die Feststellung machen müssen, dass bei den meisten Neugründungen oder Start-ups fehlerhafte Rechnungen keine Ausnahmen sind. Deshalb haben wir alle wichtigen Anforderungen im Infografik-Beispiel zusammengefasst und eine Rechnungsvorlage erstellt, die bei Bedarf verwendet werden kann.

Es gibt zwei Optionen, eine Rechnung zu schreiben. Die Rechnung kann entweder manuell über zuvor vorbereitete Vorlagen in MS / Open Office-Programmen oder automatisch über spezielle Softwareprogramme oder Online-Rechnungsprogramme geschrieben werden. Beide Möglichkeiten funktionieren. Für welche Option Sie sich entscheiden, hängt von Ihren persönlichen Vorlieben, der Verfügbarkeit des Budgets, der Komplexität der Aufgaben und dem Umfang der erforderlichen Kontrollen ab.

Die korrekte Rechnung besteht aus folgenden Komponenten:

Folgen Sie unserem Beispiel und erstellen Sie problemlos Ihre eigene Vorlage, um Ihre erste Rechnung schreiben oder die Richtigkeit bestehender Rechnungen zu überprüfen. Falls Sie jedoch keine Zeit für die Erstellung einer Vorlage haben, haben wir ein Exemplar für Sie in Excel erstellt. Laden Sie die Vorlage unter diesem Link herunter.

Beim Erstellen einer Rechnung in der Schweiz gibt es einige gängige Fehler, die vermieden werden sollten, um sicherzustellen, dass die Rechnung korrekt und rechtsgültig ist.

Häufige Fehler beim Erstellen einer Rechnung in der Schweiz

Unvollständige oder fehlende Angaben

Es ist wichtig, alle notwendigen Informationen auf der Rechnung anzugeben, einschliesslich Absender- und Empfänger­daten, Rechnungs­nummer, Rechnungs­datum, detaillierte Beschreibung der gelieferten Waren oder erbrachten Dienstleistungen, Rechnungs­betrag und MwSt.-Nr.

Fehler in Rechnungspositionen

Jeder Posten in der Rechnung muss den Waren oder Dienstleistungen entsprechen, die das Unternehmen anbietet. Das bedeutet, dass eine Rechtsfirma keine Rechnung für die Erstellung einer Website oder den Verkauf von Büromöbeln ausstellen kann. Ausserdem sollten Sie sorgfältig überprüfen, ob die Menge, der Preis und der Gesamtbetrag in der Rechnung mit dem Empfänger der Rechnung vereinbart wurden. Es ist einfacher, die Rechnung im Voraus abzustimmen, als später Gelder zurück­zuerstatten und alles neu zu bearbeiten.

Fehlerhafte Berechnung der Mehrwertsteuer

Die Mehrwert­steuer muss korrekt berechnet und angegeben werden. Es ist wichtig, den richtigen MwSt-Tarif (7,7% / 3,7% / 2,5%) für die entsprechenden Waren oder Dienstleistungen zu verwenden und den Mehrwert­steuer­betrag deutlich zu kennzeichnen.

Unklare oder fehlende Zahlungsbedingungen

Die Zahlungs­bedingungen sollten klar und deutlich auf der Rechnung angegeben werden, einschliesslich des Zahlungs­zeitpunkts, des Zahlungs­ziels und der akzeptierten Zahlungs­methoden. Damit vermeiden Sie Miss­verständnisse.

Fehlende Kopie der Rechnung

Es ist ratsam, eine Kopie der Rechnung für Ihre eigenen Aufzeichnungen aufzubewahren, um die Buchhaltung zu unterstützen und im Bedarfsfall den Nachweis über eine ordnungsgemäss erstellte Rechnung zu haben.

Durch Vermeiden dieser häufigen Fehler und Gewährleisten, dass Ihre Rechnungen alle erforderlichen Angaben enthalten, können Sie sicherstellen, dass Ihre Rechnungen rechtlich gültig und korrekt sind.

FAQ zu Rechnungen in der Schweiz

Wie lange sollte eine Rechnung aufbewahrt werden?

In der Schweiz müssen Rechnungen mindestens 10 Jahre lang aufbewahrt werden. Rechnungen, die sich auf den Kauf und Verkauf von Immobilien beziehen, müssen mindestens 20 Jahre lang aufbewahrt werden.

Was ist der Unterschied zwischen einer Rechnung und einer Quittung?

Eine Quittung ist eine Zahlungsbestätigung, die normalerweise keinen Namen enthält. Rechtlich gesehen ist eine Quittung für Beträge von CHF 400 oder mehr nicht mehr gültig, und es muss eine Rechnung ausgestellt werden, die alle gesetzlich vorgeschriebenen Informationen enthält.

Was ist eine Pro-forma-Rechnung?

Eine Pro-forma-Rechnung oder «formelle» Rechnung ist eine vorläufige Rechnung, die dem Kunden als Kostenvoranschlag dient. Grosse Unternehmen verwenden häufig Pro-forma-Rechnungen, um den internen Einkaufsprozess einzuleiten.

Was ist eine digitale Rechnung?

Eine digitale Rechnung ist eine Rechnung, die ausschliesslich in digitaler Form vorliegt, wie z. B. als PDF, Excel oder auf einer Website. Und seit 2020 hat die Schweiz QR-Rechnungen eingeführt, die auch als digital gelten.

Muss ich eine Papier- oder PDF-Kopie der Rechnungen aufbewahren, die ich versende?

Nein, es ist nicht erforderlich, eine Papier- oder PDF-Kopie der versendeten Rechnungen aufzubewahren, wenn Ihr Rechnungs­system die erforderlichen Informationen enthält. Sie können jederzeit eine Kopie der gesendeten Rechnung erstellen, die von den Steuerbehörden akzeptiert wird.

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• Mehrwertsteuer: Grenzüberschreitende Lieferungen vom und ins Ausland
• Wie schreibe ich eine Zahlungserinnerung/Mahnung? (mit Vorlage)
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Was haben ein Berater, ein Kinder­hort und ein Fitness­center gemeinsam? Ihre Arbeit erfordert sehr spezifische Verträge. Ein klassischer Service- oder Rahmen­vertrag kann zwar die Grundlage für ihre Tätigkeit bilden, ist aber kaum geeignet, sie vor allen Risiken ihres Jobs zu schützen.

Natürlich reicht für einen Freiberufler oder einen Selbstständigen ein Werkvertrag aus. Aber bei KMUs (AG, GmbH) benötigt man Dutzende von Verträgen mit unterschiedlichen Themen. Darüber hinaus müssen sie auch noch optimal verwaltet werden, nämlich:

• Laufzeiten kontrollieren, um sie im Voraus zu verlängern
• Zugriff von Mitarbeitern auf diese Dokumente zu überwachen
• Informationen bei Änderungen der Rechtsform oder Adresse zu korrigieren
• Preise, Unterzeichner usw. aktualisieren.

In früheren Artikeln dieser Reihe haben wir die Gegenstände eines Vertrags beschrieben und Ihnen dargestellt, wie Sie die häufigsten Fehler bei der Vertrags­gestaltung vermeiden. Hier erfahren Sie, wo Sie kostenlose Muster erhalten oder professionelle juristische Unterlagen erwerben können, um individuelle Verträge zu erstellen. Wir sprechen auch spezielle Online-Tools für die Erstellung von Verträgen an und informieren über bewährte Buchhaltungs­software, die Funktionen für das Dokumenten­management (DMS) enthält.

Wo kann man Vorlagen für einfache Verträge gratis herunterladen?

Manchmal sind die benötigten Vertrags­vorlagen nicht kostenlos verfügbar, veraltet oder einfach nur von geringer Qualität. In dieser Situation ist es Plan B, in kommerziellen Ressourcen danach zu suchen. Als nächstes verraten wir Ihnen, in welchen Online­shops Sie die gewünschte Vertrags­vorlage kaufen können.

Wo kann man professionelle Vertragsvorlagen kaufen?

Neben Fachartikeln und Weiter­bildungs­angeboten bietet das bekannte Schweizer Portal Weka auch Vorlagen für Verträge und vergleichbare Dokumente an. Alle Dokumente sind in Paketen von 2 bis 100 Dateien zusammengefasst, die für eine bestimmte Branche geeignet sind. Beispiels­weise das Download-Paket Lohn­buchhaltung, Download-Paket Muster­verträge für KMU-Geschäfts­führer, Download-Paket Darlehens­vertrag. In der Regel bewegen sich die Preise für diese Pakete zwischen 30 und 300 Franken, wobei Weka regelmässig bis zu -50% Rabatt gewährt.

Zentrales Argument für das Portal ist das Abonnement für eine Wissens­datenbank. Die Benutzer können sich eine Kategorie auswählen und erhalten Zugang zu allen Informationen, Vorlagen, Beispielen usw. Eines der meistverkauften Produkte, WEKA Muster­verträge, bietet beispielsweise Zugang für 398 CHF pro Jahr zu mehr als 1.000 Geschäfts­verträgen und Vorlagen.

Die Website Schweizer-Verträge.ch ist ein Projekt von Weka. Hier finden Sie Vorlagen und Beispiele für einzelne Geschäfts­verträge. Die Datenbank umfasst derzeit 424 Dateien zu Preisen ab 30 Franken.

Kategorien von Schweizer-Verträge.ch Vertrags­vorlagen:

• Arbeits­vertrag
• Aufträge an Dritte
• Bau­vertrag
• Eherecht
• Erbrecht
• Finanzierung und Sicherheiten
• IT-Wartung und Lizenzen
• Kauf und Verkauf
• Kündigung
• Miete und Pacht
• Nachfolge­planung
• Transport
• Unternehmens­führung und Gründung
• Vertrieb und Sponsoring
• Zusammen­arbeit und Entwicklung

Wie Weka bietet auch das Portal startups.ch seinen Nutzern thematische Vertrags­sammlungen und Dokument­boxen. Auf der Website finden Sie 12 Themen, einschliesslich Buchhaltung, Arbeits­verträge, Website & Webshop. Der Preis für die Dokument­boxen liegt zwischen 99 und 199 Franken.

Ein Beispiel für den Inhalt der «Buchhaltung Dokumentbox»:

• Vorlage für einfache Buchhaltung
• Inventar­liste (Excel)
• Vorlage für Einnahmen, Ausgaben, Inventar (Excel)
• Abschreibungs­sätze Anlage­vermögen (PDF)
• Offerte ohne MwSt. (Excel)
• Offerte mit MwSt. (Excel)
• Rechnung ohne MwSt. (Excel)
• Quittung (Word)
• Rechnung mit MWST (Excel)
• Standard­brief (Word)
• Kurzbrief (Word)
• Mahnung (Word)

Neben dem Angebot von Vertrags­vorlagen bietet startups.ch auch die Option, individuelle Verträge nach eigenen Bedürfnissen zu erstellen. Dazu füllt muss man einen Fragebogen aus und wählt das gewünschte Dokument aus. Nach Eingabe aller notwendigen Daten und einer individuellen Anpassung erhält der Nutzer ein fertiges Dokument, das er sofort einsetzen kann. Die Preise für solche personalisierten Verträge beginnen bei 350 Franken.

Verträge, die auf startups.ch zur individuellen Anpassung verfügbar sind:

• Arbeits­vertrag
• AGB
• Daten­schutz­erklärung
• Geheim­haltungs­vereinbarung
• Aktionär­bindungs­vertrag (AG)
• Gesellschafter­vertrag (GmbH)
• Gesellschafter­vertrag (KlG)

Während startups.ch nur die Möglichkeit bietet, Verträge mit Ihren Daten zu versehen und deren Inhalt minimal anzupassen, gibt es aber auch spezielle Web­dienste für die Vertrags­erstellung. Sie bieten nicht nur die Möglichkeit der Anpassung, sondern auch flexible Formatierungs- und Dokumenten­verwaltungs­funktionen (DMS). Im nächsten Abschnitt werden wir uns mit den führenden Anbietern auf dem deutschsprachigen Markt befassen.

Wo kann man einen Vertrag online erstellen und verwalten?

Approovd wie ein Legal-Tech Firma unterstützt KMUs ohne tiefgreifende juristische Kenntnisse bei der Erstellung und Überwachung von Verträgen. Die Nutzer müssen sich nur registrieren, eine Vorlage auswählen und das Formular ausfüllen. Anschliessend steht der Vertrag zum Download bereit. Sämtliche Approovd-Dokumenten­vorlagen werden von Juristen nach Schweizer Recht erstellt.

Die deutschen Anwälte von Smartlaw haben ein Vertrags­management-Service mit Schwerpunkt auf Daten­sicherheit entwickelt. Diese Rechts­anwalts­gesellschaft verfügt über zahlreiche Qualitäts­zertifikate für Daten­sicherheit und erweitert regelmässig ihre Datenbank um weitere Vertrags­vorlagen. Gemäss ihrer Preispolitik bietet Smartlaw ihre DMS-Dienste sowohl für Unternehmen als auch für Privat­personen an. Zudem kann jeder Nutzer auf die juristische Wissens­datenbank zurückgreifen oder eine fachliche Beratung in Anspruch nehmen.

Die Legal-Tech Plattform top.legal ist ein modernes digitales Hub für die Erstellung und Verwaltung von Verträgen. Mit seinem innovativen Ansatz liefert top.legal bequemste und effizienteste Werkzeuge für schnelle Vertrags­abschlüsse. Während andere DMS sich auf die Anzahl und die Raffinesse ihrer Vertrags­vorlagen konzentrieren, setzt top.legal auf Teamarbeit. Jede Unternehmens­abteilung kann mit diesem Programm auf ihre individuellen Bedürfnisse zugeschnittene Dokumente erstellen, die anschliessend von einem Juristen oder Finanz­kontrolleur geprüft werden können. Dieses System ist sehr hilfreich, wenn ein Unternehmen einen dynamischen Dokumenten­fluss aufweist.

Das weltweit aktive Unternehmen PandaDoc mit Hauptsitz in den USA unterstützt Unternehmen bei der Erstellung, Verwaltung, Kommunikation, Freigabe und Sicherung von Dokumenten. Sie verstehen es als ihren Auftrag, den Workflow von Unterlagen von der Erstellung bis zur Unterzeichnung in allen Phasen zu vereinfachen. Dafür bieten sie Vorlagen für Preis­listen, Angebote und Verträge an. Ihr Legal-Tech Produkt beinhaltet auch einen praktischen Editor für die Erstellung massgeschneiderter Formulare für geschäftliche Anforderungen. In PandaDoc kann ein Unternehmen sein Team zusammenstellen, Rollen zuweisen, Kunden­kontakt­daten zum Einsatz in Verträgen eingeben, einen automatisierten Arbeitsablauf entwickeln, elektronische Unterschriften verwalten und vieles mehr, um den Dokumentenfluss zu optimieren.

Diese Dokumenten­verwaltungs­systeme verfügen über an grosse Anzahl an nützlichen Funktionen, wobei es aber eher unwahrscheinlich ist, dass KMUs sie alle benötigen. Einige wichtige Funktionen, wie die Speicherung oder Kontrolle von Verträgen, sind möglicherweise bereits in Ihrer Buchhaltungs­software integriert. Wenn Sie auf der Suche nach einem umfassenden System sind, empfehlen wir Ihnen daher, sich die folgenden Programme anzusehen.

Wir hoffen, dass wir Ihnen helfen konnten, die Erstellung und Verwaltung von Verträgen so effizient und organisiert wie möglich zu gestalten. Noch einmal möchten wir Sie daran erinnern, dass Sie in unserem Forum Fragen zu diesem und anderen Themen stellen können. Und wenn Sie einen komplexen Vertrag prüfen oder entwerfen müssen, zögern Sie nicht, in unserem Katalog einen Rechtsberater zu suchen.

Carpe diem!

Weitere interessante Artikel zum Thema finden Sie hier:

• Teil 1 – Die wichtigsten Vertragsarten für Freelancer (mit gratis Vorlagen)
• Teil 2 – 9 kritische Fehler bei Freelancer-Verträgen (Gratis Checkliste)
• Arbeitsvertrag auf Abruf & Teilzeit (Gratis Muster Download)

Als Vermieter ist es Ihre Verantwortung, eine ordnungsgemässe Neben­kosten­abrechnung oder Betriebs­kosten­abrechnung zu erstellen und dem Mieter zukommen zu lassen. Diese Abrechnung gibt Auskunft darüber, ob der Mieter eine Nachzahlung leisten oder ein Guthaben erhalten muss. Um Streitigkeiten zu vermeiden, ist es wichtig, dass die Abrechnung korrekt und vollständig ist. In diesem Artikel finden Vermieter wichtige Informationen zu diesem Thema.

1. Welche Gesetze regeln die Neben­kosten­abrechnung?

Nebenkosten beziehen sich auf die Kosten, die dem Vermieter für Leistungen entstehen, die mit der Nutzung der Mietwohnung in Verbindung stehen. Hierzu gehören insbesondere Heiz- und Warmwasserkosten sowie ähnliche Betriebskosten und öffentliche Abgaben, die ausschliesslich mit der Nutzung der Mietwohnung zusammenhängen.

Der Mieter ist nur dann verpflichtet, die Nebenkosten zu zahlen, wenn sie im Mietvertrag ausdrücklich aufgeführt sind. Sind keine Nebenkosten im Mietvertrag aufgeführt, geht das Gesetz davon aus, dass diese bereits im Mietzins enthalten sind. Die Art. 4 bis 8 des VMWG enthalten detaillierte Bestimmungen zur Nebenkostenabrechnung, einschliesslich der pauschalen Abrechnung solcher Kosten, der anrechenbaren Heiz- und Warmwasserkosten sowie der Heizkostenabrechnung selbst.

2. Welche Kosten sind zulässig und welche nicht?

Der Vermieter kann nur die Neben­kosten auf den Mieter übertragen, die gesetzlich erlaubt sind und im Zusammenhang mit dem Gebrauch der Mietsache stehen. Die Mietrechts­verordnung gibt eine ausführliche Liste der abrechenbaren Betriebs­kosten für Heizung, Wartung und Kontroll­arbeiten, aber keine Kosten für Instand­haltung, Renovierung und Ersatz­anschaffungen.

3. Wie ist eine Neben­kosten­abrechnung aufgebaut?

Die Neben­kosten­abrechnung sollte bestimmte Angaben enthalten, wie eine Auflistung der erlaubten Neben­kosten wie Heizung und Warm­wasser, den Gesamt­betrag der Neben­kosten, den Verteilungs­schlüssel zwischen den Miet­parteien und den Gesamt­betrag, den die Mieter entweder schulden oder zurück­erhalten. Es gibt keine standardisierte Vorlage für eine Neben­kosten­abrechnung, da jedes Gebäude und jede Wohnung individuell abgerechnet wird.

In der Regel werden die Kosten basierend auf dem Verhältnis der Wohnflächen auf die Mieter aufgeteilt, ausser bei Kabel-TV-Fernsehgebühren. Bei Mehr­familien­häusern werden die Gesamt­kosten auf alle Miet­parteien verteilt, basierend auf einem klar nach­voll­ziehbaren Verteiler­schlüssel. Der Vermieter kann den Verteiler­schlüssel nur unter bestimmten Fristen und Form­vorschriften ändern.

Mögliche Aufschlüsselungen:

• Verteil­schlüssel (mit Faktor X)
• Nach Volumen
• Nach Fläche
• Gleich­verteilt
• Nach Personen­anzahl
• Individuelle Messung

Bei gewerblichen Vermietungen variiert die Neben­kosten­belastung, da der Mieter alle Kosten für den Ausbau, Betrieb und Unterhalt der Räume trägt. Die Erstellung einer Neben­kosten­abrechnung für Gewerbeflächen hängt vom Mietvertrag und dem Gebäude ab. Laut dem Energiegesetz von 1998 müssen für Neubauten verbrauchs­abhängige Heiz- und Warmwasser­kosten­abrechnungen erstellt werden. Ein Drittel der Kantone fordert auch für Altbauten verbrauchs­abhängige Abrechnungen, die bei der kantonalen Energie­fach­stelle angefordert werden können.

4. Welche Möglichkeiten zur Abrechnung der Nebenkosten gibt es?

Pauschale

Der Vermieter kann sich dafür entscheiden, mit dem Mieter eine pauschale Vereinbarung für die Neben­kosten zu treffen. Der Pauschal­betrag wird aus dem Durchschnitt der Heiz- und Neben­kosten der letzten drei Jahre errechnet. Wenn eine Pauschale vereinbart wurde, ist der Vermieter nicht verpflichtet, eine Neben­kosten­abrechnung zu erstellen. Weder der Vermieter noch der Mieter können Nach­forderungen oder Rück­forderungen geltend machen, wenn die Pauschale nicht mehr die effektiven Kosten der Nebenkosten deckt. Der Vermieter muss drei weitere Jahre warten, um einen neuen Durchschnitts­wert zu errechnen, der dann mit der aktuellen Pauschale verglichen werden kann. Wenn der neue Durchschnitts­wert höher ist, kann der Vermieter die Pauschale um den Differenz­betrag erhöhen. Der Vermieter ist verpflichtet, eine solche Erhöhung dem Mieter mithilfe des amtlichen Miet­zins­anpassungs­formulars mit Begründung und Einhaltung der gesetzlichen Fristen und Termine mitzuteilen.

Wenn der Mieter Bedenken hat, dass die Pauschale zu hoch ist, kann er Auskunft über die Durchschnitts­kosten verlangen und eine Anpassung beantragen.

Akonto­zahlungen

Bei Akonto­zahlungen oder Abschlags­zahlungen zahlt der Mieter im Voraus für die Neben­kosten einen bestimmten Betrag, der einmal jährlich nach Ablauf der Rechnungs­periode abgerechnet wird.

5. Was geschieht, wenn neue Neben­kosten hinzukommen?

Wenn der Vermieter neue Neben­kosten einführt, die der Mieter bezahlen muss, dann handelt es sich um eine Miet­zins­erhöhung. Der Vermieter muss dabei die Vorschriften zur Miet­zins­erhöhung einhalten. Falls die zusätzlichen Neben­kosten zu einer höheren Pauschale führen, muss der Vermieter dem Mieter dies unter Angabe von Gründen und Einhaltung der Fristen und Termine per amtlichem Miet­zins­anpassungs­formular mitteilen.

6. Wer bezahlt bei Leerstand die Neben­kosten­abrechnung?

Wenn eine Wohnung oder ein Geschäfts­raum leer steht, muss der Vermieter die anfallenden Neben­kosten tragen. Normalerweise kann er die Neben­kosten und Heiz­kosten nicht auf die anderen Mieter im Haus umlegen.

Es gibt jedoch eine Ausnahme: Wenn es keine individuellen Heiz­kosten­zähler gibt und die leerstehenden Räume nur beheizt werden, um Frostschäden zu vermeiden, darf der Vermieter einen Teil der Heiz­kosten auf die anderen Mieter umlegen. Die Verteilung der Heizkosten auf die leeren Räume richtet sich nach dem Verteilschlüssel gemäss Art. 7 des Schweizerischen Obligationenrechts (OR):

• 2/3 bei Zwei- bis Drei­familien­häusern
• 1/2 bei Vier- bis Acht­familien­häusern
• 1/3 bei grösseren Gebäuden sowie Büro- und Geschäfts­häusern

7. Welche Rechte hat der Mieter bei einer fehler­haften Neben­kosten­abrechnung?

Wenn die Neben­kosten­abrechnung unverständlich, ungenügend oder fehlerhaft ist, hat der Mieter das Recht, die Belege einzusehen, auf deren Basis die Abrechnung erstellt wurde. Der Vermieter kann darauf bestehen, dass der Mieter die Belege an dessen Wohn- oder Geschäfts­sitz einsehen muss, sofern sich dieser Ort in der Nähe des Mieters befindet. Wenn der Vermieter Kopien der Belege versendet, kann er dafür ein Entgelt verlangen. Wenn der Mieter mit Positionen in der Abrechnung nicht einverstanden ist, kann er eine Korrektur verlangen und eine schriftliche Begründung für die Abweichungen vorlegen. Der Mieter hat das Recht, eine entsprechende Reduzierung der Kosten zu verlangen. Es gibt keine gesetzliche Frist für die Einsprache beim Vermieter oder für die Anfechtung bei der Schlichtungs­stelle. Der Vermieter darf dem Mieter auch nicht das Recht auf Einsicht in die Belege zwecks detaillierter Abrechnung befristen.

8. Was passiert, wenn der Mieter die Neben­kosten­abrechnung nicht bezahlt?

Wenn der Mieter nicht innerhalb von 30 Tagen nach Erhalt der Neben­kosten­abrechnung schriftlich Einspruch beim Vermieter erhebt, gilt die Abrechnung als vom Mieter genehmigt. Wenn der Mieter die Einsicht in die Belege verlangt, beginnt die 30-tägige Frist zur Einsprache erst, nachdem alle Belege eingesehen wurden. Nach­zahlungen oder Rück­zahlungen durch den Vermieter müssen innerhalb von 30 Tagen nach Eingang der Neben­kosten­abrechnung bezahlt werden. Wenn der Mieter in Zahlungs­verzug gerät, kann der Vermieter dem Mieter erst nach Ablauf dieser Frist eine Frist zur Zahlung setzen. Die Frist beträgt mindestens zehn Tage und für Wohn- und Geschäfts­räume mindestens 30 Tage. Wenn der Mieter innerhalb der neuen Frist nicht bezahlt, kann der Vermieter dem Mieter fristlos kündigen und für Wohn- und Geschäfts­räume eine Kündigungs­frist von mindestens 30 Tagen zum Monats­ende setzen.

9. Welche Fristen müssen beachtet werden?

Laut Artikel 4 des Miet­rechts muss der Vermieter dem Mieter eine jährliche Neben­kosten­abrechnung zukommen lassen, in der nur die tatsächlich angefallenen Kosten in Rechnung gestellt werden dürfen (Artikel 257b Absatz 1 OR und Artikel 5 Absatz 1 VMWG). Es ist nicht erlaubt, mit der Neben­kosten­abrechnung Gewinn zu erzielen. Die Neben­kosten­abrechnung sollte innerhalb von 6 Monaten nach Ende der Abrechnungs­periode vorliegen. In der Schweiz dauert die Abrechnungs­periode in den meisten Fällen vom 1. Juli bis zum 30. Juni oder vom 1. Januar bis zum 31. Dezember. Wenn die Neben­kosten­abrechnung fehlerhaft ist, verjährt der Rück­forderungs­anspruch des Mieters nach einem Jahr in der Schweiz. Der Nach­forderungs­anspruch des Vermieters aus einer Neben­kosten­abrechnung verjährt nach 5 Jahren.

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Jeder von uns, hat bereits mehrere Dutzend Verträge unterzeichnet – auch ohne Freelancer oder Einzelunternehmer zu sein:

• Sie mieten eine neue Wohnung an? Bitte Mietvertrag unterschreiben!
• Sie haben einen neuen Job? Hier sind ein Arbeitsvertrag und ein NDA notwendig!
• Verkaufen Sie Ihr altes Auto? Kümmern Sie sich um den Kaufvertrag!

Und im Geschäftsleben, wo sich die Partner jeden Tag auf etwas neues einigen, wächst die Zahl dieser Unterlagen inklusive Pflichten und Verantwortungsbereichen exponentiell.

Fehler können in diesem Umfeld teuer werden. Aber muss man bei jedem Partnerschaftsvertrag einen Anwalt einschalten? Natürlich nicht!

In diesem ersten Artikel unserer Serie helfen wir Start-ups und Freelancern bei der Erstellung und Analyse von Verträgen, erklären, wie man sich die Arbeit mit Hilfe von Rahmenverträgen erleichtern kann und stellen Vorlagen für die gängigsten Vertragstypen zur Verfügung.

Alle obligatorischen und optionalen Vertrags­bestandteile

Freelancer können über alles verhandeln – von Catering-Dienstleistungen bis zur Lizenz für eine Filmübertragung. Und unabhängig davon, worum es in dem Vertrag geht – er wird obligatorische Standard­klauseln und optionale Bedingungen enthalten.

Üblicherweise werden die wichtigsten Bedingungen in den Vertrag aufgenommen und alle zusätzlichen Bedingungen in Annexen, Akten und anderen Zusatzdokumenten hinzugefügt.

Zusätzliche Dokumente

Dem Vertrag können beliebige Dokumente beigefügt werden. Häufig wird beispielsweise das Protokoll der Gesellschafter­versammlung dem Betriebs­eröffnungs­vertrag beigefügt. Und der Arbeitsvertrag kann um persönliche Eigenschaften des Mitarbeiters oder Empfehlungen anderer Arbeitgeber ergänzt werden.

Die häufigsten zusätzlichen Dokumente in einem Freelancer-Vertrag sind in der Praxis ein Annex und eine Zusatzvereinbarung.

Annex

Der Annex enthält Informationen, die zum besseren Verständnis des Vertrages beitragen sollen.

Falls sich der Vertrag beispielsweise auf einen technisch-orientierten Bereich bezieht, ist es sinnvoll, ein Glossar mit allen im Vertrag verwendeten technischen Begriffen in den Annex aufzunehmen.

Falls ein Freelancer einen Service-Vertrag abschliesst, aber nicht sicher ist, welche Arbeiten er ausführen soll, kann er die Kosten für seine Arbeiten (Preisliste) im Annex festlegen.

Zusatzvereinbarungen

Es ist unmöglich, sämtliche relevanten Aspekte eines Vertrages vorauszusehen. Im Freelancing-Bereich gilt dies erst recht. Deshalb empfehlen sich Zusatzvereinbarungen, um die tatsächlichen Aufgaben zu spezifizieren. Für jede Aufgabe sollte eine separate Zusatzvereinbarung geschlossen werden. Diese Vorgehensweise trägt dazu bei, die Verpflichtungen der Parteien festzulegen und Konflikte bei der Präsentation der Arbeitsergebnisse zu vermeiden. Wenn ein Freelancer beispielsweise eine Vereinbarung über den regelmässigen Verkauf von Waren getroffen hat, sollte die Zusatzvereinbarung detaillierte Angaben zu jeder Warenpartie enthalten.

Der Aufbau einer Zusatzvereinbarung ist weniger komplex, als ein Vertrag. Man benötigt die Benennung der Vertragsparteien, die Beschreibung der Zusatzvereinbarung und die Unterschrift mit Initialen. Zusatzvereinbarungen sollten juristische Standard­formulierungen enthalten:

«Alle anderen Vertragsbedingungen bleiben unverändert und die Parteien bestätigen ihre entsprechenden Verpflichtungen.»
«Diese Zusatzvereinbarung ist integraler Bestandteil des Vertrages.»

Diese sogenannten Begleitdokumente sind integraler Teil des Vertrags. Sämtliche Informationen, Bedingungen und Aufgaben verfügen über die gleiche Rechtsgültigkeit wie der Vertrag selbst. Sämtliche ergänzenden Dokumente müssen zwischen den Parteien vereinbart und gegengezeichnet werden, damit sie gültig werden.

Aktionen mit Verträgen

Vertragsunterzeichnung

Ein Vertrag tritt in Kraft, sobald er von beiden Parteien unterzeichnet ist. Auf den ersten Blick scheint das alles sehr trivial: lesen und unterschreiben. Doch hier sind drei Details, die einen Vertrag ungültig werden lassen:

Die Namen der Parteien in der Präambel unterscheiden sich von den Namen der Unterzeichner

In der Regel handelt es sich lediglich um einen mechanischen Fehler, wenn ein Freelancer einen Standardvertrag abschliesst und vergisst, den Namen des Partners zu Beginn oder am Ende des Dokuments zu ersetzen. Es kann auch vorkommen, dass der Manager, mit dem das Projekt besprochen haben, im Unternehmen nicht zeichnungsberechtigt ist. Deshalb muss im Vorfeld geklärt sein, wessen Name im Vertrag angegeben werden soll.

Die Unterschrift nur einer Partei

Ist ein Projekt zeitkritisch, bleibt häufig keine Zeit für langwierige Vertragsverhandlungen. Der Freelancer unterzeichnet den Vertragsentwurf, sendet das Dokument an den Kunden und beginnt mit der Arbeit, um den Termin einzuhalten. Der Kunde vergisst, den Vertrag zu unterschreiben und ist bereits mit anderen dringenden Aufgaben beschäftigt. Letztlich kann es vorkommen, dass der Kunde die Arbeiten des Freelancers nicht mehr benötigt. Da der Vertrag nie vom Kunden unterzeichnet wurde, können in dem Fall auch keine Ansprüche gegen ihn geltend gemacht werden.

Nötigung oder Druck auf den Unterzeichner

Ein Vertrag ist stets eine Vereinbarung zwischen zwei Parteien. Falls eine Partei bestimmte Vertragsklauseln ändern möchte, die andere Partei damit jedoch nicht einverstanden ist, wird ein Kompromiss erforderlich. Andernfalls könnten skrupellose Unternehmen Druck ausüben oder die andere Partei sogar erpressen, um ein Geschäft zu erzwingen. «Sie werden diesen Werbeauftrag nur dann erhalten, wenn Sie uns das Urheberrecht an dem fertigen Video überlassen». «Wir stellen Sie nur ein, wenn Sie ein NDA unterschreiben». Sollte ein Freelancer in den oben beschriebenen Situationen Zugeständnisse machen, kann derartiges Unternehmenshandeln vor Gericht angefochten werden.

Änderung des Vertrags

Um Vertragsklauseln zu ändern, muss der Freelancer eine Zusatzvereinbarung mit den aufgelisteten Änderungen erstellen. Sie sollten die folgende Formulierung verwenden: «Die Parteien A und B haben beschlossen, Klausel 1.2 wie folgt zu ändern/hinzuzufügen: …»

Die Zusatzvereinbarung mit der Liste der Änderungen muss von beiden Parteien unterzeichnet werden.

Gleiches gilt für eine Vertragsverlängerung.

Verlängerung des Vertrags (Verlängerungsvertrag)

Falls Sie lediglich eine Verlängerung des Vertrags anstrengen möchten, reicht es aus, wenn Sie den folgenden Wortlaut in die Zusatzvereinbarung (Verlängerungsvertrag) aufnehmen: «Die Parteien A und B haben vereinbart, eine Änderung des Vertrags vorzunehmen, nämlich die Klausel X.X von «Der Vertrag gilt ab dem Datum seiner Unterzeichnung bis zum 31.12.2022» in «Der Vertrag gilt ab dem Datum seiner Unterzeichnung bis zum 31.12.2023» zu verändern.

Im modernen Geschäftsleben vertrauen Unternehmer und Firmen zunehmend auf Verträge mit flexibler Laufzeit. Das heisst, dass ein Vertrag so lange gültig bleibt, bis eine bestimmte gezielte Aktion durchgeführt wird. Zum Beispiel: “bis alle Aufträge erfüllt sind” oder “bis alle Zahlungen zwischen den Parteien erfolgt sind”. Zu diesem Zweck kann die folgende Formulierung im Vertrag verwendet werden: «Der Vertrag gilt ab dem Zeitpunkt seiner Unterzeichnung bis zum 31.12.2023 oder bis zur Erfüllung aller in diesem Vertrag und seinen Zusatzverträgen festgelegten Bedingungen»

Bestimmte Verträge verlängern sich unter definierten Bedingungen automatisch um eine feste Laufzeit. Falls Sie beispielsweise eine Bankeinlage für ein Jahr eröffnen und das Geld am Ende der Laufzeit nicht vom Konto abheben, verlängert sich die Einlage automatisch um ein weiteres Jahr. Oder Sie haben ein Abonnement für ein Programm erworben. Der Abovertrag verlängert sich automatisch jedes Mal sobald die entsprechende Zahlung eingegangen ist. Es kann durchaus problematisch sein, einen derartigen Vertrag zu brechen. Deshalb wird im B2B-Bereich eine automatische Vertragsverlängerung eher selten eingesetzt.

Kündigung des Vertrags (Auflösungsvertrag)

In vielen Fällen lohnt es sich nicht mehr, einen Vertrag abzuändern, sondern man sollte ihn vollständig kündigen. Auf diese Weise lässt sich beispielweise das Recht wiederherstellen, mit anderen Partnern zusammenzuarbeiten. Oder es gilt, Forderungen zu streichen, die die Parteien für die Dauer des Vertrags vereinbart haben. Dazu muss eine zusätzliche Vereinbarung (Auflösungsvertrag) auf bilateraler Ebene unterzeichnet werden. Diese muss folgende obligatorischen Teile beinhalten.

Verträge, die jeder Freelancer haben sollte

Freelancer arbeiten vor allem zu Anfang der Kooperation ohne vertragliche Grundlage mit Kunden zusammen oder vertrauen ihre Rechtssicherheit den Verträgen von Freelancer-Börsen an. Aber wenn die Anzahl der Kunden wächst und damit auch die Gebühren beispielsweise für deren Websites steigen, ist es an der Zeit, die Selbstständigkeit auszuweiten. Ab diesem Zeitpunkt sollte man zwingend sein geistiges Eigentum schützen (NDA), die Arbeitsbedingungen (Arbeitsvertrag) oder das Verfahren zur Erbringung der Dienstleistungen (Servicevertrag) festlegen.

Geheimhaltungsvereinbarung (NDA)

Kompetente Freelancer werden – wie jedes Unternehmen, das seine Kunden schätzt – stets einer NDA-Unterzeichnung zustimmen, bevor eine umfassende Zusammenarbeit beginnt. Dies gilt besonders für die Bereiche Business Planning und Consulting.

Unabhängig von dem Know-How, wie man ein NDA formuliert, sollte ein Freelancer Kenntnis davon haben, wie man NDAs von Kunden interpretiert. Obwohl diese Fähigkeit in der Regel mit zunehmender Erfahrung wächst, werden wir in unserem nächsten Artikel die entscheidenden Details beschreiben, die vor der Unterzeichnung eines Vertrags zu beachten sind.

Rahmenvertrag / Dienstleistungsvertrag / Servicevertrag

Nach Unterzeichnung des NDA und Anlieferung der Projektinformationen kalkuliert ein Freelancer normalerweise das Budget und erstellt eine Offerte für den Kunden. Wird die Offerte akzeptiert, wird ein Servicevertrag unterzeichnet. Er verfügt in der Regel über eine Standardstruktur (siehe Vertragsstruktur) und enthält Klauseln hinsichtlich der Höhe und Form der Zahlung.

Ein Servicevertrag kann für 1 Jahr oder bis zur vollständigen Umsetzung des Projekts abgeschlossen werden. Bei langfristigen Projekten empfiehlt es sich, die Rahmenverträge um Informationen über höhere Gewalt und eine vorzeitige Beendigung des Vertrags zu ergänzen.

Arbeitsvertrag / Freelance-Vertrag

Immer wieder kommt es vor, dass Unternehmen externe Berater beispielsweise in IT- oder Steuerfragen benötigen. In diesem Fall kann ein Freelance-Vertrag sehr hilfreich sein. Der Freelancer wird als Angestellter des Unternehmens betrachtet und erhält einen monatlichen Lohn. Der Lohn kann fix vereinbart werden oder sich nach der Zahl der geleisteten Arbeitsstunden richten.

Ein Freelance-Vertrag enthält Elemente eines Service- sowie eines Arbeitsvertrags. Er sollte nicht nur die Verpflichtungen zwischen den Parteien beschreiben, sondern auch das Verfahren für die Erbringung von Dienstleistungen, den Erhalt von Zahlungen, die Zusammenarbeit mit Dritten und den Schutz interner Informationen.

Andere populäre Vertragsarten

Es sollte nicht überraschen, dass jede Geschäftsnische ihre eigene spezielle Vertragsart hat. Aber um ehrlich zu sein: Strukturell unterscheiden sie sich lediglich in Nuancen. Das Einzige, was sich ändert, sind die Formen der Dienstleistungen und Haftungsgegenständen.

Die Kenntnis zu den Besonderheiten dieser Verträge ist für einen Freelancer-Rechtsanwalt durchaus wichtig. Startups benötigen jedoch häufig rechtliche Unterstützung bei der Gestaltung ihres eigenen Vertragsrahmens. Sie können sich in dieser Hinsicht an einzelne Anwälte wenden oder sich selbst einen Treuhänder suchen. In unserer Datenbank finden Sie genau die notwendigen Filter, um dies problemlos zu tun.

In den kommenden Artikeln dieser Serie werden wir uns genauer ansehen, welche kritischen Fehler einen Vertrag ungültig machen können, häufig gestellte Fragen zu Verträgen von Selbständigen beantworten und die besten Online-Tools empfehlen, um Verträge mit Kunden einfach zu erstellen und zu verwalten.

Bleib dran 🎵

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• Teil 2 – 9 kritische Fehler bei Freelancer-Verträgen (Gratis Checkliste)
• Teil 3 – Top-Ressourcen zum Herunterladen, Kaufen und Erstellen von Verträgen
• Vom Freelancer zum Einzelunternehmen. Tipps für Selbstständige in der Schweiz.

Das Cashflow-Management ist wahrscheinlich einer der wichtigsten Teile der Finanz­planung für jedes Unternehmen. Daher ist es wichtig, einen vertieften Einblick in diesen Wissens­bereich zu bekommen. Möchten Sie von Experten erfahren, wie Sie den Cashflow effektiv berechnen, interpretieren und im Endeffekt den freien Cashflow (FCF) verbessern können? In diesem Artikel bekommen Sie ausführliche Antworten auf alle diese Fragen und vieles mehr.

Was ist ein Cashflow? Wirtschaftliche Definition

Der Begriff „Cashflow“ stammt ursprünglich aus dem Englischen und bezeichnet den Geldfluss (den Zu- und Abfluss liquider Mittel) eines Unternehmens während eines bestimmten Zeitraums.

Bei der Berechnung des Cashflows werden alle Ein- und Auszahlungen einer bestimmten Zeitperiode miteinander verglichen. Die sich daraus ergebende Differenz bezeichnet man als gesamten Cashflow. Er bezieht sich daher nicht auf einen bestimmten Zeitpunkt, sondern immer auf eine bestimmte Zeitperiode. Dadurch unterscheidet sich dieser Begriff von diversen Liquiditätskennzahlen, die die Unternehmensliquidität zu einem bestimmten Zeitpunkt messen. Sämtliche Cashflow-Berechnungen werden normalerweise in einer Berechnungstabelle – der Cashflow-Rechnung – dargestellt.

Freier Cashflow (FCF): Was ist das?

Eine der wichtigsten Aufgaben der Cashflow-Berechnung ist die Antwort auf die Frage, ob das Unternehmen über freien Cashflow verfügt. Freier Cashflow (aus dem Englischen «free cash flow» oder «FCF») bezeichnet das Geld, dass dem Unternehmen nach Zahlung seiner Betriebs­kosten, Investitionen und Finanzierungs­aktivitäten übrigbleibt. Je mehr freien Cashflow das Unternehmen hat, desto mehr davon kann es für bspw. weitere Investitionen, Auszahlung von Dividenden oder zur Schulden­tilgung verwenden.

Cashflow: Bedeutung für das Unternehmen

Im Grossen und Ganzen antwortet jegliche Cashflow-Berechnung auf die Frage, wie viel Geld erwirtschaftet wurde bzw. wie hoch der Saldo aus Ein- und Auszahlungen innerhalb einer Zeitperiode ist. Daraus kann man eine Schluss­folgerung über die folgenden Aspekte der finanziellen Lage ziehen:

• Wettbewerbs­fähigkeit & finanzielle Absicherung
• Bedarf nach externer Finanzierung & Tilgungs­kapazität
• Investitions­potenzial

Einen Schluss über die Wettbewerbs­fähigkeit, das Investitions­potenzials und den Bedarf nach externer Finanzierung lässt sich vor allem basierend auf dem Cashflow aus operativer Tätigkeit ziehen, der eine der drei Cashflow-Kategorien präsentiert.

Cashflow-Kategorien

Zwecks Erleichterung von Analysen werden bei der Berechnung des Cashflows sämtliche Zu- und Abflüsse des Unternehmens in drei unterschiedliche Teile aufgeteilt. Man spricht daher von drei Cashflow-Kategorien:

1. Cashflow aus operativer Tätigkeit

Der Cashflow aus operativer Tätigkeit (operativer Cashflow) ergibt sich aus der laufenden Geschäfts­aktivitäten des Unternehmens und demonstriert die Ergebnisse aller zahlungs­wirksamen Geschäftsvorfälle. Diese Art des Cashflows dient als Indikator für die Bewertung der Wettbewerbs­fähigkeit sowie des inneren Potenzials. Je höher der operative Cashflow ist, desto mehr Geld wird durch die Betriebs­tätigkeit erwirtschaftet und desto stärker ist die Lage des Unternehmens im Markt (bspw. geringere Abhängigkeit von Zahlungs­konditionen seiner Kunden und Lieferanten). Ein positiver Cashflow aus operativer Tätigkeit ermöglicht dem Unternehmen, ohne externe Finanzierung geplante Anlagen anzuschaffen oder seine Schulden zurückzuzahlen.

2. Cashflow aus Investitions­tätigkeiten

Der Cashflow aus Investitions­tätigkeit fasst zusammen, wie viel Geld infolge eines Kaufs oder Verkaufs von Anlagen ausgegeben bzw. bezogen wurde. In der Regel ist der Cashflow aus Investitions­tätigkeit negativ und wird daher durch die anderen Kategorien des Cashflows abgedeckt.

3. Cashflow aus Finanzierungs­tätigkeiten

Der Cashflow aus Finanzierungs­tätigkeit umfasst alle Änderungen des Eigen- oder Fremd­kapitals (Kapital­flüsse). Die Erhöhung des Aktien- oder Stamm­kapitals sowie die Kredit­aufnahme wird als Geld­zufluss betrachtet. Die Auszahlung eines Darlehens oder Ausschüttung von Dividenden wird dagegen als Geld­abfluss in die Rechnung einfliessen.

Wie kann man seinen Cashflow berechnen? Berechnungsmethoden

Der Cashflow lässt sich nach zwei unterschiedlichen Methoden berechnen – direkte und indirekte Methoden.

Direkte Methode der Cashflow-Berechnung

Die direkte Methode wird angewandt, indem jegliche Ein- und Auszahlungen je nach Kategorie verglichen werden. Für diese Kalkulation sind interne Daten des Unternehmens erforderlich.

Freier Cashflow (FCF) = Zahlungswirksame Erträge – Zahlungsunwirksame Aufwendungen

• Zu den zahlungswirksamen Erträgen zählen vor allem Umsatzerlöse, Forderungseinzahlungen, Kreditaufnahmen und sonstige Einzahlungen einer Periode.
• Zu den zahlungswirksamen Aufwendungen zählen vor allem Herstellungskosten, Personalkosten, Angeschaffte Anlagen, Begleichungen von Verbindlichkeiten und sonstige Auszahlungen derselben Periode.

Indirekte Methode der Cashflow-Berechnung

Bei dieser Methode lässt sich der Casflow nach folgender Formel berechnen:

Freier Cashflow (FCF) = Reingewinn + nicht zahlungswirksame Aufwendungen – nicht zahlungswirksame Erträge

• Zu den nicht zahlungswirksamen Aufwendungen zählen vor allem Abschreibungen, Bestands- und Forderungsminderung, Erhöhung des Gewinnvortrages etc.
• Zu den nicht zahlungswirksamen Erträgen zählen vor allem Zuschreibungen, Bestands- und Forderungserhöhung, Aktivierte Eigenleistungen, Minderung des Gewinnvortrages etc.

Positiver und negativer Cashflow

Wie bereits erwähnt wurde, gibt der Cashflow einen Überblick darüber, wie viel Geld das Unternehmen erwirtschaftet und wie viel ausgezahlt hat. Somit kann daraus entweder ein negativer oder positiver Cashflow entstehen.

Wenn der Geldabfluss den Geldeinfluss übersteigt, führt dies zum negativen Cashflow. Im Endeffekt reduziert sich die Summe der verfügbaren liquiden Mittel des Unternehmens. Obwohl negativer Cashflow ungewünscht ist, hat er nicht automatisch eine negative Bedeutung für Besitzer oder Investoren. Unterstehend sind vier typische Situationen aufgelistet, wodurch negativer Cashflow entsteht:

• Verlust aus operativer Tätigkeit
• Tilgung eines Kredit­betrages ohne laufende Amortisation (bullet loan)
• Hohe Investitionen im laufenden Zeitraum
• Änderungen im Cash-Management (wegen eines dem Kunden / vom Lieferanten gewährten Zahlungs­aufschubs)

Ein positiver Cashflow kann hingegen auf gute Ergebnisse der Betriebs­tätigkeit hinweisen. In diesem Fall sind die Einnahmen höher als die Ausgaben und man sagt über einen Überschuss. Anschliessend ermöglicht dies dem Unternehmen, seinen Lieferanten rechtzeitig zu zahlen oder geplante Anlagen zu erwerben, ohne sich an externe Finanzierung zu wenden.

Cashflow, Bilanz und Erfolgs­rechnung: Zusammenhang

Cashflow, Bilanz und Erfolgs­rechnung sind sehr eng verbunden. Bei der indirekten Methode der Cashflow-Berechnung wird der Gewinn- und Abschreibungsbetrag aus der Erfolgs­rechnung genommen. Darüber hinaus werden gewisse Informationen aus der Bilanz verwendet, um den Cashflow zu berechnen:

• Veränderung in Forderungen aus Lieferungen
• Veränderung in Verbindlichkeiten aus Lieferungen
• Veränderung in Vorräten
• Veränderung in sonstigen Umlaufvermögen und kurzfristigen Verbindlichkeiten
• Veränderung in Eigen- und Fremdkapital etc.

Ein Ergebnis der Cashflow-Berechnung – negativer oder positiver Betrag – spiegelt die Änderungen der liquiden Mittel in der Bilanz am Ende einer Zeitperiode wieder. Der Saldo aus Ein- und Auszahlungen stimmt immer mit dieser Änderung überein.

4 Tipps zur Verbesserung Ihres Cashflows

Die Bedeutung des Cashflows bzw. des freien Cashflows (FCF) für die Weiter­entwicklung jedes Geschäfts ist enorm. Aus diesem Grund spielt die Verbesserung des Cashflows für Unternehmen eine Schüssel­rolle, um die Wettbewerbs­fähigkeit und das Entwicklungs­potenzial zu behalten. Zu den wichtigsten Tipps, die zur Verbesserung des Cashflows beitragen können, gehören vor allem:

1. Verkürzen Sie den Zahlungsaufschub, den Sie Ihren Kunden gewähren.

Je schneller Ihre Kunden zahlen, desto geringerer ist der Forderungs­betrag, was zusätzliche liquide Mittel freisetzt. Deswegen lohnt es sich, Ihre Kunden auf Basis eines konkreten Kunden­bedarfs mit einer Anzahlung zu bedienen.

2. Versuchen Sie, den Zahlungs­aufschub zu verlängern, den Ihnen von Ihren Lieferanten gewährt ist.

Auf diese Weise bekommen Sie die benötigten Rohstoffe oder Dienstleistungen und zahlen dafür später, was Ihren Cashflow ähnlich zu einem Bankkredit beeinflusst. In der Praxis kommt es aber häufig vor, dass bei diesem Vorgehen der Einkaufspreis höher sein kann. Man muss daher bei Verhandlungen mit Lieferanten diesen Aspekt beachten.

3. Optimieren Sie Ihre Bestände.

Sind grosse Bestände immer gut für Ihr Unternehmen? Einerseits erhöhen hohe Bestände natürlich die Stabilität und machen das Business resilienter vor möglichen Liefer­schwierigkeiten. Anderer­seits binden hohe Bestände viel liquide Mittel. Eine Erhöhung der Bestände kann manchmal zu einem negativen operativen Cashflow und somit zu Schwierigkeiten mit der Liquidität führen.

4. Achten Sie auf die Tilgungs­form bei der Kredit­aufnahme.

Häufig müssen sich Unternehmen extern finanzieren. Als klassisches Beispiel dafür dient ein Bank­kredit. Dabei ist es äusserst wichtig, sich für eine optimale Tilgungs­form zu entscheiden. In der Praxis kommen drei Tilgungs­formen zum Einsatz:

Annuitätische Tilgung

Dabei bleiben die monatlichen Raten stets gleich. Das Unternehmen zahlt der Bank immer den gleichen Betrag während des ganzen Darlehens­zeitraums (Zinsen und Tilgungen zusammen). Die annuitätische Tilgung ist die verbreiteste Tilgungsform der Finanzierung. Diese Tilgungsform ist empfehlenswert, sofern die Umsatz­generierung regelmässig und ohne Saisonalität (grosse Schwankungen während des Jahres) erfolgt.

Raten­tilgung

Bei dieser Tilgungsform bleibt nur der Tilgungs­anteil innerhalb des ganzen Darlehens­zeitraums gleich, während die Höhe der Kredit­raten kontinuierlich abnimmt. Das liegt daran, dass Zinsen auf Basis des restlichen, kontinuierlich reduzierenden Schulden­betrages berechnet werden. Diese Tilgungs­form findet relativ selten ihre Anwendung in der Praxis. Grund dafür ist die höhere Belastung am Anfang der Kredit­nutzung, was in der Regel nicht den Bedürfnissen des Kredit­nehmers entspricht. Wenn allerdings die aktuelle Finanz­lage des Unternehmens stabil ist und es am Zins­aufwand sparen will, empfiehlt es sich, diese Tilgungs­form zu vorzuziehen.

Endfällige Tilgung

Bei dieser Tilgungs­form werden während der ganzen Laufzeit nur die Zinsen beglichen. Der gesamte Kredit­betrag wird am Ende der Laufzeit in einer sehr hohen, einmaligen Schluss­rate zurückgezahlt. Zu den Haupt­nachteilen dieser Tilgungs­form gehört vor allem der höhere Zins­aufwand und die hohe Belastung des Cashflows am Ende der Kredit­laufzeit. Darüber hinaus werden solche Kredite von Banken als riskanter eingestuft und daher in der Regel mit einem höheren Zinssatz belegt. Diese Tilgungs­form ist hauptsächlich beim saisonalen Geschäft sinnvoll (bspw. die Agrar­industrie). Wenn das Geld aus dem Verkauf von Waren oder Dienst­leistungen in einer kurzen Zeitperiode eintrifft, wird diese Tilgung eine optimierende Auswirkung auf Ihren Cashflow haben.

Cashflow FAQ

Cashflow und Gewinn: Was ist der Unterschied?

Während der Gewinn die Profitabilität misst, zeigt der Cashflow die Zahlungs­fähigkeit des Unternehmens an. Der Gewinn antwortet auf die Frage, um wie viel die Einkommen des Unternehmens seine Kosten übersteigen. Der Cashflow vergleicht hingegen die Geldflüsse, die innerhalb einer Zeit­periode mit den Einkommen und Kosten nicht exakt korrelieren. Es kann bspw. sein, dass dem Kunden die Waren auf Rechnung geliefert worden sind. Obwohl der Gewinn bereits erfasst ist, hat das Unternehmen sein Geld noch nicht bekommen. Als weiteres Beispiel dient die Anschaffung von Anlagen oder Kredit­tilgung. Diese Geschäfts­fälle sind nicht erfolgswirksam, allerdings haben diese einen Einfluss auf den Geld­bestand und somit die Zahlungs­fähigkeit des Unternehmens.

Cashflow und Umsatz: Was ist der Unterschied?

Der Cashflow und Umsatz sind zwei ganz verschiedene Paar Schuhe. Der Cashflow fasst sämtliche Geld­flüsse zusammen, während der Umsatz lediglich das Verkaufs­niveau (erfolgswirksame Verkaufs­geschäftsfälle) umfasst.

Welche Cashflows gibt es?

Es gibt drei Arten oder Kategorien von Cashflows:

• Cashflow aus operativer Tätigkeit
• Cashflow aus Investitions­tätigkeiten
• Cashflow aus Finanzierungs­tätigkeiten

Jede Art spiegelt eine konkrete Seite von Unternehmens­aktivitäten wider.

Wo sieht man Cashflow-Ergebnisse in der Bilanz?

Wie bereits erwähnt wurde, gibt es einen engen Zusammenhang zwischen dem Cashflow und der Bilanz. Ein Cashflow-Ergebnis sieht man nicht direkt in der Bilanz. Nichts­desto­trotz stellt es die Änderung von liquiden Mittel innerhalb einer Zeit­periode dar.

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Zeit ist Geld. Und Geld wird gerne gezählt. Die Arbeits­zeit­erfassung in einem Unternehmen ist sogar mit dem Bank­wesen vergleichbar. Wenn Sie ein kleines Detail übersehen, können Sie die Kontrolle darüber verlieren. Aus diesem Grund sind verschiedene Zeit­management-Dateien, -Programme und -Apps so beliebt.

Zeit ist ein kostbares Gut für alle. Der Staat hat einen Arbeits­code entwickelt, um ihn zu kontrollieren. Das Unternehmen hat eine Arbeits­dokumentation (Stunden­zettel) entwickelt. Und die Mitarbeiter haben ein eigenes Interesse daran, dass jede Arbeits­minute abgerechnet wird. So ist die allgemeine Zeit­messung aufgebaut, die in diesem Artikel behandelt wird. Sie erfahren ausserdem mehr über die Methoden der Zeit­erfassung in Unternehmen, erhalten moderne Vorlagen für den Stunden­rapport und lernen die besten Software­lösungen für Ihr Zeit­management kennen.

Kurz zum Arbeits­zeit­gesetz

Die Arbeits­zeit­erfassung in der Schweiz ist in den Artikeln 46 (Grund­normen) und 73 a/b (vereinfachte Erfassung) des Arbeits­gesetzes geregelt. In diesen Vorschriften werden 3 Kategorien von Arbeit­nehmern beschrieben, je nach dem Grad der Kontrolle über die Arbeits­zeit.

Arbeit­nehmer, die zur Führung von Arbeits­zeit­erfassung verpflichtet sind

Standard­mässig sind das alles kleine und mittel­ständische Mitarbeiter. Per Gesetz müssen sie ihre Arbeits­tätigkeit aufzeichnen, nämlich:

• Ort der Arbeit und Pausen
• Werk- und arbeits­freie Tage
• Anfangs- und Endzeit des Arbeits­tages
• Arbeits­stunden
• Arbeits­pausen von mehr als einer halben Stunde

Der Arbeitgeber oder Zeit­manager muss für diese Mitarbeiter einen Stunden­zettel, den sog. Stunden­rapport erstellen. Darin müssen die Arbeit­nehmer neben den Arbeitstagen ihre freien Tage, Feiertage und diejenigen, die sie gegebenenfalls ersetzen, markieren.

Arbeitnehmer, die eine vereinfachte Arbeits­zeit­erfassung führen können

Dieser Ansatz eignet sich für flexible Unternehmen, in denen die Mitarbeiter ihre Arbeits­zeiten selbst bestimmen. Heutzutage sind dies meist Programmierer und andere IT-Mitarbeiter. Diese Arbeit­nehmer müssen lediglich die Zahl der geleisteten Arbeits­stunden angeben.

In der Regel wird die vereinfachte Arbeits­zeit­abrechnung für einen Arbeitnehmer im Arbeits­vertrag festgelegt. Wenn die Mitarbeiter­zahl des Unternehmens 50 übersteigt, muss der Arbeitgeber dies in den Kollektiv­vertrag mit den Arbeit­nehmer­vertretern aufnehmen.

Arbeitnehmer, die von der Arbeits­zeit­erfassung befreit sind

In diese Kategorie fällt das Top­management mit einem monatlichen Brutto­lohn von 10.000 Franken oder mehr (120.000 Franken pro Jahr). Ihre Befreiung von der Zeit­erfassung muss im Kollektiv­vertrag oder individuell festgelegt werden.

Bestrafung bei fehlender Arbeits­zeit­erfassung

Wenn die Aufsichts­behörden Verstösse gegen das Arbeits­recht in Ihrem Unternehmen feststellen, erhalten Sie ein Dokument mit den fest­gestellten Problemen und einer Frist für deren Behebung. Wenn Sie diese Warnung ignorieren, kann das Unternehmen eine Geld­strafe erhalten. Handelt es sich zum Beispiel um Fehler in den Stunden­rapport der Angestellten, kann die Geld­strafe bis zu 3.000 Franken betragen. Bei fehlender Arbeits­zeit­erfassung, die nicht auf kollektive oder individuelle Vereinbarungen zurück­zuführen ist, beträgt die Strafe rund 10.000 Franken.

Methoden der Arbeits­zeit­erfassung

In der Schweiz regelt das Arbeits­recht nicht, wie die Arbeits­zeiten erfasst werden. Bei den Inspektionen sind die staatlichen Inspektoren nur an den endgültigen Daten interessiert.

Anforderungen an die Daten der Arbeits­zeit­erfassung

• Datum
  • An welchen Tagen hat der Mitarbeiter gearbeitet?
  • Hat der Mitarbeiter an Wochenenden oder Feiertagen gearbeitet?
• Ort
  • Wo hat der Mitarbeiter gearbeitet?
  • Hat der Mitarbeiter aus dem Büro oder im Home-Office gearbeitet?
• Zeit
  • Wie viele Stunden pro Tag hat der Mitarbeiter gearbeitet?
  • Wie viele Stunden hat der Mitarbeiter insgesamt in einem Monat gearbeitet?

Unternehmen erfassen diese Daten mit drei Haupt­methoden: klassische Stunden­rapport, digitale Stundenzettel (Excel) und Apps zur Zeit­erfassung. Ausserdem können grosse Unternehmen auch High-Tech-Lösungen in Form von Terminals, Stempel­uhren und anderen Geräten einsetzen.

Klassische Stunden­rapport

Unternehmen mit strengen Arbeits­zeit­plänen (Fabrik, medizinische Einrichtung, Callcenter usw.) verwenden eine einfache gedruckte Version des Stunden­zettels. Manager solcher Firmen erstellen einen Arbeits­plan für 3+ Monate, wodurch die Abrechnung der Arbeits­zeit extrem vereinfacht wird.

In der Regel unterschreiben die Mitarbeiter am Ende des Monats zusammen mit der Gehalts­abrechnung ihren Stunden­rapport. So kann das aussehen:

Digitale Stunden­zettel in Excel

Die meisten KMU verwenden heute diese Methode der Arbeits­zeit­erfassung. Im Gegensatz zu klassischen, werden digitale Stunden­zettel von den Mitarbeitern selbst ausgefüllt. In diesem Fall muss der Vorgesetzte lediglich eine Vorlage für die Zeit­erfassung erstellen, die Mitarbeiter in deren Verwendung einweisen und die monatlichen Arbeits­zeit­erfassung überwachen.

Um eine effektive Zeit­erfassung in Excel zu erstellen, müssen Sie viele Variablen berücksichtigen. Je viel­seitiger Sie es schaffen, Ihre Stunden­listen zu erstellen, desto weniger Fehler machen Mitarbeiter beim Ausfüllen.

Variablen zur Berechnung von Arbeits­stunden in Excel

• Wochen­anfang
• Kalkulatorische Soll-Arbeitszeit
• Mittarbeiter Eintritts-/Austritts­datum
• Urlaubs­anspruch
• Absenz­kategorien

Ausserdem sollten Sie besonders auf die Anzahl der Arbeitstage in einem Jahr achten. Diese Zahl wird durch Ferien beeinflusst, die je nach Kanton unterschiedlich sein können.

Apps zur Zeit­erfassung

Eine modernere Alternative zum Excel-Stunden­zettel sind Desktop, Cloud und mobile Zeit­erfassungs­software. Sie verfügen über zahlreiche Funktionen und eignen sich sowohl für diejenigen, die ihre Arbeits­zeiten im Auge behalten müssen, als auch für diejenigen, die einfach ihre Arbeits­zeiten optimieren wollen. Freelancer brauchen solche Programme auch, um ihre Arbeits­belastung zu überwachen und ihren Stunden­satz zu berechnen.

In der Regel ist die Zeit­management-Software in das Arbeits-Ökosystem (CRM) integriert oder wird für verschiedene Geräte gleichzeitig entwickelt.

Top 6 CRM mit Zeiterfassungsfunktion

8 populäre Software & Apps zur Zeiterfassung

Verwenden Sie diese Programme oder unsere Vorlage für die Stunden­zettel, um sicher­zustellen, dass Ihre Zeit immer genau dokumentiert ist und die Arbeit effizient rapportiert werden kann. Und unsere Treuhänder helfen Ihnen, Ihre wertvolle Arbeits­zeit nicht in die Buchhaltung, sondern ins Geschäft zu investieren.

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Die Berechnung und Erstattung von Reisekosten ist Teil der Arbeit von Buchhaltern in kleinen, mittleren und grossen Unternehmen. Während die Mitarbeiter, die auf eine Geschäfts­reise gehen, nur die Spitze des Spesen-Eisbergs sehen, muss der Buchhalter im Hintergrund alles korrekt verbuchen. Und das ist nicht einfach. Man muss entweder über eine umfassende praktische Erfahrung oder eine solide theoretische Grundlage verfügen. Für den zweiten Fall haben wir diesen Artikel vorbereitet. Hier lernen Sie:

• Können einem Arbeitnehmer die Kosten für eine Übernachtung in seinem Ferienhaus erstattet werden?
• Wie wird der Kilometersatz richtig berechnet?
• Wer muss für das Visum und die Versicherung einer Geschäftsreise aufkommen?

Ausserdem finden Sie am Ende dieses Artikels einen Reise­kosten­rechner, mit dem Sie Ihre Spesen­abrechnung einfach und schnell erledigen können.

Welche Kosten fallen für den Mitarbeiter während der Geschäfts­reise an?

Auch ein Wochen­trip in eine Nachbar­stadt kostet den Arbeit­geber so einiges. Daher ist es wichtig, alle Ausgaben­kategorien für eine effektive Budgetierung von Geschäfts­reisen genau zu verstehen.

Kategorien bei der Reise­kosten­abrechnung

• Unterkunfts­kosten
• Verpflegungs­mehr­aufwand
• Fahrt­kosten
• Reise­neben­kosten

Wenn Sie jemand sind, der häufig auf Reisen ist, dann sollten sie zumindest alle Belege aufbewahren. Aber wenn Sie selbstständig oder ein Buchhalter sind, der eine Reise­kosten­abrechnung verarbeiten muss, dann müssen Sie alle Details der Reise kennen.

Kategorien von Reisespesen

Übernachtungs­kosten

Zu den Übernachtungs­kosten gehört die Buchung eines Hotel­zimmers oder einer anderen Unterkunft für eine Geschäfts­reise. Der Buchhalter, der die Übernachtungs­kosten prüft, sollte bei der Reise­kosten­abrechnung eine Reihe von Sonderfällen berücksichtigen.

Buchhalterische Aspekte der Übernachtungskosten

• Einzel­buchungen von Hotel­zimmern werden in der Regel per Quittung bestätigt. Die Aufenthalts­daten müssen unbedingt mit den Daten der Dienst­reise übereinstimmen.
• Bei Gruppen­hotel­buchungen (normalerweise 3 oder mehr Zimmer) kann das Hotel dem Unternehmen Rechnung stellen. Wenn eine Gruppen­hotel­reservierung von jedem Mitarbeiter separat bezahlt wird, muss der Buchhalter die Verfügbarkeit von Belegen für jeden Mitarbeiter klären.
• Ein Mitarbeiter kann während einer Geschäfts­reise eine Privat­wohnung als Unterkunft nutzen (im Voraus ausgehandelt). Es kann ein Haus bzw. Wohnung von Freunden oder Verwandten sein, Wohnungen von Booking.com oder AirBnB usw. Wenn kein Zahl­beleg verfügbar ist, wird die Höhe der Entschädigung dem Spesen­reglement entnommen. In der Regel betragen diese Übernachtungs­kosten maximal 60 Franken pro Nacht.

Wie buche ich Übernachtungskosten?

Sofern der Mitarbeiter die Übernacht privat vorfinanziert:

Verpflegungs­mehr­aufwand

Zum Verpflegungs­mehr­aufwand gehören Frühstück, Mittag­essen und Abend­essen während einer Geschäfts­reise. Je nach Spesen­reglement werden Essens­spesen effektiv gegen Vorlage der Quittung rückvergütet oder es wird eine Tages­pauschale ohne Quittungs­vorlage angewendet. Beides zugleich ist nicht möglich. Ein beliebiger Wechsel zwischen beiden Systemen ist nicht möglich.

Wie buche ich Verpflegungs­mehr­aufwand?

Fahrt­kosten

Transport­kosten während einer Geschäfts­reise sind oft der Kauf von Flug­tickets, Bahn­tickets oder Taxi­kosten. Aber wenn der Arbeit­nehmer mit dem eigenen Privat­auto oder dem Firmen­wagen unterwegs ist, müssen die Kosten entsprechend berechnet werden.

Kilometerpauschale für Privatautos

Die Steuerverwaltungen legen den maximal gültigen Kilometersatz auf CHF 0.70 fest. Selbstverständlich muss ein detailliertes Bordbuch geführt werden, mit dem die gefahrenen Kilometer belegt werden können. Ein Unternehmen kann den Kilometersatz tiefer ansetzen, geht damit aber das Risiko ein, dass den Arbeitnehmern dadurch Mehrkosten entstehen.

Nutzung eines Geschäftsfahrzeugs

Wenn das Fahrzeug im Besitz des Arbeitgebers ist, müssen die Belege auf jeden Fall aufbewahrt und dem Buchhalter übergeben werden (Ausgaben für Benzin, Wartung und ähnliches).

Wie muss das Bordbuch geführt werden?

Es muss die folgenden Daten enthalten:

• Fahrtdatum
• Fahrtroute
• Kilometerstand zu Beginn und am Ende der Fahrt
• Reisezweck

Effektiv gefahrene Kilometer

Tatsächlich werden auch hier die Daten aus dem Fahrten­buch verwendet. Dort müssen die Fahrt zum Geschäfts­sitz des Kunden, die Fahrt vom und zum Hotel und natürlich die Rückkehr ins Büro abgerechnet werden. Die Fahrten zwischen Wohn­sitz und Büro des Arbeit­gebers sind Arbeits­weg, Privat­sache des Arbeit­nehmers und dadurch nicht festzuhalten und können nicht kompensiert werden. Fahrten zwischen Wohn­sitz des Arbeit­nehmers und Domizil des Kunden können aber abgerechnet werden, da dies der Praxis im Aussen­dienst entspricht.

Wie buche ich Fahrt­kosten?

Reisenebenkosten

Neben einem Hotelzimmer, einem Mittagessen in einem Restaurant und einem Busticket können einem Mitarbeiter während einer Geschäftsreise weitere Ausgaben entstehen. Das kann zum Beispiel eine Parkquittung oder eine Rechnung einer Telefongesellschaft sein. Der Buchhalter muss sicherstellen, dass diese Ausgaben im Zusammenhang mit der Geschäftstätigkeit und nicht für persönliche Zwecke angefallen sind. Daher am besten vor einer Dienstreise besprechen oder im Spesenreglement festhalten.

Die häufigsten Arten von Reisenebenkosten, die den Mitarbeitern erstattet werden, sind:

• Reise­neben­kosten bei Nutzung des Geschäfts­autos
• Park­platz­kosten
• Maut­gebühren
• Fähr­kosten
• Not­reparatur­kosten
• Bei Nutzung des Privatwagens dürfen diese Kosten nicht kompensiert, da sie pauschal in der Kilometer­pauschale enthalten sind.
• Reise­neben­kosten auf Geschäfts­reisen
• Kosten für Eintritts­karten zu Geschäfts­veranstaltungen
• Forum
• Kongress
• Seminar
• Kosten der Geschäfts­kommunikation
• Telefon­kosten
• Internet­kosten
• Miete für Sitzungs­räume
• Sonstige Reise­neben­kosten
• Gepäck­kosten
• Beförderung
• Aufbewahrung
• Reise­gepäck­versicherung
• Trink­gelder

Wie buche ich Reise­neben­kosten?

Total der Reise­kosten­abrechnung

Nachdem Sie die Kosten für Unterkunft, Verpflegung, Transport und den Rest berechnet haben, müssen Sie sie nur noch zusammen­zählen. Dazu haben wir einen Excel-Rechner für Reise­kosten vorbereitet. Laden Sie ihn herunter, füllen Sie Ihre Daten ein und verwenden Sie es für ihren Jahres­abschluss.

Indirekte Reise­kosten

Impfungen und Versicherung

Eine Reise­versicherung ist für alle Länder zu empfehlen und wird meist vom Arbeitgeber erstattet. Für einige Länder muss der Reisende auch gegen lokale Krankheiten geimpft sein. In der Regel werden solche reisebedingten Krankheits­kosten auch erstattet.

Visum und andere touristische Dokumente

Einige Dokumente, wie das A1 Formular, können in der Schweiz kostenlos bezogen werden. Aber solche Dokumente wie ein Visum müssen zusätzlich bezahlt werden. Und wenn die Geschäfts­reise mehrere Länder mit einem Visum­regime umfasst, werden die Kosten nicht gering sein. Die Einbeziehung dieser Ausgaben in die Reise­kosten ist in der Regel selbstverständlich.

Schliesslich sollten Sie bei der Abrechnung von Reisekosten 2 Punkte beachten. Zunächst muss allen erstattungs­fähigen Kosten ein Beleg beigefügt werden. Zweitens, wenn Mitarbeiter oft auf Dienst­reise gehen, können Sie mit einem bestehenden Spesen­reglement alle Reise­kosten schneller und effizienter berechnen.

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Eine Inventur ist immer ein langwieriger Prozess. Und je grösser das Unternehmen und je komplexer seine Geschäftsprozesse sind, desto mehr Zeit und Aufwand erfordert die Erstellung einer vollständigen Bestandsliste. Grossunternehmen geben Millionen von Franken für Personal und Software aus, um ihre Lagereinrichtungen zu aktuell zu halten. KMU müssen das Problem des Inventarbestandes im Rahmen ihrer Möglichkeiten angehen. Damit die Erstellung von Inventarlisten nicht nur anspruchsvoll, sondern auch nützlich für solche Unternehmen ist, haben wir spezielle Excel-Vorlagen vorbereitet. Damit können Unternehmen ihre gesamten materiellen und immateriellen Vermögenswerte schnell bewerten. Und wenn Sie unsere Ratschläge aus diesem Artikel befolgen, können Sie mit einer vollständigen Inventur auch Ihre Buchhaltung optimieren und Steuern sparen.

Je nachdem, ob ein Unternehmen verpflichtet ist, ein Inventar zu führen, gibt es zwei Inventurarten: die vereinfachte und die vollständige.

Inventurarten

Vereinfachte Inventur

Wer nicht gesetzlich zur Inventur verpflichtet ist, kann dies freiwillig tun. Eine Inventarliste kann in vielen Fällen für einen Unternehmer (auch für eine Einzelperson) nützlich sein.

Wann wird eine vereinfachte Inventur verwendet?

• Ordnung im Office, Home-Office oder Wohnung zu erstellen
• Zur Vorbereitung eines Umzugs
• Beim Abschluss einer Versicherung (Eigentum, Immobilie, Wertsachen)

Für eine vereinfachte Inventur reicht eine Excel-Vorlage der Inventarliste aus. Die Arten von Feldern in dieser Liste richten sich nach dem Zweck der Inventur.

Felder in der vereinfachte Inventarliste

• Inventar­nummer
• Bezeichnung
• Kategorie
• Bemerkungen zu Eigenschaften (Gewicht, Aussehen)
• Preis
• Menge
• Wert
• Garantie­dauer
• Standort
• etc

Vollständige Inventur

Auch wenn Ihr Unternehmen nicht im klassischen Handel tätig ist, können Sie von einer Inventur profitieren.

Gründe für eine vollständige Inventur

• Analyse der Handelsdynamik des Unternehmens
• Verstärkung der Kontrolle über die Bewegung von Vermögenswerten
• Vorbereitung auf eine Steuerprüfung oder ein anderes Audit
• Bestätigung der Daten aus dem Jahresabschluss

Im Gegensatz zur Inventur bei Selbstständigen oder Freiberuflern umfasst die Inventurliste in mittleren und grossen Unternehmen viel mehr Felder.

Felder in einer vollständigen Inventarliste

• Inventarnummer
• Bezeichnung
• Bemerkungen
• Datum des Kaufs
• Preis
• Menge
• Wert
• Garantie­dauer
• Standort
• Abschreibungs­zeiträume
• Datum letzte Wartung
• Etc.

Eine vollständige Inventur wird in 3 Formaten durchgeführt, je nach dem zu inspizierenden Objekt.

Formate der Unternehmensinventur

Körperliche Inventur

Es handelt sich um eine klassische Inventur. Um eine solche Inventarliste zu erstellen, müssen Sie alle Ihre Inventare messen, wiegen und bewerten. Zum Schluss sollten Sie klare Informationen über die Grösse und die Kosten Ihres Bestands erhalten.

Buchinventur

Dazu gehören Finanzdaten, die auch im Jahres­abschluss enthalten sind. Meistens ist dies der Saldo der Firmen­konten, Verbindlichkeiten und Forderungen. Alle diese Daten müssen durch Konto­auszüge, Rechnungen, Schecks und andere Buchhaltungs­unterlagen belegt werden. Dieser gesamte Prozess wird meistens in Vorbereitung auf die Jahres­abschluss­erstattung in speziellen Buchhaltungs­programmen durchgeführt.

Bei der Buchinventur werden alle immateriellen Vermögenswerte überprüft. In modernen Unternehmen ist dies meist Software. Da die Programme viele technische Eigenschaften haben, wird die Inventarliste in diesem Fall um zusätzliche Felder erweitert (z.B. Seriennummer und Anzahl der Lizenzen)

Anlageninventur

Wenn Sie etwas herstellen, einen Firmenwagen oder eine teure Büro­ausstattung haben, ist deren Inventur lebenswichtig. Neben der üblichen Beschreibung all dieser Anlagegüter sollten Sie auch deren Nutzungsdauer angeben und die Abschreibungen berechnen. So können Sie nicht nur Ihre Buchhaltung und Steuern optimieren, sondern auch Reparaturen und die Anschaffung neuer Geräte oder Maschinen planen.

Ein Unternehmen muss nicht alle 3 Formate der Inventur durchführen. Wenn ein Unternehmen beispielsweise in der Beratung tätig ist, reicht es aus, eine Buchinventur zu führen. Wenn ein Unternehmen jedoch Handel treibt, müssen alle materiellen und immateriellen Vermögenswerte sowie das Anlagevermögen gründlich und regelmässig inventarisiert werden.

Inventur für Unternehmen mit einem komplexen Lagersystem

Um die Abrechnung aller Lager­bestände in Handels- oder beispielsweise Logistik­unternehmen zu vereinfachen, werden zusätzliche Programme zur Arbeit mit dem Lager eingesetzt. Der Vorteil solcher Software ist im Gegensatz zu denselben Excel-Vorlagen die Aktualisierung von Informationen. Das System wird mit Buchhaltungs­software, Online-Shop oder POS-Terminal synchronisiert und aggregiert die aktuelle Inventarliste. Diese Programme können oft auch den Kauf eines neuen Produkts automatisieren, wenn die Lagerbestände niedrig sind.

Beispiele für Programme zur Inventar­verwaltung

• Timly (Schweiz)
• megaventory/ (USA)
• REMIRA (Deutschland)

Für grosse Unternehmen mit dynamischem Dokumenten-, Produkt- und Personenfluss werden ERP-Systeme (Enterprise Resource Planning) eingesetzt. Ein solches System sammelt Daten zu Inventar, Produktion, Personalwesen, Finanzen und anderen Geschäfts­prozessen. Solche Daten sind einfacher zu analysieren, was es ermöglicht, qualitativ hochwertige Entwicklungs­strategien für jeden Teil des Unternehmens zu entwickeln.

Beispiele für ERP-System

• Abacus
• Sage 200 Extra
• Bexio
• Comatic

In dieser Artikelserie (Funktionen, Preise, Test) haben wir uns angesehen, wie einige dieser ERP-Systeme aus Sicht der Buchhaltung funktionieren.

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